Ведение трудовых книжек — это один из ключевых процессов кадрового делопроизводства, который требует от работодателя внимательности и знания законодательства. На дворе май 2026 года, и система учета трудового стажа претерпела значительные изменения, направленные на цифровизацию и упрощение бюрократических процедур. В этой статье мы кратко разберем главные аспекты ведения трудовых книжек в современных условиях.
Что такое «ведение» в контексте трудовых отношений?
Как указывает толковый словарь, ведение — это заведование, распоряжение и управление чем-либо. Применительно к трудовым книжкам, это комплекс действий работодателя по:
- Оформлению бланков при приеме сотрудника;
- Внесению записей о приеме, переводах и увольнениях;
- Хранению и учету документов;
- Выдаче книжки работнику при увольнении.
Основные изменения и тенденции 2026 года
Согласно последним нормативным актам и проектам Минтруда России, реализованным к текущему моменту, система работы с бумажными трудовыми книжками была существенно оптимизирована. Главная цель реформ — исключение избыточных требований и устаревших сведений.
Ключевые нововведения включают:
- Отмена обязательного использования печати организации. Работодателям предложена возможность заверять записи в трудовой книжке только подписью уполномоченного лица, если это закреплено в локальных нормативных актах.
- Упрощенный порядок исправлений. Минтруд исключил ряд сложных процедур по внесению исправлений, сделав процесс более прозрачным;
- Приоритет электронных сведений. Основным документом, подтверждающим стаж, остаются сведения в системе Социального фонда России (СФР), тогда как бумажная трудовая книжка часто дублирует эти данные по просьбе работника или для тех, кто сохранил бумажный формат.
Правила заполнения записей
Несмотря на цифровизацию, правила заполнения бумажного бланка остаются строгими. Записи должны вноситься:
- Чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
- Без сокращений (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ»);
- На основании соответствующих приказов или распоряжений работодателя.
Важно помнить, что каждая запись о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении должна быть продублирована в системе персонифицированного учета.
Учет и хранение бланков
Работодатель обязан обеспечить сохранность бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Согласно действующим правилам:
Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе.
Это требование остается неизменным даже в условиях активного внедрения электронного документооборота; Книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя и печатью (при ее наличии).
Ответственность работодателя
Неправильное ведение трудовых книжек может повлечь за собой административную ответственность. Ошибки в записях, утеря документа или несвоевременная выдача трудовой книжки при увольнении рассматриваются как нарушение трудового законодательства.
Роструд неоднократно пояснял, что действующее законодательство не запрещает передавать полномочия по ведению трудовых книжек специализированным организациям или конкретным сотрудникам через приказ, однако ответственность за корректность данных все равно несет работодатель.