Дата публикации: 18:57:50

Законодательная база

Ведение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ и приказами Министерства труда. Ключевые нормы:

• п. 40 Правил, утвержденных приказом Минтруда от  № 320н – необходимость вести журналы движения трудовых книжек;
• ст. 65, 66, 84.1, 137, 248, 283 ТК РФ – требования к оформлению, хранению и учету трудовых книжек;
• п. 40 Правил о ведении бухгалтерского учета БСО (бюджетных средств) в 1С.

Виды ведения трудовых книжек

В 1С поддерживается два способа:

1. Бумажный вариант – традиционная записная книжка, оформляемая в бумажном виде.
2. Электронный вариант – сведения о трудовой деятельности в электронной форме, которые могут быть внесены в систему 1С.

Выбор способа фиксируется в Заявлении о ведении трудовой книжки (БУХ.1С). В колонке «Вид заявления» указывается выбранный порядок.

Настройка 1С для учета трудовых книжек

Для корректного учета необходимо выполнить несколько шагов в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (или 1С:Бухгалтерия).

Параметры организации

Ответственные лица (Руководитель, Должность) заполняются автоматически из справочника Организация → Настройка организации → Учетная политика → Ответственные лица.

Журналы и книги

В конфигурации необходимо создать и пронумеровать следующие документы:

• Журнал учета движения трудовых книжек;
• Журнал учета бланков трудовых книжек и их вкладышей;
• Книга учета вкладышей в трудовые книжки.

Все документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя (ИП) и печатью, если она есть.

Приём на работу

Начиная с релиза 1С:Зарплата и управление персоналом 3;1.14.208 появилась возможность указывать выбранный способ ведения трудовой книжки и дату поданного заявления в документе Прием на работу.

Электронные трудовые книжки

С в законодательстве появились новые правила ведения электронных трудовых книжек. В 1С они реализованы следующим образом:

• В разделе Материалы → Учет трудовых книжек доступна функция формирования электронных сведений о трудовой деятельности;
• Электронные книжки отражаются в счете 10.6 «Прочие материалы» и в счете затрат 73.3 «Расчёты по прочим операциям»;
• Возможность экспорта данных в формате, совместимом с внешними системами.

Отчетность и бухгалтерские проводки

Ведение трудовых книжек влечет за собой необходимость отразить соответствующие операции в бухгалтерском учёте:

1. При приобретении новых бланков – отражение в счете 10.6 (материальные расходы).
2. При выдаче книжки сотруднику – перенастройка стоимости на Расчеты с персоналом (в зависимости от политики организации).
3. При списании (утрате) книжки – отражение в Расходы и корректировка остаточной стоимости.

Все проводки фиксируются в журнале Учет трудовых книжек и отражаются в финансовой отчетности.

Хранение и архивирование

Трудовые книжки, как бумажные, так и электронные, должны храниться в защищенном виде:

• Бумажные оригиналы – в архиве организации в течение 75 лет (согласно ТК РФ).
• Электронные копии – в информационных системах с резервным копированием и защитой от несанкционированного доступа.

При переходе на электронный формат рекомендуется создать резервную копию всех данных и зафиксировать дату перехода в журнале.

Практические рекомендации для бухгалтера

Проверяйте выбранный способ ведения – в заявлении укажите «Бумажная» или «Электронная».

Ведите журнал движения – фиксируйте каждый ввод, изменение и вывод из учетных данных.

Обеспечьте подпись и печать – каждый документ должен быть подписан руководителем и, при необходимости, поставлен печатью.

Регулярно сверяйте с бухгалтерией – проверяйте соответствие проводок установленным нормам.

Используйте возможности 1С – автоматизируйте заполнение полей «Вид заявления», «Дата подачи заявления» и др.

Учет трудовых книжек в 1С – это сочетание строгих бухгалтерских требований и гибких настроек программного продукта. При правильной настройке и соблюдении законодательных норм бухгалтер может эффективно вести учет, минимизировать риск ошибок и обеспечить прозрачность всех операций, связанных с трудовыми книжками.

Для более глубокого изучения темы рекомендуем обратиться к официальным материалам:

• Сайт БУХ.1С – сайт для современного бухгалтера;
• Справочник Хозяйственные операции. 1С:Бухгалтерия 8;
• Онлайн‑инструкции от Облачной бухгалтерии (Республика Беларусь).

Если у вас возникнут вопросы по настройке или использованию функций учета трудовых книжек в 1С, оставляйте запрос в разделе поддержки или обращайтесь к специалистам.