Ведение трудовых книжек, один из ключевых процессов кадрового делопроизводства в Российской Федерации. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот сохраняет свою силу для определенных категорий работников и ситуаций. Основным нормативным актом, регулирующим этот процесс, долгие годы являлось Постановление Правительства РФ от № 225. Однако важно понимать, что к маю 2026 года законодательство претерпело значительные изменения.
В данной статье мы разберем актуальные правила ведения, хранения и заполнения трудовых книжек, учитывая переходный период и новые требования Минтруда.
Нормативная база: Что действует в 2026 году?
Долгое время «библией» кадровика было Постановление № 225. Однако с 1 сентября 2021 года вступил в силу Приказ Минтруда России от № 320н, который утвердил новую форму трудовой книжки и порядок ее ведения.
На текущую дату (май 2026 года) действуют следующие принципы:
- Приоритет электронного формата: Для большинства работников, принятых после 1 января 2020 года, трудовая книжка ведется исключительно в электронном виде.
- Бумажные книжки: Ведутся для работников, подавших соответствующее заявление (если они выбрали бумажный формат до конца 2020 года), а также для тех, чья трудовая деятельность началась до 2020 года и кто не отказался от бумажного носителя.
- Постановление № 225: Многие положения этого документа утратили силу или были заменены Приказом № 320н, однако общие принципы (ответственность работодателя, порядок хранения) остаются базовыми.
Основные правила заполнения
Независимо от формата, записи в трудовой книжке должны вноситься четко и без ошибок. Вот главные требования:
Технические требования
- Язык: Записи ведутся на русском языке.
- Чернила: Используются чернила (паста) черного, синего или фиолетового цвета. Запрещено использование карандаша.
- Цифры: Даты указываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например: .
- Сокращения: Не допускаются никакие сокращения (например, нельзя писать «прик.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
Порядок внесения записей
Согласно устоявшейся практике и требованиям инструкций:
- В графе 3 указывается наименование должности, профессии или специальности с указанием квалификации в точном соответствии со штатным расписанием.
- В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого внесена запись.
- Запись о приеме на работу вносится не позднее недельного срока со дня приема на работу (для бумажного варианта).
Внесение изменений и исправлений
Ошибки в трудовых книжках недопустимы, но если они произошли, существует строгий алгоритм исправления:
Важно: Зачеркивать ошибочную запись в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» категорически запрещено.
Порядок действий при обнаружении ошибки:
- В графе 1 следующей свободной строки ставится порядковый номер.
- В графе 2 указывается дата внесения исправления.
- В графе 3 пишеться: «Запись за номером таким-то неверна». Ниже вносится правильная запись.
- В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого вносится исправление (или указывается новый приказ об исправлении).
Если ошибка обнаружена в данных о работнике (ФИО, дата рождения) на титульном листе, то неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а рядом (или на обороте) пишется верная запись с формулировкой «Исправленному верить», заверенной подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Выдача и хранение трудовых книжек
Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек. Они должны храниться в сейфах или металлических шкафах как документы строгой отчетности.
Выдача при увольнении
При прекращении трудового договора трудовая книжка (бумажная) выдается работнику в день увольнения. В ней делается запись об увольнении со ссылкой на статью ТК РФ.
Если работник не может получить книжку в день увольнения (например, отсутствует), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте. Со дня направления уведомления ответственность за задержку выдачи с работодателя снимается.
Особенности 2026 года
К 2026 году рынок труда окончательно адаптировался к двойной системе учета. Основные моменты, которые нужно помнить кадровику сегодня:
- Электронный обмен: Сведения о приеме и увольнении передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде в срок не позднее трех рабочих дней (ранее сроки были больше, но регламенты ужесточились).
- Дубликаты: Правила выдачи дубликатов для утерянных бумажных книжек остались прежними — дубликат выдается по письменному заявлению работника, и в него вносятся данные о стаже, подтвержденные документами.
- Ответственность: За нарушение порядка ведения, хранения и учета трудовых книжек предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Правильное ведение трудовых книжек — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия защиты прав работника и безопасности работодателя. Несмотря на цифровизацию, требования к точности записей, отсутствию помарок и соблюдению сроков остаются неизменно высокими. Помнить об этом особенно важно в свете постоянных обновлений законодательной базы.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ по состоянию на май 2026 года, включая нормы Приказа Минтруда № 320н и переходные положения Постановления № 225.