Ведение трудовых книжек – это обязательный элемент кадрового учёта в любой организации, где есть трудовые отношения. Для адвокатов, которые создают собственные адвокатские кабинеты, юридические фирмы или образовательные центры по подготовке юристов, этот вопрос приобретает особую практическую и юридическую значимость. Ниже приведены основные требования, которые необходимо соблюдать, а также рекомендации по правильному оформлению и хранению трудовых книжек.

Юридический статус адвоката и трудовые отношения

Согласно Федеральному закону «Об адвокатуре и адвокатской деятельности в РФ», адвокат не состоит в трудовых отношениях с клиентом; Однако если адвокат создает собственный кабинет и нанимает сотрудников (помощников, секретарей, бухгалтеров, IT‑специалистов и т.д.), то он становится работодателем и обязан вести трудовые книжки для всех наемных работников.

В Беларуси аналогичное положение закреплено в Приказе Минтруда и социальной защиты Республики Беларусь № 320‑н, который регулирует порядок заполнения, хранения и архивирования трудовых книжек.

Основные нормативные акты

• Федеральный закон «Об адвокатуре и адвокатской деятельности в РФ» (ст. 14‑18).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 10‑12, 18‑20).
• Приказ Минтруда РФ № 320‑н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (2025 г.).
• Приказ Минтруда Республики Беларусь № 320‑н (2025 г.).
• Приказ Минтруда РФ «Об изготовлении бланков трудовых книжек» (2022 г.).

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: дата начала работы, должность, место работы, сведения о повышении квалификации, наградах, а также сведения о прекращении трудовых отношений. Для адвокатских организаций это важный инструмент подтверждения стажа и квалификации сотрудников.

Как правильно вести трудовые книжки в адвокатском кабинете

Оформление записи о приёме на работу

1. Внутренний договор о приёме на работу (согласован с работником).
2. Запись в трудовой книжке: дата, название должности, место работы, сведения о зарплате и порядке расчётов.
3. Подпись работодателя (адвоката) и работника.

Пример записи:

Должность: Помощник адвоката
Место работы: Адвокатский кабинет «Юридический центр»
Зарплата: 30 000 ₽
Подпись работодателя: ___________________
Подпись работника: ___________________

Запись о повышении квалификации и наградах

• Сертификаты о прохождении курсов повышения квалификации.
• Награды, дипломы, благодарности от коллег и клиентов.
• Внесение сведений в раздел «Награждение» трудовой книжки.

Запись о прекращении трудовых отношений

1. Согласование с работником причины увольнения.
2. Подписание приказа об увольнении.
3. Запись в трудовой книжке: дата, причина увольнения, итоговый расчёт.

Хранение и архивирование

Согласно Приказу Минтруда РФ № 320‑н, трудовые книжки должны храниться в надёжном месте в течение 10 лет после прекращения трудовых отношений. Для адвокатских организаций рекомендуется использовать:

• Папку с надёжным замком.
• Электронный архив (с копиями в PDF‑формате).
• Систему электронного документооборота с резервным копированием.

Особенности ведения трудовых книжек в адвокатских образовательных учреждениях

Если адвокатский кабинет также функционирует как образовательный центр (например, проводит курсы по адвокатуре, юридическому консультированию), то к списку сотрудников добавляются преподаватели, ассистенты и административный персонал. В этом случае необходимо учитывать:

• Согласование учебных программ с Министерством образования.
• Ведение отдельной трудовой книжки для преподавателей (с указанием статуса «педагог»).
• Соблюдение требований к квалификации преподавателей (степень, сертификаты).

Практические советы для адвокатских организаций

1. Создайте шаблон трудовой книжки – подготовьте стандартный бланк, который будет использоваться для всех сотрудников.
2. Обучите персонал – проведите инструктаж по правилам заполнения и хранения трудовых книжек.
3. Проверьте наличие всех документов – убедитесь, что у вас есть копии договоров, приказов, справок о стаже.
4. Регулярно обновляйте данные – вносите изменения в течение 3 дней после события (присоединение, повышение, увольнение).
5. Ведите электронный журнал – храните электронные копии всех записей для быстрого доступа и резервного копирования.
6. Проводите аудит – ежегодно проверяйте соответствие ведения трудовых книжек требованиям законодательства.

Что делать, если адвокат сам ведёт свою деятельность без сотрудников?

Если адвокат работает в индивидуальной практике и не нанимает сотрудников, то он не обязан вести трудовую книжку. В таком случае подтверждением стажа и квалификации служат:

• Членство в адвокатской палате.
• Справка из адвокатского объединения.
• Сертификаты о прохождении профильных курсов.

Ведение трудовых книжек в адвокатских образованиях – это не просто формальность, а важный элемент соблюдения трудового законодательства и обеспечения прозрачности работы с персоналом. Соблюдение всех требований, указанных в приказах Минтруда РФ и Минтруда Беларуси, а также Федерального закона «Об адвокатуре и адвокатской деятельности в РФ», поможет избежать штрафов, конфликтов с сотрудниками и обеспечит надёжный документальный след за трудовой деятельностью.

Если вы только начинаете вести трудовые книжки в своей адвокатской фирме, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому учёту или юристу, специализирующемуся на трудовом праве, чтобы убедиться, что все документы оформлены корректно и в соответствии с актуальными нормативами.