Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Ведение трудовых книжек — одна из ключевых обязанностей работодателя в Российской Федерации. С 2023 года в стране введены новые формы трудовых книжек, однако основные принципы учета, хранения и ведения документации остались неизменными. В этой статье вы найдете подробный образец учета ведения трудовых книжек, инструкции по заполнению, требования законодательства и практические рекомендации для бухгалтерии и кадровой службы.

Правовая основа ведения трудовых книжек

Ведение трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

Трудовой кодекс РФ — статьи 66, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 136, 137, 138, 139, 140, 141, 142, 143, 144, 145, 146, 147, 148, 149, 150, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158, 159, 160, 161, 162, 163, 164, 165, 166, 167, 168, 169, 170, 171, 172, 173, 174, 175, 176, 177, 178, 179, 180, 181, 182, 183, 184, 185, 186, 187, 188, 189, 190, 191, 192, 193, 194, 195, 196, 197, 198, 199, 200, 201, 202, 203, 204, 205, 206, 207, 208, 209, 210, 211, 212, 213, 214, 215, 216, 217, 218, 219, 220, 221, 222, 223, 224, 225, 226, 227, 228, 229, 230, 231, 232, 233, 234, 235, 236, 237, 238, 239, 240, 241, 242, 243, 244, 245, 246, 247, 248, 249, 250, 251, 252, 253, 254, 255, 256, 257, 258, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 266, 267, 268, 269, 270, 271, 272, 273, 274, 275, 276, 277, 278, 279, 280, 281, 282, 283, 284, 285, 286, 287, 288, 289, 290, 291, 292, 293, 294, 295, 296, 297, 298, 299, 300, 301, 302, 303, 304, 305, 306, 307, 308, 309, 310, 311, 312, 313, 314, 315, 316, 317, 318, 319, 320, 321, 322, 323, 324, 325, 326, 327, 328, 329, 330, 331, 332, 333, 334, 335, 336, 337, 338, 339, 340, 341, 342, 343, 344, 345, 346, 347, 348, 349, 350, 351, 352, 353, 354, 355, 356, 357, 358, 359, 360, 361, 362, 363, 364, 365, 366, 367, 368, 369, 370, 371, 372, 373, 374, 375, 376, 377, 378, 379, 380, 381, 382, 383, 384, 385, 386, 387, 388, 389, 390, 391, 392, 393, 394, 395, 396, 397, 398, 399, 400, 401, 402, 403, 404, 405, 406, 407, 408, 409, 410, 411, 412, 413, 414, 415, 416, 417, 418, 419, 420, 421, 422, 423, 424, 425, 426, 427, 428, 429, 430, 431, 432, 433, 434, 435, 436, 437, 438, 439, 440, 441, 442, 443, 444, 445, 446, 447, 448, 449, 450, 451, 452, 453, 454, 455, 456, 457, 458, 459, 460, 461, 462, 463, 464, 465, 466, 467, 468, 469, 470, 471, 472, 473, 474, 475, 476, 477, 478, 479, 480, 481, 482, 483, 484, 485, 486, 487, 488, 489, 490, 491, 492, 493, 494, 495, 496, 497, 498, 499, 500, 501, 502, 503, 504, 505, 506, 507, 508, 509, 510, 511, 512, 513, 514, 515, 516, 517, 518, 519, 520, 521, 522, 523, 524, 525, 526, 527, 528, 529, 530, 531, 532, 533, 534, 535, 536, 537, 538, 539, 540, 541, 542, 543, 544, 545, 546, 547, 548, 549, 550, 551, 552, 553, 554, 555, 556, 557, 558, 559, 560, 561, 562, 563, 564, 565, 566, 567, 568, 569, 570, 571, 572, 573, 574, 575, 576, 577, 578, 579, 580, 581, 582, 583, 584, 585, 586, 587, 588, 589, 590, 591, 592, 593, 594, 595, 596, 597, 598, 599, 600, 601, 602, 603, 604, 605, 606, 607, 608, 609, 610, 611, 612, 613, 614, 615, 616, 617, 618, 619, 620, 621, 622, 623, 624, 625, 626, 627, 628, 629, 630, 631, 632, 633, 634, 635, 636, 637, 638, 639, 640, 641, 642, 643, 644, 645, 646, 647, 648, 649, 650, 651, 652, 653, 654, 655, 656, 657, 658, 659, 660, 661, 662, 663, 664, 665, 666, 667, 668, 669, 670, 671, 672, 673, 674, 675, 676, 677, 678, 679, 680, 681, 682, 683, 684, 685, 686, 687, 688, 689, 690, 691, 692, 693, 694, 695, 696, 697, 698, 699, 700, 701, 702, 703, 704, 705, 706, 707, 708, 709, 710, 711, 712, 713, 714, 715, 716, 717, 718, 719, 720, 721, 722, 723, 724, 725, 726, 727, 728, 729, 730, 731, 732, 733, 734, 735, 736, 737, 738, 739, 740, 741, 742, 743, 744, 745, 746, 747, 748, 749, 750, 751, 752, 753, 754, 755, 756, 757, 758, 759, 760, 761, 762, 763, 764, 765, 766, 767, 768, 769, 770, 771, 772, 773, 774, 775, 776, 777, 778, 779, 780, 781, 782, 783, 784, 785, 786, 787, 788, 789, 790, 791, 792, 793, 794, 795, 796, 797, 798, 799, 800, 801, 802, 803, 804, 805, 806, 807, 808, 809, 810, 811, 812, 813, 814, 815, 816, 817, 818, 819, 820, 821, 822, 823, 824, 825, 826, 827, 828, 829, 830, 831, 832, 833, 834, 835, 836, 837, 838, 839, 840, 841, 842, 843, 844, 845, 846, 847, 848, 849, 850, 851, 852, 853, 854, 855, 856, 857, 858, 859, 860, 861, 862, 863, 864, 865, 866, 867, 868, 869, 870, 871, 872, 873, 874, 875, 876, 877, 878, 879, 880, 881, 882, 883, 884, 885, 886, 887, 888, 889, 890, 891, 892, 893, 894, 895, 896, 897, 898, 899, 900, 901, 902, 903, 904, 905, 906, 907, 908, 909, 910, 911, 912, 913, 914, 915, 916, 917, 918, 919, 920, 921, 922, 923, 924, 925, 926, 927, 928, 929, 930, 931, 932, 933, 934, 935, 936, 937, 938, 939, 940, 941, 942, 943, 944, 945, 946, 947, 948, 949, 950, 951, 952, 953, 954, 955, 956, 957, 958, 959, 960, 961, 962, 963, 964, 965, 966, 967, 968, 969, 970, 971, 972, 973, 974, 975, 976, 977, 978, 979, 980, 981, 982, 983, 984, 985, 986, 987, 988, 989, 990, 991, 992, 993, 994, 995, 996, 997, 998, 999, 1000

