Ведение трудовых книжек в Республике Беларусь претерпело значительные изменения в связи с активным переходом на электронный документооборот и внедрением единой системы персонифицированного учета. На текущий момент (май 2026 года) работодатели обязаны строго следовать обновленным нормативным актам, чтобы избежать штрафов и обеспечить права работников.

Самое главное помнить, что электронная трудовая книжка (ЭТК) является основным документом, подтверждающим трудовой стаж, однако бумажный вариант пока сохраняется для тех категорий граждан, кто не перешел полностью на «цифру» или подал соответствующее заявление.

Нормативная база и ключевые изменения

Основным документом, регламентирующим порядок ведения, остается Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников (с учетом последних изменений и дополнений), утвержденная Министерством труда и социальной защиты РБ. Также необходимо руководствоваться Трудовым кодексом Республики Беларусь и постановлениями Совета Министров, касающимися цифровизации кадрового делопроизводства.

Ключевые особенности нового подхода:

• Приоритет электронного формата: Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде в информационной системе органов по труду, занятости и социальной защите.
• Сокращение бумажного документооборота: Записи в бумажные трудовые книжки вносятся только по требованию работника или для определенных категорий, не перешедших на ЭТК.
• Ответственность работодателя: Работодатель обязан своевременно и достоверно вносить данные в электронную систему.

Порядок приема на работу: новые правила

При приеме на работу сотрудник должен предоставить необходимые документы. Если работник ранее не переходил на электронную трудовую книжку, он имеет право выбрать формат ведения учета.

Алгоритм действий работодателя при приеме:

1. Запросить у работника сведения о формате его трудовой книжки (электронная или бумажная).
2. Если работник выбирает электронную форму — получить его письменное согласие (заявление).
3. Внести запись о приеме на работу в электронную систему в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения).
4. В бумажную трудовую книжку (если она ведется) запись вносится в день приема на работу или не позднее следующего рабочего дня.

Важно: Все записи должны вестись на государственном (белорусском) или русском языке. Использование сокращений не допускается, кроме случаев, предусмотренных инструкцией.

Внесение изменений и исправлений

Одной из самых проблемных зон всегда являлись исправления ошибок. Новая инструкция четко регламентирует этот процесс:

• Запрет на зачеркивание: В бумажных трудовых книжках категорически запрещено зачеркивать неправильные записи; Неверная запись признается недействительной путем внесения новой записи с указанием номера и даты приказа, которым запись отменена.
• Электронные корректировки: В системе ЭТК исправление производится путем аннулирования ошибочной записи и внесения верной с указанием основания.
• Смена фамилии: Производится на основании документа о браке или смены имени, с указанием серии и номера документа.

Выдача сведений и завершение работы

При увольнении работника работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении в электронную систему в день увольнения.
2. Выдать работнику справку о периоде работы (форма СЗ-К) или выписку из электронной трудовой книжки.
3. Если велась бумажная трудовая книжка — внести запись, заверить ее подписью работодателя и печатью (при наличии), и выдать книжку на руки в день увольнения.

Работник имеет право в любой момент запросить у работодателя выписку из своей электронной трудовой книжки. Работодатель обязан предоставить ее в течение 3 рабочих дней.

Типичные ошибки и ответственность

Несмотря на цифровизацию, человеческий фактор остается риском. Чаще всего встречаются следующие нарушения:

• Несвоевременное внесение данных в электронную систему.
• Внесение записей со слов работника без предоставления оригиналов документов (дипломов, приказов).
• Отсутствие нумерации записей или пропуск строк в бумажном варианте.

За нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность в виде штрафов, размер которых зависит от количества пострадавших работников и кратности базовой величине.

Инструкция о ведении трудовых книжек в РБ в 2026 году направлена на полную прозрачность трудового стажа и защиту прав граждан. Работодателям рекомендуется регулярно обновлять программное обеспечение для работы с электронными трудовыми книжками и проводить обучение сотрудников отдела кадров. Помните: правильность записей в трудовой книжке — это гарантия будущей пенсии и социального обеспечения вашего сотрудника.

Данная статья носит информационный характер. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальному тексту Инструкции и консультантам в сфере трудового права Республики Беларусь.