Ведение трудовых книжек — это один из ключевых процессов кадрового делопроизводства, который претерпел значительные изменения в последние годы. На текущий момент, май 2026 года, в Российской Федерации завершился переходный период, и система учета трудового стажа окончательно перешла в цифровой формат, сохранив при этом важные нюансы для бумажных носителей.

Ниже представлен подробный, но краткий обзор того, что необходимо знать работодателю и работнику о ведении трудовых книжек в современных условиях.

Текущий статус: Электронная или бумажная?

С 1 января 2026 года в России официально завершен переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает следующее:

• Для новых сотрудников: Лицам, впервые поступающим на работу после 1 января 2021 года, трудовые книжки на бумажном носителе не оформляются. Сведения об их трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.
• Для действующих работников: Сотрудники, которые ранее (в 2020 году) сделали выбор в пользу сохранения бумажной трудовой книжки, продолжают вести её параллельно с электронной. Работодатель обязан вносить записи и в бумажный бланк, и передавать данные в Социальный фонд России (СФР) для ЭТК.
• Отказ от бумажной версии: Если работник, ранее выбравший бумажную книжку, подаст заявление о переходе на электронную, бумажный документ ему возвращается на руки, и дальнейшее внесение записей в него прекращается.

Основные правила заполнения

Трудовая книжка установленного образца остается основным документом о трудовой деятельности и стаже работника (для тех, у кого она ведется). При заполнении необходимо руководствоваться следующими принципами:

1. Актуальность нормативной базы: С 2023 года действуют обновленные правила (в частности, изменения, внесенные Постановлением Минтруда, аналогичным по смыслу изменениям в РФ, регулирующим порядок ведения). Упразднены избыточные требования, что упростило процедуру.
2. Язык и почерк: Записи в бумажную трудовую книжку вносятся на русском языке, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного или синего цвета. Почерк должен быть разборчивым.
3. Отсутствие сокращений: В записях не допускается использование сокращений (например, даты пишутся полностью: «15 мая 2026 года», а не «15.05.26»).
4. Своевременность: Запись о приеме на работу вносится в бумажную трудовую книжку в течение 5–7 дней (в зависимости от конкретных внутренних регламентов и типа записи), а сведения в СФР передаються не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Учет бланков и книг учета

Даже в эпоху цифровизации бумажный документооборот не исчез полностью. Работодатель обязан обеспечить строгий учет бланков.

Какие книги нужно вести?

Организация обязана вести на бумажном носителе:

• Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: В ней фиксируется получение бланков от поставщика, их выдача сотрудникам при приеме на работу (если они не перешли на ЭТК полностью) и возврат при увольнении.
• Книгу учета бланков трудовой книжки: Для контроля за самими бланками как документами строгой отчетности.

Важно: Минтруд неоднократно подчеркивал, что эти книги учета должны вестись именно в бумажном виде, с прошивкой и нумерацией страниц, чтобы исключить возможность изъятия листов.

Подтверждение стажа и архивы

В письмах Социального фонда России (СФР) разъясняется, что основным источником подтверждения страхового стажа при трудоустройстве теперь служат данные индивидуального лицевого счета в системе пенсионного страхования. Однако бумажная трудовая книжка сохраняет юридическую силу для подтверждения стажа, заработанного в периоды, когда она велась.

Если работник устраивается впервые или потерял трудовую книжку, стаж восстанавливается на основе данных СФР. Если же сотрудник пришел с бумажной книжкой, работодатель обязан проверить наличие всех необходимых записей и печатей перед внесением новой информации.

Частые вопросы (FAQ)

Что делать, если сотрудник в 2020 году выбрал бумажную книжку, а теперь хочет электронную?

Работник имеет право подать письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. После этого работодатель прекращает внесение записей в бумажную книжку (она выдается работнику на руки) и продолжает передавать данные только в СФР.

Нужно ли вносить записи о награждениях?

Сведения о награждениях в трудовую книжку вносятся только в случаях, предусмотренных законодательством (например, государственные награды). Внутренние премии и поощрения, как правило, в трудовую книжку не вписываются, что также относится к упрощению правил ведения.

Кто несет ответственность за ошибки?

Ответственность за правильность заполнения и хранение бумажных трудовых книжек несет работодатель. В случае обнаружения ошибки она исправляется по месту работы, где ошибка была допущена, либо по новому месту работы на основании официального документа от прежнего работодателя.

Ведение трудовых книжек в 2026 году стало более прозрачным и цифровым процессом. Главная задача работодателя, не забывать о «гибридном» режиме для тех сотрудников, кто сохранил бумажные документы, и строго соблюдать сроки передачи данных в Социальный фонд. Соблюдение этих правил гарантирует работнику корректный учет стажа, а организации, отсутствие штрафов со стороны контролирующих органов.

Помните: Регулярная проверка книг учета движения и своевременная передача отчетов в СФР — залог спокойной работы кадровой службы.