Ведение трудовых книжек, одна из важнейших кадровых процедур, требующая предельной внимательности. Законодательство Республики Беларусь строго регламентирует порядок внесения, изменения и исправления записей в трудовых книжках. С 1 января 2024 года вступили в силу новые нормы Инструкции о трудовых книжках, которые учитывают изменения в законодательстве об образовании и о урегулировании неплатежеспособности, а также отменяют необходимость проставления печатей в кадровых документах.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести изменения в трудовую книжку, исправить ошибочные записи и оформить изменения личных данных работника в соответствии с актуальными требованиями РБ.
Исправление ошибочных записей в разделе «Сведения о работе»
Ошибки в трудовой книжке случаются, и их необходимо грамотно исправлять. Согласно п. 36 Инструкции, исправление ошибочных записей производится в следующем порядке:
- Графа 1: ставится порядковый номер, следующий за последней записью;
- Графа 2: указывается дата внесения корректирующей записи;
- Графа 3: пишется фраза «Запись недействительна», после чего сразу вписывается правильная запись (дублируется без изменений правильная запись);
- Графа 4: указываются правильные реквизиты документа, на основании которого вносится запись.
Образец исправления ошибки в графе 4
Предположим, при увольнении работника был указан неверный номер приказа. Исправление будет выглядеть так:
- Графа 1: 12
- Графа 2:
- Графа 3: Запись за номером 11 недействительна. Уволен по соглашению сторон.
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Изменение персональных данных на титульном листе
Часто возникает необходимость изменения фамилии, собственного имени, отчества или даты рождения работника (например, при вступлении в брак). Правила внесения таких изменений отличаются от исправления ошибок в разделе о работе.
Согласно действующему законодательству РБ:
- Старые сведения (фамилия, имя, отчество, дата рождения) аккуратно зачеркиваются одной чертой.
- Над зачеркнутыми данными записываются измененные (новые) сведения.
- Ссылка на соответствующий документ, подтверждающий изменение данных (например, свидетельство о браке, паспорт), записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
- Там же, на внутренней стороне обложки, запись заверяется подписью нанимателя (или лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).
Отмена печатей в кадровых документах
Одно из важных нововведений, закрепленных в Инструкции (п. 40 и др.), — это отмена обязательного проставления печатей в трудовых книжках и кадровых документах.
Теперь:
- Первая страница (титульный лист) трудовой книжки заверяется исключительно подписью нанимателя (лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, уполномоченного нанимателем).
- Записи на внутренней стороне обложки также заверяются подписью уполномоченного лица без необходимости постановки оттиска печати.
Это значительно упрощает кадровый документооборот, однако требует повышенной ответственности за подлинность подписей.
Специфика для домашних работников
Отдельное внимание стоит уделить изменениям, касающимся домашних работников. Согласно ч. 3 п. 44 Инструкции, если трудовой договор (контракт) заключен с домашним работником, запись об его увольнении в трудовую книжку вносится местным исполнительным и распорядительным органом, который зарегистрировал данный договор. Эту запись заверяет подписью лицо, уполномоченное на внесение записей в трудовые книжки в этом органе.
Новшества 2024 года
С нормы Инструкции о трудовых книжках были скорректированы в связи с изменениями законодательства об образовании и законодательства о банкротстве (урегулировании неплатежеспособности). Ключевым нововведением стал установленный порядок внесения записи в трудовую книжку работника в случае лишения его государственных наград Республики Беларусь.
Кроме того, обновлены правила внесения записей о профессиональной подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке. В графе «На основании чего внесена запись» теперь необходимо строго указывать актуальные реквизиты документов об образовании в соответствии с новым законодательством.
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку — процесс, не терпящий самодеятельности; Кадровикам в РБ необходимо строго следовать актуальной Инструкции о трудовых книжках, учитывать отмену печатей и новые формулировки, вступившие в силу с 2024 года. Главное правило: любая исправленная или измененная запись должна быть подтверждена документально и заверена подписью уполномоченного лица.