Важно! В 2026 году ведение трудовых книжек претерпело значительные изменения, связанные с переходом на электронный формат. Однако бумажные трудовые книжки по-прежнему остаются документами строгой отчетности и требуют правильного оформления.
Самое главное помнить:
- Бумажные трудовые книжки являются документами строгой отчетности и требуют особого учета
- С 2023 года введены новые формы трудовых книжек (Приказ Минтруда России от N 320н)
- Ответственность за ведение и хранение бумажных трудовых книжек с 2026 года возложена на работодателя только до момента перехода на электронный формат
- Все записи должны заверяться подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии)
Нормативная база
Основные нормативные документы, регулирующие ведение трудовых книжек в 2026 году:
- Приказ Минтруда России от N 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»
- Постановление Правительства РФ от N 1250 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации по вопросам ведения трудовых книжек»
- Федеральный закон от N 567-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»
Форма трудовой книжки нового образца
С 1 января 2023 года введены трудовые книжки нового образца, утвержденные Приказом Минтруда России от N 320н.
Основные отличия новых бланков:
- Усиленная защита от подделок (водяные знаки, микротекст, специальные волокна)
- Увеличенный формат (А5)
- Дополнительные графы для электронных записей
- Улучшенная полиграфическая защита
Образец титульного листа трудовой книжки нового образца:
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
(наименование документа)
Фамилия Имя Отчество
Дата рождения: __.__.____
Образование: ______________________
Профессия, специальность: _____________
Дата заполнения: «__» _____________ 20__ г.
Подпись владельца книжки ________________
М.П.
Отчет о наличии бланков трудовых книжек
Отчет о наличии бланков трудовых книжек ⏤ это внутренний документ организации, который ведется кадровой службой для учета имеющихся в наличии бланков трудовых книжек.
Форма отчета
Типовая форма отчета о наличии бланков трудовых книжек может выглядеть следующим образом:
ОТЧЕТ О НАЛИЧИИ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
за период с «__» ___________ 20__ г. по «__» ___________ 20__ г.
| № п/п | Дата поступления | Номер серии | Количество | Дата выдачи | Кому выдан | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | __.__.____ | АА 123456 | 10 | __;__.____ | Иванов И.И. | Выдан при приеме на работу |
| 2 | __.__.____ | АА 123457 | 5 | __.__.____ | Петров П.П. | Выдан при переводе |
Правила ведения отчета
- Отчет ведется в электронном или бумажном виде
- Записи вносятся в хронологическом порядке
- Все изменения должны быть заверены подписью ответственного лица
- Отчет хранится вместе с книгой учета движения трудовых книжек
- Отчет составляется на основании данных книги учета движения трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек ⏤ это основной документ, который ведется кадровой службой для учета всех операций с трудовыми книжками.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек:
| № п/п | Дата | Ф.И.О. работника | Должность | Основание | Принято | Выдано | Остаток | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Менеджер | Прием на работу | 1 | — | 1 | Выдан бланк трудовой книжки серии АА 123456 | |
| 2 | Петров Петр Петрович | Старший менеджер | Прием на работу | 1 | — | 2 | Выдан бланк трудовой книжки серии АА 123457 | |
| 3 | Сидорова Анна Михайловна | Бухгалтер | Прием на работу | 1 | — | 3 | Выдан бланк трудовой книжки серии АА 123458 |
Правила выдачи трудовых книжек
В 2026 году действуют следующие правила выдачи трудовых книжек:
При приеме на работу:
- Трудовая книжка выдается работнику в день приема на работу
- В день приема на работу в трудовой книжке делается соответствующая запись
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии)
Образец записи о приеме на работу:
Сведения о работе
Принят в ООО «Ромашка» в отдел продаж на должность менеджера с 10 января 2026 года.
Основание: приказ от N 1-к
Руководитель отдела кадров ________________ /Иванова И.И./
М.П.
При увольнении:
- Трудовая книжка выдается работнику в последний день работы
- В трудовой книжке делается запись об увольнении
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии)
Образец записи об увольнении:
Сведения о работе
Уволен из ООО «Ромашка» 20 января 2026 года по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: приказ от N 5-к
Руководитель отдела кадров ________________ /Иванова И.И;/
М.П.
Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек
За нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:
- Нарушение порядка ведения трудовых книжек ー штраф на должностных лиц от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)
- Непредоставление информации о трудовой деятельности ⏤ штраф от 30000 до 50000 рублей (ст. 5.27.1 КоАП РФ)
- Несвоевременная выдача трудовой книжки при увольнении ⏤ штраф от 50000 до 70000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)
Очень важно чтобы:
- Все записи в трудовой книжке вносились своевременно и правильно
- Отчет о наличии бланков трудовых книжек велся регулярно
- Книга учета движения трудовых книжек хранилась в надлежащем порядке
- Трудовые книжки выдавались работникам в установленные сроки
Скачать образцы документов
Вы можете скачать образцы необходимых документов:
Все образцы документов приведены в ознакомительных целях. Перед использованием рекомендуется свериться с действующим законодательством.
Скачать образец отчета о наличии бланков трудовых книжек
Скачать образец книги учета движения трудовых книжек
Скачать образец записи в трудовую книжку
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли заверять записи в трудовой книжке печатью организации?
Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от N 320н), записи в трудовой книжке заверяются подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации или кадровой службы, если есть.
Можно ли использовать старые бланки трудовых книжек?
Нет, с 1 января 2023 года введены трудовые книжки нового образца. Старые бланки использовать запрещено.
Что делать, если в трудовой книжке обнаружена ошибка?
Ошибки в трудовой книжке исправляются путем зачеркивания неправильного текста и внесения правильной записи. Запись об исправлении заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Нужно ли сдавать отчет о наличии бланков трудовых книжек в государственные органы?
Нет, отчет о наличии бланков трудовых книжек ー это внутренний документ организации и в государственные органы не сдается.
Ведение трудовых книжек в 2026 году требует особого внимания к правильности оформления документов. Отчет о наличии бланков трудовых книжек и книга учета движения трудовых книжек должны вестись в строгом соответствии с действующим законодательством.
Помните, что:
- Все записи должны быть своевременными и правильными
- Ответственность за ведение трудовых книжек лежит на работодателе
- Нарушение правил ведения трудовых книжек может привести к административной ответственности
- При переходе на электронные трудовые книжки ответственность за бумажные документы сохраняется до их выдачи работникам
Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства Российской Федерации по состоянию на 2026 год. Для получения актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам.