В 2026 году ведение трудовых книжек остается одним из ключевых направлений работы отдела кадров, несмотря на активный переход к электронному документообороту. Бумажная трудовая книжка по-прежнему является основным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность сотрудника. Особое внимание законодатель требует уделять не только правильности внесения записей, но и процедуре ознакомления работника с внесенными данными. В этой статье мы подробно разберем правила заполнения, нюансы ознакомления и приведем образцы необходимых формулировок.

Нормативная база: что изменилось к 2026 году?

Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек». Именно этот нормативный акт заменил собой старые инструкции и установил новые требования, которые действуют и в 2026 году.

Ключевые принципы, которые необходимо помнить кадровику:

• Все записи должны вноситься аккуратно, разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых).
• Использование чернил черного, синего или фиолетового цвета.
• Запрещено зачеркивать ошибочные записи; исправления производятся путем признания записи недействительной.
• Каждая запись о приеме, переводе или увольнении должна быть заверена подписью работодателя и печатью организации (при наличии).

Процедура ознакомления работника с записями

Один из самых важных и часто вызывающих вопросы этапов, это ознакомление сотрудника с внесенной в его трудовую книжку записью. Согласно действующему законодательству, работодатель обязан ознакомить работника под роспись с каждой вносимой записью о:

1. Выполняемой работе (приеме на работу).
2. Переводе на другую постоянную работу.
3. Увольнении.

Где ставится подпись об ознакомлении?

Существует распространенное заблуждение, что подпись об ознакомлении должна стоять непосредственно в трудовой книжке рядом с записью работодателя. Однако законодательством не предусмотрена графа или место в самой трудовой книжке для подписи работника об ознакомлении.

Ознакомление производится в личной карточке работника (форма Т-2) или в ином документе, который ведется работодателем (например, в журнале учета трудовых книжек или отдельной расписке). В личной карточке в соответствующем разделе («Сведения о работе») дублируется запись из трудовой книжки, и именно под ней работник ставит свою подпись.

Образец записи об ознакомлении

Поскольку унифицированной формы для подтверждения факта ознакомления не существует, работодатели используют различные варианты. Ниже приведен наиболее распространенный и юридически грамотный образец, который можно использовать в личной карточке или в виде отдельного листа-расписки, прилагаемого к карточке.

Вариант 1: Запись в личной карточке (Т-2)

В разделе «Сведения о работе» личной карточки, после внесения данных о дате, должности и приказе, добавляется строка:

«С записью в трудовой книжке № [номер записи] от [дата записи] ознакомлен(а).»

Далее следует подпись работника и дата ознакомления.

Вариант 2: Отдельная расписка (рекомендуется при проверках)

Во избежание вопросов со стороны контролирующих органов, рекомендуется прикладывать к личной карточке лист ознакомления. Вот образец такой формулировки:

Важно помнить: при увольнении работник должен быть ознакомлен со всеми записями, внесенными в трудовую книжку за период работы, и получить документ на руки в день увольнения.

Особенности заполнения при реорганизации и переименовании

Частой ситуацией является переименование организации. Как показывает практика (например, кейс переименования ООО «Премьер-Консалт» в ООО «Консалтинговая компания Премьер»), в трудовые книжки вносится запись о переименовании.

Если в организации работает большое количество сотрудников (более 1000 человек), для ускорения процесса и исключения ошибок отдел кадров вправе использовать наборный штамп с полным наименованием новой организации. Запись о переименовании вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе»:

• Графа 1 (№ записи): очередной номер.
• Графа 2 (Дата): дата переименования (согласно протоколу).
• Графа 3 (Сведения о работе): «Общество с ограниченной ответственностью «Премьер-Консалт» переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинговая компания Премьер» (Протокол общего собрания участников от № 02)».
• Графа 4 (Документ-основание): Протокол от № 02.

После внесения такой записи также необходимо ознакомить работника в установленном порядке.

Типичные ошибки и как их избежать

Анализ судебной практики и проверок ГИТ в 2025-2026 годах выявляет ряд типичных ошибок:

1. Отсутствие подписи работника. Это самая частая ошибка. Если работник не подписался об ознакомлении, запись может быть признана недействительной при споре о стаже.
2. Сокращения. Нельзя писать «приказом» вместо «Приказом», «ООО» вместо полного названия (в первых записях), «гл. бухгалтер» вместо «главный бухгалтер».
3. Записи карандашом. Категорически запрещено. Только шариковая, перьевая или гелевая ручка.
4. Неверная дата. Дата в графе 2 должна соответствовать дате издания приказа, а не дате фактического выхода на работу (хотя есть нюансы, но общее правило таково).

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Не стоит забывать, что параллельно с бумажным документом с 2020 года ведется электронный учет. Сведения в ЭТК вносятся работодателем в тот же срок (не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа). Работник также должен быть ознакомлен с формой СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности), которая выдается при увольнении или по письменному заявлению в период работы. Подпись об ознакомлении с формой СТД-Р также обязательна.

Правильное заполнение трудовой книжки и грамотное оформление ознакомления работника — это гарантия защиты интересов как работодателя, так и сотрудника. Отсутствие унифицированного образца фразы «с записью ознакомлен» дает кадровикам гибкость, но требует внимательности. Рекомендуется использовать личные карточки формы Т-2 для дублирования записей и сбора подписей, а в спорных ситуациях — составлять отдельные акты или расписки.

Помните: трудовая книжка — это документ, который accompanies работника всю жизнь, и ошибки в ней могут создать серьезные проблемы при назначении пенсии или подтверждении стажа.

Статья подготовлена с учетом актуального законодательства РФ по состоянию на май 2026 года.