Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника. В Республике Коми, где помимо русского языка действует государственный язык республики – коми, ведение трудовых книжек имеет свои нюансы. Ниже рассмотрены основные аспекты: законодательные требования, порядок заполнения на двух языках, восстановление испорченных документов, а также переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Нормативная база и требования к языку оформления
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек):
- Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
- Информацию работодатели должны вносить на русском языке; если на территории субъекта действует иной государственный язык, записи допускается вести на двух языках одновременно.
Таким образом, в Республике Коми допустимо ведение трудовой книжки как на русском, так и на коми языках, при условии, что каждый из вариантов заверяется соответствующим образом (подпись уполномоченного лица, печать организации).
Как правильно заполнять трудовую книжку на коми
Общие указания
Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится:
- На языке союзной, автономной республики, автономного округа – в данном случае на коми;
- Одновременно на русском языке, если требуется подтверждение документа в федеральных органах.
Порядок внесения записей
- В графе «Дата приёма на работу» указывается день, месяц, год в формате
ДД.ММ.ГГГГ. - В графе «Должность, профессия, специальность» запись делается на выбранном языке (русском или коми). При двуязычном ведении сначала пишется запись на русском, затем – перевод на коми (или наоборот, в зависимости от внутреннего регламента организации).
- В графе «Основание для приёма» указывается номер и дата приказа о приёме, также на выбранном языке.
- При увольнении аналогично заполняются графы «Дата увольнения», «Основание для увольнения» и «Формулировка записи о трудовой деятельности».
Все записи должны быть чёткими, без исправлений. Если требуется исправление, оно производится согласно инструкции: ошибочная запись зачёркиваеться одной тонкой линией, рядом пишется правильная запись, ставится подпись уполномоченного лица и дата исправления.
Восстановление испорченной или утерянной трудовой книжки
В случае массовой утраты трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и др;) создаётся комиссия по установлению стажа. Её задачи:
- Установить фактические периоды работы каждого сотрудника на основании доступных документов (трудовые договоры, приказы, выписки из приказов, справки из бухгалтерии и т.д.).
- Составить акт о восстановлении трудовой книжки, в котором указываются восстановленные записи на русском и коми языках.
- Выдать сотруднику дубликат трудовой книжки с отметкой «Восстановлено» и подписью председателя комиссии.
Для исправления некорректной записи (неправильная дата, описка в слове и т.п.) достаточно внести исправление в соответствии с пунктом 2.2 выше, оформив его подписью и датой.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в Республике Коми
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка. К концу 2025 года более 58 тысяч работающих жителей Республики Коми перешли на ЭТК.
Преимущества ЭТК
- Автоматическая проверка отчётов перед отправкой в Социальный фонд России (СФР) – система показывает ошибки и объясняет их суть человеческим языком.
- Возможность сдавать «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС‑1) с первого раза без доработок.
- Снижение риска потери или повреждения бумажного документа.
- Удобство для работника: доступ к своей трудовой истории через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении СФР.
Как оформить переход на ЭТК
- Узнать у предыдущего места работы, подавалось ли заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. Если заявление не подавалось – работник имеет право выбрать формат ведения.
- Сообщить текущему работодателю о своём желании вести трудовую книжку в электронном виде (заявление можно оформить в свободной форме).
- Работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности в СФР через систему электронного документооборота (например, СБИС, 1С:ЗУП и др.).
- После первой передачи данных работник получает подтверждение о постановке на учёт в электронном реестре.
Важно: даже при ведении электронной трудовой книжки работник может потребовать выдачу бумажного дубликата для личного использования. При этом дубликат заполняется на тех же языках, что и основной электронный вариант (русский и/или коми).
Особенности трудовой книжки иностранного гражданина в Коми
Если записи в трудовой книжке выполнены не на русском языке, работник обязан предоставить нотариально заверенный перевод на русский. Это требование распространяется и на документы, оформленные на коми языке, если они представляются в федеральные органы (например, при назначении пенсии).
Практические рекомендации для работодателей и работников
Для работодателей:
- Утвердить внутренний порядок ведения трудовых книжек, предусмотрев возможность двуязычного заполнения (русский + коми).
- Обеспечить наличие шаблонов бланков трудовой книжки с полями для записи на обоих языках.
- При переходе на ЭТК организовать обучение кадровой службы работе с системой СФР и проверкой отчётов перед отправкой.
- Вести журнал учёта выдачи и восстановления трудовых книжек, фиксируя даты, основания и ответственных лиц.
Для работников:
- При приёме на работу уточнить у отдела кадров, на каком языке будет вестись трудовая книжка и потребуется ли нотариальный перевод.
- Сохранять копии всех приказов о приёме, переводе и увольнении – они пригодятся при восстановлении документа.
- При переходе на электронный формат проверить, что все сведения о предыдущих местах работы уже переданы в СФР (можно запросить выписку из личного кабинета на портале Госуслуг).
- При обнаружении ошибки в трудовой книжке немедленно обратиться к работодателю для внесения испарвления согласно установленной процедуре.
Трудовая книжка на коми языке – это не просто дань уважения к региональному культурному наследию, а реальный механизм обеспечения прав работников в условиях двуязычной республики. Соблюдение норм по ведению, восстановлению и переводу записей гарантирует юридическую значимость документа как в рамках региона, так и на федеральном уровне. Переход на электронные трудовые книжки упрощает учёт и снижает риски потери данных, однако не отменяет необходимости соблюдения языковых требований и своевременного исправления ошибок.
Следуя изложенным рекомендациям, как работодатели, так и работники смогут эффективно управлять своими трудовыми книжками, обеспечивая их актуальность, достоверность и законное признание в любой ситуации.