Дата подготовки материала: 22 мая 2026 г.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. В условиях, когда организация имеет филиалы, возникают вопросы о том, кто и где должен вести, хранить и оформлять эти книжки. Ниже рассмотрены нормативные основания, практические рекомендации и типичные ошибки, с которыми сталкиваются кадровые службы филиалов.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку работника.
• Правила ведения трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ № 320н от ) – регламентируют форму, порядок заполнения, хранение и учёт движений книжек.
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» – требует обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в трудовой книжке.
• Письма и разъяснения Минтруда (например, разъяснение от ) – подтверждают возможность заверения записей печатью филиала, если такие полномочия переданы филиалу надлежащим образом.

Кто является работодателем для сотрудников филиала?

Согласно ст. 20 ТК РФ, работодателем считается юридическое лицо, с которым у работника заключён трудовой договор. Если в договоре указано конкретное филиальное подразделение, то именно филиал может выступать в качестве работодателя, при условии:

1. Филиалу переданы полномочия по приёму, переводу и увольнению сотрудников (уставом или внутренним положением).
2. На филиале назначено ответственное лицо (кадровик, руководитель отдела кадров), уполномоченное вести трудовые книжки.

Порядок ведения трудовых книжек в филиале

Приём на работу

При поступлении работника на основное место работы на срок более 5 дней филиал обязан:

• Внести запись о приёме в трудовую книжку (или электронную трудовую книжку, если работник дал согласие на электронный формат).
• Поставить печать филиала (если у филиала есть своя печать и она разрешена уставом).
• Подписать запись уполномоченным должностным лицом филиала.

Перевод внутри организации

Если работник переводится из головного офиса в филиал (или наоборот), запись о переводе делается:

• В трудовой книжке работника.
• С указанием даты, наименования нового структурного подразделения и должности.
• С заверением печати того подразделения, которое принимает работника (филиал или головная организация).

Увольнение

При увольнении филиал делает запись об увольнении, ставит свою печать и подпись уполномоченного лица. Копия записи передаётся работнику вместе с трудовой книжкой.

Хранение трудовых книжек

Согласно п. 2.1 Правил ведения трудовых книжек, трудовые книжки сотрудников хранятся у работодателя, с которым у них заключён трудовой договор. Поэтому:

• Если трудовой договор заключён с филиалом – книжки хранятся в филиале (в сейфе, металлическом шкафу или электронном архиве);
• Если договор заключён с головной организацией, а филиал лишь осуществляет текущее кадровое обслуживание – книжки могут храниться в головном офисе, но филиал обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и обеспечивать их доступность для проверки.

Электронные трудовые книжки

С 2021 г. возможен переход на электронный формат трудовых книжек по соглашению сторон. Для филиала это означает:

1. Получение согласия работника на ведение электронной трудовой книжки (формат согласия – письменный или электронный с подтверждением).
2. Обеспечение доступа к информационной системе, где хранятся электронные трудовые книжки (например, корпоративный HR‑портал).
3. Соблюдение требований по защите персональных данных (шифрование, ограничение доступа, ведение журнала доступа).

При наличии как бумажных, так и электронных книжек важно фиксировать факт согласия работника и вести отдельный реестр перехода на электронный формат.

Аудит и контроль

Регулярный аудит трудовых книжек помогает избежать штрафов и трудовых споров; Рекомендуемый порядок:

• Ежеквартальная проверка наличия всех обязательных записей (приём, переводы, увольнения, награждения).
• Сверка с личными делами – соответствие данных в трудовой книжке и в личном деле работника.
• Контроль печатей и подписей – наличие печати филиала (если она используется) и подписи уполномоченного лица.
• Ведение журнала учёта движения – фиксирование выдачи и возврата книжек, а также переходов на электронный формат.

По результатам аудита составляется акт, в котором фиксируются выявленные нарушения и предлагаются меры по их устранению.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка	Последствия	Как избежать
Отсутствие печати филиала при записи о приёме/увольнении	Признание записи недействительной, возможные штрафы	Утвердить внутренним положением право филиала использовать свою печать; при отсутствии печати – использовать печать головной организации с пометкой «филиал»
Хранение книжек в неуполномоченном месте (например, в открытом шкафу)	Нарушение конфиденциальности, риск утери	Определить ответственное лицо, организовать хранение в сейфе или закрытом металлическом шкафу с журналом доступа
Несвоевременное внесение записей о переводе	Нарушение стажа, сложности при расчёте пособий	Внести запись в день издания приказа о переводе; контролировать через систему напоминаний в HR‑системе
Отказ работника от электронной трудовой книжки без оформления согласия	Незаконное ведение электронного формата	Получить письменное согласие; при отказе – продолжать вести бумажную книжку

Рекомендации по оптимизации работы с трудовыми книжками в филиале

1. Разработать внутренний регламент «Ведение и хранение трудовых книжек филиала», утверждённый руководителем филиала и согласованный с юридическим отделом головной организации.
2. Назначить ответственного специалиста (кадровика или HR‑менеджера) и обеспечить его обучение по актуальным изменениям в законодательстве.
3. Внедрить электронный журнал учёта движения трудовых книжек (можно в рамках существующей HR‑системы) для автоматического напоминания о необходимости внесения записей.
4. Проводить ежегодное обучение сотрудников кадровой службы по работе с электронными трудовыми книжками и защите персональных данных.
5. Сохранять копии всех приказов о приёме, переводе и увольнении в отдельном деле работника – это упрощает восстановление утерянных записей.

Трудовые книжки сотрудников филиала требуют чёткого соблюдения нормативных требований и внутренних регламентов. Определение работодателя, правильное ведение записей, надёжное хранение (как бумажное, так и электронное) и регулярный аудит позволяют минимизировать риски штрафов и трудовых споров, а также обеспечить прозрачность кадрового учёта в филиальной структуре.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г.