Трудовая книжка (ТК) — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина в Беларуси. Её ведение строго регламентировано. Основным документом, регулирующим все вопросы, является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (в действующей редакции, последние изменения от № 47).

Нормативная база

Ключевые документы, которые необходимо знать:

• Постановление Минтруда и соцзащиты РБ от № 40 «О трудовых книжках» (основная Инструкция).
• Трудовой кодекс Республики Беларусь (ст. 26, 50 и др.).
• Постановление Минтруда РБ от № 30 (предыдущая редакция, утратила силу в части, не соответствующей Инструкции №40).

Кто ведет и кто выдает трудовые книжки?

Основное место работы

Трудовую книжку ведет и хранит наниматель (работодатель) по основному месту работы сотрудника. Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме, увольнении, переводе и т.д.

Учетная карточка (при утере)

При утере или порче трудовой книжки наниматель обязан на основании заявления работника и документов из архивов составить учетную карточку (форма установлена Инструкцией). Эта карточка служит основанием для оформления дубликата.

Роль Фонда социальной защиты населения (ФСЗН)

С 2024 года Фонд социальной защиты населения является органом, который оформляет и выдает дубликаты трудовых книжек на основании заявления и предоставленных документов. Для этого внедрена новая электронная услуга (код 3.25.12).

Порядок оформления дубликата (новые правила с 2024)

Процедура существенно изменилась. Теперь для получения дубликата необходимо:

1. Подать заявление в Фонд соцзащиты (через электронную услугу или лично).
2. Предоставить пакет документов:
   • Заявление установленного образца.
   • Документ, удостоверяющий личность.
   • Справку об утере/непригодности оригинальной книжки (из нанимателя).
   • Запрос на получение информации о трудовой деятельности (образец — Приложение 1 к новой редакции Инструкции).
   • Информацию о трудовой деятельности, содержащуюся в индивидуальном лицевом счете (образец, Приложение 2 к Инструкции). Эта информация формируется нанимателями и хранится в Фонде.
3. Ожидать решения Фонда. Фонд на основании предоставленных данных (запроса и информации из лицевого счета) формирует и выдает дубликат трудовой книжки.

Важно: Работодатель обязан предоставить запрошенную информацию о трудовой деятельности в Фонд для формирования лицевого счета работника.

Внесение записей: ключевые правила и новшества с

Общий порядок

Записи вносятся на основании кадровых документов (приказы, трудовые договоры) в строгом соответствии с Инструкцией №40; Записи делаются на русском языке, разборчиво, без исправлений и помарок. Подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Новое правило: лишение государственных наград

С 1 января 2024 года установлен четкий порядок внесения записи в случае лишения работника государственных наград Республики Беларусь (например, ордена, медали).

• Запись вносится на основании указа Президента Республики Беларусь о лишении награды.
• Вносится в отдельную графу трудовой книжки (после сведений о награждении).
• Формулировка записи: «Лишен награды (наименование награды) Указом Президента Республики Беларусь от [дата] № [номер]».
• Запись заверяется подписью руководителя и печатью организации.

(Основание: п. 45, 47 Инструкции в действующей редакции).

Особые случаи и категории работников

Иностранные граждане и лица без гражданства

Иностранным гражданам, работающим в РБ по трудовому договору, также оформляется трудовая книжка по общим правилам (п. 50 Инструкции).

Индивидуальные предприниматели (ИП)

Индивидуальный предприниматель, работающий без наемных работников, не ведет трудовую книжку на себя. Если ИП принимает на работу других лиц, он обязан вести трудовые книжки на этих работников как наниматель.

Запись в трудовую книжку самому ИП вносить некому, поэтому для подтверждения своего стажа ИП использует иные документы (трудовые договоры, платежные ведомости, справки из архивов).

Совместительство

Записи о работе по совместительству вносятся в ту же трудовую книжку, что и запись об основной работе. Запись делается на основании приема по совместительству и увольнения с этой должности.

Что делать работнику? Краткая памятка

• Храните трудовую книжку в надежном месте. Она принадлежит вам, но ведет ее работодатель.
• Следите за своевременностью и правильностью внесения записей при каждом приеме, увольнении, переводе.
• При утере немедленно заявите об этом работодателю для получения справки и формирования учетной карточки.
• Для дубликата обращайтесь в Фонд социальной защиты населения, а не в бывшего работодателя. Подготовьте все документы, включая запрос и информацию из лицевого счета (их должен сформировать последний наниматель).
• При лишении награды — запись в книжку внесет ваш наниматель на основании указа Президента.

Ответы на частые вопросы (ЧЗВ)

В: Где можно проверить, правильно ли внесены записи?

О: В любой момент вы можете запросить у работодателя информацию о трудовой деятельности, содержащуюся в индивидуальном лицевом счете (Приложение 2 к Инструкции). Это официальный документ, подтверждающий данные вашей трудовой книжки.

В: Что делать, если работодатель отказывается внести запись или выдать справку для дубликата?

О: Обратитесь с письменным заявлением. В случае бездействия — в Министерство труда и социальной защиты или Фонд социальной защиты для консультации и защиты своих прав.

В: Заменяют ли старую (бумажную) трудовую книжку на электронную?

О: Нет. В Беларуси действует только бумажный бланк трудовой книжки установленного образца (утвержден Приложением к Постановлению №40). Электронная трудовая книжка как отдельный документ не вводится. Однако информация о стаже хранится в электронном виде в индивидуальном лицевом счете в Фонде.