Ведение трудовых книжек — один из ключевых элементов работы любой организации. С 2023 года в законодательство ввели значительные изменения, связанные с переходом на электронные формы и обязательным кадровым электронным документооборотом (КЭД). В этой статье подробно рассматриваем, как правильно оформлять, хранить и обновлять трудовые книжки в новых условиях.

Общие принципы ведения трудовых книжек

Независимо от выбранного способа ведения (бумажный или электронный), записи в трудовой книжке должны соответствовать требованиям Минтруда и оформляться в соответствии с Приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н (действует до ).

• Ведение происходит в строгом порядке, установленном нормативными актами.
• Записи вносятся в реальном времени, без возможности последующего изменения.
• Работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд в электронном виде, даже если у сотрудника бумажная книжка.

Выбор формы ведения

Сотрудник имеет право выбрать форму ведения:

1. Бумажная трудовая книжка.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК).

Если сотрудник не подаёт заявления о выборе формы, работодатель продолжает вести его бумажную книжку.

Порядок оформления записей

Записи в трудовых книжках вносятся в следующих случаях:

• Приём на работу.
• Перевод, изменение условий труда.
• Увольнение.
• Отпуск, отпуск по уходу за ребёнком и иные видыleave.

Каждая запись должна содержать:

• Дата события.
• Наименование организации и подразделения.
• Должность сотрудника.
• Сведения о продолжительности работы.
• Подпись ответственного лица (необязательно, но рекомендуется).

Электронный документооборот (КЭД)

С 2023 года КЭД становится обязательным для большинства работодателей. Это значит, что:

• Все сведения о трудовой деятельности должны передаваться в СФР в электронном виде.
• Не требуется отдельное заявление о форме ведения, но необходимо отправить соответствующие документы в Пенсионный фонд.
• Необходимо отслеживать статусы мероприятий и заявлений в личном кабинете.

Новые требования к бумажной форме

С 2023 года введен новый бланк бумажной трудовой книжки. В нём:

• Обновлены разделы для внесения сведений о переводе и увольнении.
• Упрощённый порядок оформления подписи ответственного лица.
• Упрощённые требования к оформлению заявлений о форме ведения.

Несмотря на переход на электронный документооборот, работодатели обязаны продолжать вести бумажные книжки, если сотрудник не отказался от них.

Выдача трудовых книжек работникам

Процедура выдачи описано в Постановлении Минтруда и соцзащиты от № 40, действующем с .

Основные правила выдачи

1. Трудовую книжку выдают новому сотруднику в день вступления в должность.
2. При отказе от бумажной формы работодатель обязан оформить соответствующее заявление и передать его в СФР.
3. Если сотрудник не отказался от бумажной формы, в книжке не ставится закрывающая запись.

Отказ от бумажной формы

Если сотрудник отказывается от бумажной версии, работодатель:

• Ведёт электронную трудвую книжку.
• Обеспечивает передачу всех сведений в Пенсионный фонд.
• Сохраняет копию оригинального заявления о выборе формы.

Сроки внесения записей и их хранение

Согласно действующему законодательству:

• Записи вносятся в трудовые книжки в течение 30 календарных дней с даты события.
• Хранение бумажных книжек осуществляется в архиве организации в течение 75 лет.
• Электронные книжки храняться в защищённой информационной системе не менее 75 лет.

Ответственные лица и их функции

В каждой организации руководитель самостоятельно назначает сотрудника, который будет:

• Вести электронные трудовые книжки.
• Подавать сведения в Пенсионный фонд в форме ЕФС‑1.
• Контролировать своевременность внесения записей.
• Обеспечивать взаимодействие с СФР и другими контролирующими органами.

Подпись ответственного лица в электронных документах больше не обязательна, однако рекомендуется указывать ФИО и должность для внутренних целей.

Практические рекомендации для работодателей

Чтобы избежать ошибок и штрафов, следуйте этим рекомендациям:

• Регулярно обновляйте формы заявлений о выборе способа ведения.
• Контролируйте сроки подачи данных в СФР (не позднее 30 дней с даты события).
• Обеспечьте резервное копирование электронных записей.
• Проводите внутренние аудиты ведения трудовых книжек минимум раз в полугодие.
• Обучайте персонал новым требованиям и процедурам.

Перспективы развития

По прогнозам Минтруда, кадровый электронный документооборот (КЭД) станет обязательным для всех работодателей в 2024 году. Поэтому уже сейчас рекомендуется:

• Перейти на электронные формы ведения трудовых книжек.
• Обучить сотрудников работе с электронными системами.
• Подготовить инфраструктуру для безопасного хранения данных.

Эти шаги позволят избежать задержек при переходе на новые требования и обеспечить соответствие законодательству.

Автор: Отдел кадров и юридических вопросов