В современной системе трудового учета России ведение трудовых книжек остается важным аспектом документооборота между работодателями и сотрудниками. Особое внимание уделяется работникам, проработавшим в организации определенный срок. В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты ведения трудовых книжек, включая последние изменения законодательства и особенности электронного формата.

Правовые основы ведения трудовых книжек

Нормативная база

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель (за исключением работодателей ⎻ физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа является основной.

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая стала альтернативой бумажному формату. Однако переход на электронный формат не отменяет обязанности ведения трудовых книжек в традиционном виде для определенных категорий работников.

Кого касается ведение трудовых книжек?

• Работников, проработавших в организации более 5 дней
• Сотрудников, для которых эта работа является основной
• Исключения составляют случаи, когда ведение трудовой книжки не предусмотрено законом

Бумажные и электронные трудовые книжки: особенности ведения в 2026 году

Бумажные трудовые книжки

Для работников, которые были приняты на работу до 2020 года и не перешли на электронный формат, продолжают действовать бумажные трудовые книжки. Работодатель обязан:

1. Вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего более 5 дней
2. Своевременно вносить записи о приеме, переводе и увольнении
3. Обеспечивать сохранность трудовых книжек
4. Выдавать дубликаты в случае утраты или повреждения

Электронные трудовые книжки

С 2020 года введена система электронных трудовых книжек, которая позволяет:

• Хранить данные о трудовой деятельности в цифровом формате
• Обеспечивать доступ работника к своим данным через личный кабинет
• Автоматически передавать сведения в Социальный фонд
• Сократить количество бумажных документов

Особенности ведения обоих форматов

В 2026 году работодатели могут сталкиваться с ситуацией, когда необходимо вести одновременно бумажные и электронные трудовые книжки:

• Для сотрудников, принятых до 2020 года (бумажные)
• Для новых сотрудников (электронные)
• Для работников, которые не изъявили желания перейти на электронный формат

В этом случае работодатель обязан:

1. Вести бумажные трудовые книжки для сотрудников, которые их имеют
2. Передавать данные о трудовой деятельности в электронном формате для всех сотрудников
3. Своевременно обновлять оба формата при изменении трудового статуса

Порядок ведения трудовых книжек

Заполнение трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

• Все записи должны быть сделаны ручкой с чернилами синего, фиолетового или черного цвета
• Записи должны быть четкими, без помарок и исправлений
• Не допускаются сокращения, кроме общепринятых
• Запись должна содержать: дату, номер приказа, должность, структурное подразделение

 № 15-к
Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга
Приказ от № 45

Хранение и выдача трудовых книжек

Работодатель обязан обеспечить:

• Сохранность трудовых книжек (в сейфе или специальном помещении)
• Выдачу трудовой книжки при увольнении в день расторжения трудового договора
• Выдачу дубликата в случае утраты или повреждения
• Предоставление сведений о трудовой деятельности по запросу работника

Электронная трудовая книжка: особенности и преимущества

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) ― это официальный цифровой документ, который содержит информацию о трудовой деятельности работника. Она включает:

• Данные о приеме, переводе и увольнении
• Сведения о награждениях и поощрениях
• Краткую справку о трудовой деятельности до 31 декабря 2019 года
• Информацию о профессиональных навыках и квалификации

Преимущества электронной трудовой книжки

• Постоянный доступ работника к своим данным через личный кабинет
• Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа
• Автоматическое обновление данных при изменении трудового статуса
• Возможность получения выписки в любое время
• Сокращение бумажного документооборота

Как получить доступ к электронной трудовой книжке?

Доступ к электронной трудовой книжке осуществляется через:

1. Личный кабинет на портале Госуслуг
2. Сайт Социального фонда России
3. Мобильное приложение (при наличии)

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Административная ответственность

За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:

• Нарушение порядка ведения трудовых книжек ― штраф до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
• Непредоставление информации о трудовой деятельности ― штраф до 10 000 рублей
• Несвоевременная выдача трудовой книжки при увольнении ⎻ штраф до 5 000 рублей

Гражданско-правовая ответственность

Работодатель может быть привлечен к ответственности за:

• Несвоевременное внесение записей в трудовую книжку
• Неправильное оформление записей
• Потерю трудовой книжки

В этом случае работник имеет право требовать:

• Исправления неправильных записей
• Выдачи дубликата трудовой книжки
• Возмещения морального вреда

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вести трудовую книжку на работника, проработавшего 3 дня?

Нет. Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка ведется на работников, проработавших свыше 5 дней. Если сотрудник отработал менее 5 дней, ведение трудовой книжки не требуется.

Можно ли не переходить на электронную трудовую книжку?

Для работников, принятых на работу до 2020 года, бумажные трудовые книжки продолжают действовать. Однако с 2025 года новые сотрудники автоматически получают электронные трудовые книжки.

Как перейти с бумажной на электронную трудовую книжку?

Переход осуществляется по инициативе работника. Для этого необходимо:

1. Написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку
2. Получить подтверждение от работодателя
3. Оформить доступ к личному кабинету на портале Госуслуг

Что делать, если потеряна бумажная трудовая книжка?

В случае потери бумажной трудовой книжки необходимо:

1. Обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата
2. Представить документы, подтверждающие трудовую деятельность (трудовые договора, приказы и т.д.)
3. Получить дубликат трудовой книжки

Ведение трудовых книжек остается важной обязанностью работодателей в 2026 году. Особое внимание необходимо уделять:

• Своевременному ведению записей для работников, проработавших более 5 дней
• Соблюдению правил хранения и выдачи трудовых книжек
• Переходу на электронный формат для новых сотрудников
• Соблюдению законодательных требований при ведении обоих форматов

Соблюдение всех правил ведения трудовых книжек поможет избежать административной и гражданско-правовой ответственности, а также обеспечит прозрачность и доступность информации о трудовой деятельности для работников.

Дата публикации: 23 мая 2026 года