В 2026 году ведение трудовых книжек остается критически важным процессом для каждого работодателя и сотрудника. Несмотря на активное внедрение электронных форматов (ЭТК) и отчетов СТД-Р, бумажный документ не утратил своей юридической силы для тех, кто сохранил его по своему выбору или чья трудовая деятельность началась до перехода на цифровые рельсы. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформляется раздел «Сведения о работнике», какие бланки использовать и как избежать распространенных ошибок.

Что такое раздел «Сведения о работнике»?

Это первая страница трудовой книжки, которая содержит персональные данные владельца. Именно с заполнения этого раздела начинается жизнь документа. Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, сюда вносятся:

• Фамилия, имя, отчество — полностью, без сокращений.
• Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Образование — указывается уровень образования на момент заполнения (среднее, среднее профессиональное, высшее и т.д.) на основании документов об образовании.
• Профессия, специальность — записывается точно так, как указано в дипломе или свидетельстве;

Важно! Все записи в этом разделе заверяются подписью работника и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации (при ее наличии).

Актуальный бланк трудовой книжки в 2026 году

На текущий момент (май 2026 года) в обороте могут находиться бланки разных годов выпуска, однако приоритет отдается документам, соответствующим последним изменениям законодательства. Бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности.

При получении нового бланка работодатель обязан:

1. Зарегистрировать его в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей.
2. Вписать серию и номер бланка в журнал.
3. Указать дату выдачи бланка ответственному лицу или работнику.

Если вы ищете пустую форму для ознакомления или печати образца, помните, что официальные бланки печатаются на защищенной бумаге и имеют водяные знаки. Скачивать их в Word или PDF для реального использования нельзя — это будет являться нарушением.

Инструкция по заполнению: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Проверка документов

Перед внесением записей кадровик обязан потребовать у работника оригиналы документов: паспорт, диплом, свидетельства о повышении квалификации. Копии документов хранятся в личном деле.

Шаг 2. Внесение данных

Записи производятся шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование сокращений не допускается.

Шаг 3. Изменение персональных данных

Если в процессе работы у сотрудника изменилась фамилия, имя, отчество или образование, изменения вносятся на титульный лист:

• Старая запись аккуратно зачеркивается одной чертой.
• Сверху или рядом (на свободном месте) вписываются новые данные.
• На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание (например, «Свидетельство о браке серия ХХ № 123456») с указанием даты.
• Запись заверяется подписью работодателя и печатью.

Электронная трудовая книжка и форма СТД-Р

С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК). Информация в нее поступает от работодателя через отчет ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД), который подается в Социальный фонд России (СФР).

При увольнении или по письменному заявлению работник имеет право получить сведения о своей трудовой деятельности в форме СТД-Р. Этот документ полностью заменяет выписку из бумажной трудовой книжки в цифровом формате.

Что содержит СТД-Р:

• Данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
• Информация о местах работы, должностях, датах приема и увольнения.
• Причины прекращения трудового договора.
• Сведения о переводах и награждениях.

Выдача трудовой книжки на руки: особый порядок

В некоторых случаях работнику необходимо получить бумажную трудовую книжку на руки (например, для оформления пенсии или визы). В этом случае работодатель обязан сделать соответствующую запись в журнале учета движения.

Текст расписки работника должен быть следующим:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона 439-ФЗ)».

Дата выдачи фиксируется в журнале, работник ставит свою подпись.

Частые ошибки при заполнении

Трудовая книжка — это документ, имеющий юридическую силу при назначении пенсии. Ошибки в ней могут привести к проблемам в будущем. Наиболее частые нарушения:

1. Использование сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «ул.» вместо «улица» (в наименовании организации).
2. Нечитаемый почерк. Записи должны быть разборчивыми.
3. Отсутствие подписи или печати. Каждая запись о приеме, переводе или увольнении должна быть заверена.
4. Записи карандашом. Категорически запрещены.
5. Неверная дата. Даты приема и увольнения должны соответствовать датам в приказах.

Дубликат трудовой книжки

В случае утери или порчи трудовой книжки работнику выдается дубликат. Для этого работник пишет заявление работодателю по последнему месту работы. Дубликат заполняется на основании копий документов, подтверждающих стаж. На титульном листе дубликата делается надпись «Дубликат», а в раздел «Сведения о работе» вносится общая информация о стаже до момента выдачи дубликата одной записью.

Правильное заполнение сведений о работнике и раздела о трудовой деятельности — это гарантия защиты прав сотрудника и соблюдение требований законодательства работодателем. В 2026 году важно следить за синхронизацией бумажных данных и информации в электронных базах СФР. Помните: любая запись в трудовой книжке должна быть подтверждена приказом и документально обоснована.

Информация актуальна на май 2026 года. При оформлении документов руководствуйтесь действующей редакцией Трудового кодекса РФ и Инструкциями Минтруда.