В 2026 году ведение трудовых книжек в России регулируется переходными положениями и новыми правилами, установленными Приказом Минтруда России от № 320н. Несмотря на активный переход к электронному документообороту (ЭТК), бумажные трудовые книжки остаются актуальными для тех сотрудников, кто ранее выбрал эту форму, а также для корректного закрытия записей при увольнении.

Ниже представлен подробный гид по заполнению трудовых книжек с актуальными образцами записей.

Особенности ведения трудовых книжек в 2026 году

С 1 января 2020 года для работников, впервые поступающих на работу, трудовые книжки в бумажном виде не заводятся — их данные сразу формируются в электронном виде. Однако для сотрудников, имевших трудовой стаж до 2020 года и не подавших заявление о переходе на ЭТК, бумажная книжка ведется на общих основаниях.

Ключевые правила 2026 года:

• Все записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
• Запрещены сокращения (например, нельзя писать «приказ» как «пр.» или «специалист» как «спец.»).
• Даты указываются арабскими цифрами: день и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
• Каждая запись должна иметь свой порядковый номер.

Образец заполнения ьного листа

ьный лист заполняется при первичном заведении книжки (для тех, кто еще не перешел на ЭТК полностью или при утере и восстановлении по старым правилам, если это применимо к конкретному случаю переходного периода).

Порядок заполнения:
ФИО: Пишется полностью, без сокращений, разборчивым почерком.
Дата рождения: В формате ДД.ММ.ГГГГ.
Образование: Указывается на основании документа об образовании (например, «высшее», «среднее профессиональное»).
Профессия/специальность: Записывается точно так, как в дипломе.
Дата заполнения: Текущая дата внесения записи.
Подписи: Работник ставит подпись в специальной графе. Работодатель ставит подпись и печать организации (при наличии).
> Важно: В 2026 году для новых сотрудников ьный лист бумажной книжки не заполняется, так как им не заводят бумажный бланк.

Запись о приеме на работу: образец

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Основанием служит приказ (распоряжение) работодателя.

Структура записи:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата приема (число, месяц, год).
• Графа 3: Название должности, профессии или специальности с указанием квалификации. Также здесь указывается структурное подразделение (если это условие есть в трудовом договоре).
• Графа 4: Наименование, дата и номер документа-основания (приказа).

Пример записи:

| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| :— | :— | :— | :— |
| 15 | | Принят в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам | Приказ от № 45-к |

Запись об увольнении: образец и выдача книжки

Увольнение, критически важный момент. В 2026 году работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы сотрудника.

Алгоритм действий при увольнении:
Внести запись об увольнении с указанием причины и ссылки на статью ТК РФ.
Заверить запись подписью работодателя и печатью (если используется).
Сотрудник ставит свою подпись, подтверждая ознакомление.
Выдать книжку на руки сотруднику под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
Сдать форму ЕФС-1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) в Социальный фонд России (СФР) с датой получения заявления или издания приказа об увольнении.
Пример записи об увольнении по собственному желанию:

| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе, увольнении | Наименование, дата и номер документа |
| :— | :— | :— | :— |
| 16 | | Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от № 52-к |

> Внимание: Если сотрудник увольняется в 2026 году и у него есть бумажная трудовая, запись вносится обязательно, даже если он вел электронную версию. Бумажная книжка закрывается (вносится финальная запись), и она выдается работнику на руки.

Исправление ошибок и внесение изменений

Если в 2026 году обнаружена ошибка в записях прошлых лет:

• Зачеркивать ошибочные записи запрещено.
• Необходимо внести новую запись с правильными данными.
• В графе 3 указывается: «Запись за номером [номер] недействительна. Принят на должность [правильное название]».
• В графе 4 указывается основание исправления (новый приказ или приказ об исправлении ошибки).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

Для большинства работников в 2026 году основной формой учета стажа являеться электронная трудовая книжка.

• Сведения в ЭТК вносятся работодателем параллельно с бумажной (если она ведеться) или вместо нее (для новых сотрудников).
• Данные передаются в СФР через форму ЕФС-1.
• Сотрудник может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг, в клиентских службах СФР или у работодателя.

Что содержится в ЭТК:

• Информация о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
• Сведения о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение).
• Данные о подаче заявлений о выборе формы ведения книжки.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись о совместительстве?
Да, по желанию работника. Запись вносит работодатель по основному месту работы на основании документа от работодателя по совместительству.

Что делать, если бумажная книжка утеряна?
Работодатель не обязан восстанавливать потерянную книжку. Сотрудник может написать заявление о выдаче новой, но в нее будут внесены только данные о текущей работе. Стаж до утери подтверждается архивными справками и может быть учтен при назначении пенсии через СФР на основании данных индивидуального лицевого счета.

Можно ли вести трудовую только в электронном виде?
Для сотрудников, принятых после 1 января 2020 года, бумажная книжка не ведется вообще. Для тех, кто работал ранее, бумажный вариант сохраняется, если они не подавали заявление о переходе на ЭТК до конца 2020 года. В 2026 году выбор формы для действующих сотрудников уже сделан, но при увольнении бумажная книжка закрываеться и выдается на руки.

Соблюдение правил заполнения трудовой книжки в 2026 году гарантирует работнику беспроблемный учет стажа для пенсии, а работодателю — отсутствие штрафов со стороны трудовой инспекции.