В 2026 году ведение трудовых книжек в России претерпело окончательные изменения. С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь работодатель обязан вести учет стажа преимущественно в электронном виде, однако бумажные трудовые книжки (БТК) все еще могут вестись для тех сотрудников, кто ранее подал соответствующее заявление или для определенных категорий работников. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись о приеме на работу, какие существуют нюансы для бумажного и электронного форматов, и предоставим образцы заполнения.

Основные правила ведения трудовых книжек в 2026 году

Согласно актуальным нормативно-правовым актам и Инструкции по заполнению трудовых книжек, существуют строгие требования к оформлению записей. Независимо от формата (бумажный или электронный), информация должна быть точной, своевременной и соответствовать приказу работодателя.

Ключевые принципы:

• Язык: Все записи вносятся на русском языке (или на языке республики, если это предусмотрено законодательством, с дублированием на русском).
• Инструменты: В бумажной книжке записи делаются чернилами черного, синего или фиолетового цвета, шариковой или перьевой ручкой, либо печатаются техническими средствами.
• Сроки: Запись о приеме на работу вносится в течение 5 рабочих дней с момента издания приказа (для бумажной версии). Для электронной трудовой книжки (ЭТК) сведения необходимо отправить в Социальный фонд России (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
• Отсутствие сокращений: В записях не допускается сокращение слов (например, нельзя писать «пр.», нужно писать «приказ», нельзя «зам.», нужно «заместитель»).

Пошаговая инструкция: заполнение бумажной трудовой книжки

Если у сотрудника ведется бумажная трудовая книжка, запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Важно соблюдать последовательность заполнения граф.

Структура записи:

1. Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер записи в данном разделе. Нумерация сквозная.
2. Графа 2 (Дата): Дата приема на работу (число, месяц, год). Она должна совпадать с датой, указанной в приказе о приеме.
3. Графа 3 (Сведения о работе):
   • В первой строке этого поля (если это первая запись от данного работодателя) указывается полное наименование организации, а также сокращенное (в скобках).
   • Ниже пишется текст: «Принят в [наименование отдела/цеха/участка] на должность [название должности]».
   • Если работа является основной, слово «основная» обычно не пишется, но если это совместительство, вносится соответствующая отметка (хотя записи о совместительстве вносит работодатель по основному месту работы по желанию работника, либо работодатель по совместительству, если это его первое место работы у данного работодателя).
4. Графа 4 (Документ-основание): Указывается дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу. Например: «Приказ от № 45-к».

Образец заполнения (визуализация):

Важно: Если человек не вышел на работу в первый день по уважительным причинам, но приказ уже издан и трудовая заведена, запись все равно вносится. В случае отмены приказа запись признается недействительной в установленном порядке.

Особенности заполнения Электронной Трудовой Книжки (ЭТК)

В 2026 году приоритет отдается электронному формату. Процесс оформления приема на работу в ЭТК имеет свои особенности:

• Форма отчетности: Сведения о приеме на работу передаются в СФР через форму ЕФС-1 (подраздел 1.1).
• Сроки: Отправить форму ЕФС-1 нужно не позже рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.
• Отсутствие бумажного дублирования: Для новых сотрудников, принятых в 2026 году, бумажные трудовые книжки, как правило, не заводятся, вся история ведется в цифровом виде в системе Пенсионного фонда.
• Проверка: Работодатель должен убедиться, что в системе отображается статус «электронно» и корректная дата заявления (если сотрудник выбирал формат ранее).

Частые ошибки и вопросы при заполнении

Можно ли писать «Принят на работу»?

Да, фраза «Принят на работу» является стандартной и корректной. Однако, если запись звучит как «Принята на работу заведующей столовой», это также допустимо, главное — согласование рода и падежа. Фраза «на работу» не делает запись недействительной, она уточняет характер действия.

Что делать, если допущена ошибка?

В бумажной трудовой книжке запрещено зачеркивать записи. Если ошибка обнаружена:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указывается текущая дата.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна».
4. Тут же (или следующей строкой) вносится правильная запись.
5. В графе 4 повторяются реквизиты приказа, на основании которого вносится исправление (или реквизиты приказа об исправлении, если такой издавался).

Прием по совместительству

Если сотрудник устраивается по совместительству, запись в трудовую книжку вносится по его желанию. В графе 3 обязательно должно быть указано: «Принят на работу по совместительству…». В графе 4 указываются реквизиты приказа работодателя по совместительству.

Документы-основания

Любая запись в трудовой книжке (раздел «Сведения о работе») должна иметь основание. В графе 4 всегда указываются:

• Дата приказа.
• Номер приказа.

Если приказ отсутствует, запись в трудовую книжку вносить нельзя. Основанием также может служить трудовой договор, но в графе 4 преимущественно указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя.

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу, это фундамент легитивности трудового стажа сотрудника. В 2026 году, когда система окончательно перешла на смешанный (бумажно-электронный) формат с уклоном в цифровизацию, работодателю необходимо быть особенно внимательным к срокам передачи данных в СФР (форма ЕФС-1) и аккуратности ведения бумажных дубликатов там, где они сохранились. Соблюдение правил, отсутствие сокращений и своевременность внесения данных защитят и работодателя, и работника от возможных юридических проблем в будущем.

Помните: каждая запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии), а в случае с ЭТК — подтверждена электронной подписью и успешной отправкой в реестр СФР.