Ведение трудовых книжек остается одним из ключевых направлений кадрового делопроизводства в России. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему актуален для тех работников, кто не подал заявление о переходе на ЭТК, а также для оформления записей о стаже, полученном до 2020 года. В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о приеме на работу, какие нормативные акты учитывать в 2026 году и на что обратить особое внимание, чтобы избежать ошибок.
Нормативная база и актуальность в 2026 году
Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Важно помнить, что с 1 января 2023 года бланки трудовых книжек старого образца (выпущенные до 2004 года) больше не действуют, однако записи, внесенные в них ранее, признаются действительными.
Согласно актуальному законодательству, запись о приеме на работу вносится:
- В бумажную трудовую книжку (если она ведется).
- В форму СЗВ-ТД (для передачи сведений в Социальный фонд России — СФР).
Ошибки при внесении записей могут привести к проблемам у работника при назначении пенсии, поэтому точность и соблюдение хронологии критически важны.
Пошаговая инструкция: как внести запись о приеме
Процесс внесения записи строго регламентирован. Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Давайте разберем алгоритм действий работодателя или уполномоченного лица.
Шаг 1. Подготовка и основания
Запись вносится только на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу. Дата издания приказа и дата приема могут не совпадать, но в графе 3 всегда указывается дата фактического начала работы.
Шаг 2. Заполнение граф
В разделе «Сведения о работе» заполняются следующие графы:
- Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер записи в пределах раздела. Нумерация должна быть сплошной.
- Графа 2 (Дата): Дата приема на работу (день, месяц, год). Число и месяц обозначаются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя цифрами (например, ).
- Графа 3 (Сведения о работе): Здесь вносится сама запись. Она должна содержать:
- Наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
- Структурное подразделение (если это условие включено в трудовой договор).
- Ссылку на статью Трудового кодекса РФ (обычно ч. 1 ст. 67.1 или ст. 68 ТК РФ, хотя прямая ссылка на статью в тексте записи сейчас часто заменяется указанием «Принят…»).
Пример формулировки: «Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам».
- Графа 4 (Документ-основание): Указывается вид документа, его номер и дата. Например: «Приказ от № 45-к».
Шаг 3. Заверение записи
Это один из самых важных этапов. После внесения записи она должна быть заверена:
- Подписью работодателя или уполномоченного лица (с расшифровкой).
- Печатью организации (при наличии). Важно: с 2016 года юридические лица вправе не использовать печать, однако если она есть и ее использование прописано в уставе, проставление печати обязательно.
- Подписью самого работника.
Все записи в трудовой книжке должны быть произведены разборчиво, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование сокращений не допускается.
Типичные ошибки и как их избежать
Анализ практики показывает, что чаще всего допускаются следующие ошибки:
- Нарушение хронологии: Записи должны вноситься строго по порядку дат. Если обнаружена пропущенная запись, она вносится следующей свободной строкой с указанием реальной даты приема, но с пояснением в графе 3.
- Неверная датировка: Часто путают дату приказа и дату приема. В графе 2 ставится дата начала работы.
- Отсутствие подписи работника: Без подписи работника запись считается незавершенной.
- Использование карандаша или корректирующих средств: Категорически запрещено. Исправления вносятся только путем признания записи недействительной и внесения новой.
Особенности 2026 года: электронные и бумажные носители
В текущем периоде (май 2026 года) действует гибридная система. Для работников, сохранивших бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:
- Внести запись в бумажный бланк.
- В течение 5 рабочих дней (но не позднее 15 числа следующего месяца) подать форму СЗВ-ТД в Социальный фонд России.
Если работник перешел на электронную трудовую, бумажная запись ему не делается (за исключением случаев восстановления утерянной книжки по его просьбе за прошлые периоды), а сведения сразу уходят в цифровой реестр СФР.
Что делать, если допущена ошибка?
Если ошибка обнаружена сразу же, до заверения подписями, можно аккуратно зачеркнуть неверную строку и внести правильную. Если же ошибка найдена позже или запись уже заверена:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
- В графе 2 указывается текущая дата.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер] недействительна».
- Тут же, в следующей строке (или через строку, в зависимости от ситуации), вносится правильная запись.
Зачеркивать неправильные записи в трудовых книжках запрещено.
Правильное ведение трудовых книжек — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия защиты прав работников. В 2026 году, когда стаж учитывается как по бумажным, так и по электронным носителям, ответственность работодателя за достоверность данных возрастает. Соблюдение порядка внесения записей о приеме, внимательность к деталям и знание актуальных требований Минтруда помогут избежать проблем при проверках и обеспечат работнику беспроблемный выход на пенсию в будущем.
Помните: каждая запись должна быть обоснована приказом, заверена подписями и, при необходимости, печатью. Только так можно обеспечить «порядок» в документах, который, как известно, является признаком мастерства любого кадровика.