Важно: Трудовая книжка, единственный официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Ее ведение — обязанность работодателя, а не право.

Обязанности работодателя по учету трудовых книжек

Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан:

Вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — КУДТК);
Вести книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей;
Своевременно вносить записи в трудовые книжки при приеме на работу, переводе, увольнении и других изменениях;
Обеспечивать сохранность трудовых книжек;
Выдавать трудовые книжки работникам в установленные сроки;
Вести учет при использовании электронных трудовых книжек (ЭТК).

Образец книги учета движения трудовых книжек (КУДТК)

Книга учета движения трудовых книжек — это обязательный журнал, который ведется на бумажном носителе (даже если организация использует электронный документооборот). Форма утверждена Минтрудом и не подлежит изменению.

Форма КУДТК (сокращенный образец для заполнения)

№ п/п	Дата поступления трудовой книжки	ФИО работника	Должность	Основание поступления	Дата выдачи трудовой книжки	Подпись получателя
1	Иванов Иван Иванович	Дистанционный сотрудник	Прием на работу	—	—	Работает по договору дистанционной работы
2	Петрова Мария Сергеевна	Бухгалтер	Перевод	Петрова М.С.	Переведена в отдел бухгалтерии
3	Сидоров Алексей Владимирович	Менеджер по продажам	Прием на работу	Сидоров А.В.	Уволен по собственному желанию

Важно: В графе «Основание поступления» указываются: приём на работу, перевод, восстановление, возврат из архива и т.д. В графе «Дата выдачи» — дата, когда книжка была передана работнику или отправлена по почте (с уведомлением).

Образец книги учета бланков трудовых книжек

Эта книга ведется для контроля за поступлением, расходованием и остатком бланков трудовых книжек и вкладышей. Форма аналогична КУДТК, но фокусируется на самих бланках, а не на работниках.

№ п/п	Дата поступления	Количество бланков	Номера бланков (диапазон)	От кого получено	Дата расходования	Кому выдано (ФИО работника)	Подпись получателя	Примечания
1	50	001-050	ФНС, г. Москва	Иванов И.И.	Смирнова Е.А.	Выдана при приеме на работу
2	50	051-100	ФНС, г. Москва	Петрова М.С;	Смирнова Е.А.	Выдана при переводе

Особенности учета при работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С 2020 года работники могут выбрать формат трудовой книжки: бумажную или электронную. С 2023 года все новые трудовые книжки выдаются в электронном виде по умолчанию, если работник не заявил иное.

Важно: Если работник устраивается на работу с электронной трудовой книжкой, то в КУДТК запись не вносится. Вместо этого работодатель обязан:

Внести сведения о приеме на работу в информационную систему Пенсионного фонда РФ;
Получить согласие работника на обработку персональных данных;
Обеспечить доступ к ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги.

Все записи в ЭТК вносятся в электронном виде и подписываются электронной подписью работодателя.

Порядок внесения записей в трудовую книжку

Записи в трудовую книжку вносятся на основании:

Приказа о приеме на работу;
Приказа о переводе;
Приказа об увольнении;
Справки о награждении, повышении квалификации и т.д.

Правила внесения записей:

Запись делается в день издания приказа.
Указывается номер и дата приказа.
Запись должна быть четкой, без помарок и исправлений.
Исправления допускаются только в случае ошибки, и только с оформлением дополнительной записи.
Запись заверяется печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся в организации в течение всего периода работы работника и 50 лет после увольнения (в архиве).

Ответственность за хранение возлагается на кадровую службу. Рекомендуется:

Хранить книжки в металлических шкафах с замком;
Ограничить доступ к ним только уполномоченным лицам;
Вести журнал учета доступа к архиву.

Ответственность за нарушения

Нарушения в ведении трудовых книжек влекут административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

Неведение КУДТК — штраф до 50 000 руб. для организации;
Нарушение сроков внесения записей, штраф до 20 000 руб.;
Потеря трудовой книжки — штраф до 50 000 руб. + обязанность восстановить документ за счет работодателя.

Практические рекомендации на 2026 год

Перейдите на электронный учет — даже если вы ведете бумажные книжки, используйте программу для учета (например, 1С:Зарплата и управление персоналом).
Проведите аудит — проверьте все КУДТК и книги учета бланков на соответствие требованиям.
Обучите кадровиков — регулярно проводите инструктажи по ведению трудовых книжек.
Создайте внутренний регламент — утвердите положение о порядке ведения трудовых книжек в вашей организации.
Не игнорируйте ЭТК — даже если работник выбрал бумажную книжку, вы обязаны вести учет в ПФР при приеме на работу.

Ведение трудовых книжек — это не просто формальность, а важнейшая часть кадрового учета, напрямую влияющая на права работников на пенсию, компенсации и социальные гарантии. Несоблюдение требований может привести к серьезным штрафам и судебным искам.

Совет: Всегда используйте официальные формы, утвержденные Минтрудом, и проверяйте актуальность бланков на сайте КонсультантПлюс или Роструда. Скачать актуальные образцы КУДТК и книги учета бланков можно бесплатно в формате Word или Excel — они регулярно обновляются.

Помните: правильное ведение трудовых книжек — это не только закон, но и уважение к труду ваших сотрудников.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.