Трудовая книжка (ТК) — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника, установленный законодательством РФ. Для организаций, созданных в форме общества (как коммерческих, так и некоммерческих), соблюдение правил ее ведения является обязательным и регулируется рядом ключевых нормативных актов.

Правовая основа

Основные документы, определяющие порядок работы с трудовыми книжками:

• Постановление Правительства РФ от № 225 (с изм. от № 132) — утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 132 — вносит изменения в Правила.
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утверждена постановлением № 40) — детализирует порядок заполнения, выдачи дубликатов и т.д.
• Федеральный закон от № 439-ФЗ, закрепил возможность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) как основного формата.

Кто отвечает за ведение в обществе?

За ведение ТК в обществе отвечает работодатель, само юридическое лицо. На практике эти функции возлагаются на конкретных сотрудников:

1. Специалист по кадрам (HR-менеджер), чаще всего основной исполнитель.
2. Бухгалтер — может выполнять функции в небольших организациях.
3. Руководитель (директор, гендиректор) — несет ultimate ответственность.

Важно: Ответственное лицо должно быть официально назначено приказом по обществу. В некоммерческих организациях (НКО) учет бланков и движение ТК должны быть организованы в обязательном порядке.

Основные изменения с 2021 года

С 1 сентября 2021 года вступил в силу новый порядок. Ключевые изменения для обществ:

• Приоритет электронной формы. При приеме на работу обязательно оформляется запись в электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Бумажная ТК — по заявлению работника. Если сотрудник хочет получить бумажную книжку (впервые или при увольнении), работодатель (общество) обязан ее оформить и выдать бесплатно.
• Упрощен учет. Общество вправе применять собственную форму журналов для учета бланков ТК и движения книжек (ранее была строгая форма).
• Новые реквизиты. В записях (как в ЭТК, так и на бланке) теперь обязательно указывать причину увольнения (пункт, часть статьи ТК РФ или иного акта).

Можно ли продолжать вести бумажную трудовую книжку?

Да, но только в двух случаях:

1. Если работник подал письменное заявление об отказе от ЭТК и желании получать бумажную.
2. Если работник не имеет возможности получить доступ к ЭТК (например, нет ЭЦП или подтвержденной учетной записи на портале Госуслуг).

В остальных случаях ведение бумажной ТК не допускается при приеме на работу.

Порядок действий для общества (работодателя)

Прием на работу впервые

• Электронный формат (основной): В тот же день (или не позднее дня, следующего за днем приема на работу) работодатель обязан создать запись в ЭТК через СЗВ-ТД. Работнику направляется уведомление о создании лицевого счета.
• Бумажный формат (по заявлению): Оформляется запись в бумажную ТК (при ее наличии у работника) или выдается новая бланковая ТК установленного образца. Заполнение происходит в присутствии работника.

Оформление увольнения

• Электронный формат: Вносится запись об увольнении с указанием причины (статья ТК РФ) в ЭТК через СЗВ-ТД.
• Бумажный формат: На последней странице бумажной ТК делается запись об увольнении. При увольнении работнику выдается его трудовая книжка (или дубликат, если книга утеряна).

Выдача дубликата

При утере бумажной ТК общество обязано выдать дубликат. Порядок:

1. Работник пишет заявление.
2. Общество запрашивает сведения о трудовой деятельности у предыдущих работодателей (через ИФТС или напрямую).
3. На основании полученных сведений и приложенного заявления оформляется дубликат.
4. Дубликат выдается работнику под расписку. Стоимость дубликата не взимается.

Учет и хранение в обществе

Общество (работодатель) должно организовать:

• Учет бланков ТК и вкладышей. Вести журнал (можно своей формы) о получении, списании, остатке бланков.
• Учет движения ТК. Журнал регистрации выдачи ТК работникам при приеме на работу и возврата при увольнении.
• Хранение. Бланки ТК (остатки) и заполненные книги (на время хранения, например, при увольнении, если работник не забрал) хранятся в отдельном сейфе или помещении с ограниченным доступом. Срок хранения — 75 лет.

Преимущества перехода на электронную форму для общества

• Снижение издержек: Нет затрат на покупку бланков, печать, хранение бумажных носителей.
• Упрощение отчетности: Данные для пенсионного фонда (СЗВ-ТД) передаются автоматически, что ускоряет оформление пенсий.
• Дистанционность: Работник может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг без визита в отдел кадров.
• Прозрачность и безопасность: Исключается риск подделки или потери бумажного документа.

Типичные ошибки обществ (работодателей)

1. Несвоевременное оформление записи в ЭТК (свыше одного рабочего дня после приема/увольнения).
2. Отказ в выдаче бумажной ТК при наличии законного основания (заявление работника).
3. Неправильное указание причины увольнения (общие формулировки вместо конкретной статьи ТК РФ).
4. Хранение бланков ТК в ненадлежащих условиях (доступ для всех сотрудников).
5. Отсутствие журналов учета или ведение их не по установленным (или выбранным обществом) правилам.

Для общества (коммерческого или некоммерческого) соблюдение правил ведения трудовых книжек — это не только исполнение закона, но и защита от судебных споров с работниками. Ключевой принцип с 2021 года, приоритет электронной формы. Работодатель должен:

• Назначить ответственного и организовать его работу.
• Обеспечить своевременное взаимодействие с системой СЗВ-ТД.
• Грамотно оформлять заявления работников на бумажную ТК.
• Вести строгий учет и безопасное хранение бланков и документов.

Все изменения и актуальные формы документов необходимо отслеживать на официальном портале ГАРАНТ или в системе Единой государственной системы учета трудовых книжек.

Статья подготовлена на основе анализа нормативных правовых актов РФ по состоянию на 21 мая 2026 года. Для получения юридически значимой консультации по конкретной ситуации рекомендуется обратиться к специалисту в области трудового права.