Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Несмотря на глобальную цифровизацию и переход на электронные форматы, правильное ведение трудовой книжки остается одной из важнейших задач кадрового специалиста или работодателя․ Предлагаем вашему вниманию подробную лекцию, которая поможет разобраться во всех тонкостях и актуальных правилах ведения трудовых книжек в 2026 году․
Нормативно-правовая база
Ведение трудовых книжек строго регламентировано законодательством․ Ключевыми документами, на которые необходимо опираться, являются:
- Статья 66 Трудового кодекса РФ, устанавливает общие правила ведения и хранения трудовых книжек․
- Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает актуальный Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приложение № 2)․ Именно этим документом следует руководствоваться в 2026 году․
- Федеральный закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК) — действует с 1 января 2020 года․
Историческая справка: ранее специалисты также использовали Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек (утв․ постановлением Госкомтруда СССР от № 162) и Правила от 2003 года, однако в настоящее время они утратили силу и заменены новым Порядком․
Бумажная и электронная трудовая книжка: что изменилось?
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался в 2020 году․ Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже и избавляет работодателя от части рутины․ По умолчанию книжки новых сотрудников будут вести в электронном виде․
Ключевые правила 2026 года:
- Если у сотрудника уже есть стаж и ранее была оформлена бумажная трудовая книжка, он вправе выбрать: остаться на ведении бумажной книжки или перейти на ЭТК․
- Традиционные бумажные трудовые книжки сохраняются за теми работниками, которые уже подавали соответствующее заявление и решили не отказываться от них․
- Ведение электронных трудовых книжек не обязывает работодателей к дополнительной рутине, так как данные подаются в рамках отчетности в ПФР (ныне СФР)․
Оформление трудовой книжки впервые
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу․
Если сотрудник трудоустраивается впервые в 2026 году, его трудовая книжка по умолчанию будет вестись в электронном виде․ Однако при необходимости оформления бумажного бланка работодатель обязан соблюдать строгие правила заполнения ьного листа․
Назначение ответственного лица
Работодатель обязан назначить ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек․ Это закрепляется приказом (распоряжением) работодателя․ Как правило, такая ответственность возлагается на специалиста отдела кадров, а в малых организациях — на бухгалтера или самого руководителя․
8 самых важных правил ведения трудовых книжек
Чтобы избежать штрафов и проблем для сотрудников, кадровику необходимо помнить о следующих правилах:
- Никаких сокращений! В трудовой книжке недопустимы сокращения слов (например, нельзя писать «пр․», «пер․», «обл․», «приказ» вместо «приказ»)․ Все записи должны быть сделаны полностью․
- Соблюдение сроков․ Записи о приеме на работу, переводе, увольнении вносятся не позднее недельного срока (а при увольнении — в день увольнения)․
- Нумерация․ Записи в разделе «Сведения о работе» нумеруются сквозной нумерацией․
- Ссылка на документ․ Каждая запись должна иметь основание — ссылку на приказ (распоряжение) с указанием его даты и номера․
- Цвет чернил․ Записи производятся перьевой, капиллярной или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами (черного, синего или фиолетового цвета)․
- Исправление ошибок․ Зачеркивание неточных или неправильных записей в разделе «Сведения о работе» не допускается․ Изменения производятся путем признания записи недействительной и внесения новой․
- Язык заполнения․ Записи вносятся на государственном языке Российской Федерации (русском)․
- Печать․ При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя и печатью (при ее наличии)․
Учет и хранение трудовых книжек
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей в обязательном порядке должны быть две специальные книги:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — для учета получения бланков от поставщиков и их выдачи сотрудникам․
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — для регистрации трудовых книжек, принимаемых от работников при поступлении на работу, и выдачи их при увольнении․
Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы․
Сложности при заполнении ьного листа
ьный лист заполняется особо тщательно, так как ошибки здесь могут привести к признанию книжки недействительной; На что обратить внимание:
- Фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращений, на основании паспорта․
- Дата рождения записывается арабскими цифрами․
- Образование, профессия и специальность указываются на основании документов об образовании․
- Подпись работника должна быть аккуратной и не выходить за пределы отведенного поля․
Ведение трудовой книжки — это ответственная процедура, требующая внимательности и отличного знания актуального законодательства․ В 2026 году кадровики находятся на стыке двух форматов: привычного бумажного и современного электронного․ Главное — строго соблюдать Порядок, не использовать сокращений, своевременно вносить записи и правильно организовать учет и хранение документов․ Это гарантирует безпроблемный стаж и спокойствие как работнику, так и работодателю․