Ведение трудовых книжек остается одним из ключевых направлений работы кадровой службы‚ несмотря на активный переход на электронные форматы. В 2026 году‚ когда дата 22 мая 2026 года уже стала реальностью‚ работодатели обязаны строго соблюдать нормы‚ установленные Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225) и Приказом Минтруда России от № 320н.
Особое внимание в практике кадрового делопроизводства часто уделяется пункту 12 нормативных актов‚ регулирующих вопросы учета‚ хранения и оформления документации. Ниже представлен подробный разбор того‚ что важно знать о правилах ведения трудовых книжек‚ с учетом современных требований и разъяснений по смежным вопросам учета.
Что регулирует пункт 12 Правил и смежные нормы?
В контексте действующего законодательства (Постановление № 225 и Приказ № 320н) важно различать два аспекта‚ которые часто связывают с «пунктом 12»:
- Пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление № 225): Данный пункт исторически и фактически регулирует порядок учета и хранения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Он обязывает работодателя организовать строгий контроль за движением бланков.
- Пункт 12 Инструкции по заполнению (в связке с личными карточками): Часто в профессиональной среде под «пунктом 12» также вспоминают требование о ведении личной карточки работника (форма Т-2). Согласно разъяснениям (в т.ч. из архивов ЕИСОТ и консультационных систем)‚ личная карточка обязательна для всех работодателей‚ и именно в нее‚ наряду с трудовой книжкой‚ вносятся сведения о работе.
Учет бланков трудовых книжек (Требования пункта 12 Правил)
Согласно правилам‚ работодатель обязан обеспечить сохранность бланков и нести ответственность за их использование. Основные требования:
- Книга учета: Все бланки трудовых книжек и вкладышей должны учитываться в специальной книге (журнале) учета движения бланков.
- Ответственное лицо: В организации должно быть назначено ответственное лицо за ведение‚ хранение и учет трудовых книжек.
- Приход и расход: В книге учета фиксируется получение бланков от изготовителя/поставщика и выдача их ответственному исполнителю или работнику.
- Отчетность: Работодатель обязан представлять отчет о наличии бланков в органы социальной защиты (или уполномоченные органы) в установленные сроки.
Личная карточка работника и связь с трудовой книжкой
Важно помнить‚ что трудовая книжка не существует в отрыве от внутреннего кадрового учета. Личная карточка работника является обязательным документом. Сведения‚ вносимые в трудовую книжку (о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении)‚ должны быть идентичны записям в личной карточке и приказам работодателя.
Актуальные правила заполнения в 2026 году
С 1 января 2023 года и по сей день (май 2026 года) действуют новые формы трудовых книжек и вкладышей‚ утвержденные Приказом Минтруда № 320н. Вот ключевые изменения и правила‚ которые необходимо соблюдать:
Основные требования к записям:
- Язык: Записи ведутся на русском языке. Допускается использование государственных языков республик РФ наряду с русским.
- Чернила: Рекомендуется использовать чернила (пасту) черного‚ синего или фиолетового цвета. Запрещено использование карандаша.
- Сокращения: Не допускается сокращение слов (например‚ нельзя писать «прик.» вместо «приказ»‚ «расп.» вместо «распоряжение»).
- Печать: С 2021 года печать организации ставится только при ее наличии. Если организация отказалась от печати‚ ее отсутствие не является ошибкой;
- Ознакомление: Важнейшее изменение последних лет — отменена обязанность работодателя знакомить работника с каждой записью в трудовой книжке под роспись в самой книжке (ранее требовалась подпись работника после каждой записи). Теперь подпись работника требуется только при выдаче трудовой книжки на руки или при завершении ведения бумажной версии.
Порядок внесения записей
Записи в трудовую книжку вносятся на основании соответствующих приказов (распоряжений) работодателя. Сроки внесения:
- О приеме на работу: В течение 5 дней со дня приема.
- Об увольнении: В день увольнения.
- О переводах: В соответствующие сроки‚ определенные локальными актами‚ но не позднее сроков‚ установленных для отчетов в СФР (Социальный фонд России).
Исправление ошибок
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка:
- Зачеркивания‚ подчистки и использование корректирующей жидкости запрещены.
- Неверная запись зачеркивается одной чертой‚ рядом вносится правильная запись со ссылкой на приказ-основание исправления.
- Если ошибка обнаружена новым работодателем‚ он может внести исправление только на основании официального письма от работодателя‚ допустившего ошибку.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году
Не стоит забывать‚ что с 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка. Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде и передаются работодателем в Социальный фонд России (СФР).
Важно: Даже при наличии ЭТК‚ бумажные трудовые книжки (для тех‚ кто не отказался от них в пользу электронной формы до конца 2020 года‚ или для тех‚ кто впервые поступил на работу после 2021 года и не выбрал бумажный вариант — хотя новым сотрудникам бумажные уже не заводятся) ведутся по тем же строгим правилам. Для «цифровых» сотрудников бумажная книжка не ведется‚ вся информация доступна в личном кабинете на портале Госуслуг.
Соблюдение Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ включая требования пункта 12 об учете бланков‚ является обязательным для каждого работодателя в 2026 году. Ошибки в заполнении или утеря бланков могут повлечь за собой административную ответственность и штрафы. Рекомендуется регулярно проверять наличие бланков‚ правильность записей в книгах учета и соответствие данных в бумажных трудовых книжках сведениям‚ передаваемым в СФР;
Помните: трудовая книжка — это основной документ о стаже работника‚ и ее правильное ведение гарантирует защиту прав как сотрудника‚ так и работодателя.