Трудовая книжка, это важнейший документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вести трудовые книжки в современных реалиях, учитывая переход на электронный формат и изменения в законодательстве.
Нормативная база
Ведение трудовых книжек строго регламентировано законодательством. Основными документами, на которые должен опираться работодатель, являются:
- Трудовой кодекс РФ (в частности, статья 66).
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (с дополнениями и изменениями, установленными Постановлением Правительства РФ от г. № 132).
- Приказ Минтруда России от № 320н, утвердивший форму трудовой книжки нового образца.
Бумажные трудовые книжки: что изменилось?
Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки не отменены. Однако их ведение теперь подчиняется определенным правилам:
- Кому продолжаем вести бумажный вариант: Бумажную трудовую продолжают вести только у тех работников, у которых она была оформлена раньше (до 2021 года). Если такой сотрудник не подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель принимает её и заполняет по общим правилам.
- Новый бланк: Форма трудовой книжки нового образца утверждена Приказом Минтруда России от № 320н. Данный приказ вступил в силу 1 сентября 2021 года, однако новая форма применяется с 1 января 2023 года.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Важно понимать, что в действующем законодательстве нет понятия «электронная трудовая книжка». Это не точная цифровая копия бумажной версии, а скорее система учета сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Особенности перехода на ЭТК
- Перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления и ведения бумажного варианта) можно только с его согласия.
- Тем, кто впервые устраивается на работу после введения ЭТК, бумажная книжка по умолчанию не оформляется.
- С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация там отражена.
Проблема неполноты данных в ЭТК
На данный момент существует важное неравенство между бумажной и электронной версиями. Сейчас в бумажные трудовые книжки вносятся все поощрения: от государственных наград до почетных грамот. Однако в цифровой версии (ЭТК) эта информация отсутствует, что ставит работников в неравное положение. В связи с этим обсуждается инициатива о включении большего объема данных в электронные трудовые книжки, чтобы они могли полноценно заменить бумажный аналог.
Ответственность работодателя
Работодатель несет полную ответственность за правильность ведения трудовых книжек. После оцифровки и перехода на ЭТК учет трудового стажа полностью зависит от точности и своевременности внесения данных работодателем в систему Социального фонда России.
Ошибки или задержки в передаче сведений могут привести к искажению пенсионных прав сотрудника, что чревато штрафными санкциями для организации и судебными разбирательствами.
Краткая инструкция для работодателя
Для корректного ведения трудовых книжек в 2026 году кадровым специалистам и работодателям следует придерживаться следующих шагов:
- При приеме на работу сотрудника с бумажной трудовой книжкой, который не отказался от её ведения, продолжайте вносить записи по правилам Постановления № 225.
- При приеме новых сотрудников (впервые устраивающихся на работу) оформляйте им только электронные сведения, если они не изъявили желания завести бумажный документ.
- Своевременно и безошибочно подавайте отчетность в Социальный фонд России.
- Не забывайте вносить записи о поощрениях и наградах в бумажные трудовые книжки сотрудников, так как в ЭТК эта функция пока не реализована в полном объеме.
Ведение трудовых книжек сотрудников сегодня требует от работодателя двойной внимательности. Необходимо соблюдать классические правила заполнения бумажных бланков (в т.ч. нового образца 2023 года) и параллельно корректно передавать данные в электронные системы. Учет пожеланий сотрудников и строгое следование нормам ТК РФ и Постановлениям Правительства — залог того, что стаж и достижения работников будут учтены без потерь.