Обновлено: 22 мая 2026 года
Ведение трудовых книжек регулируеться Постановлением Правительства РФ №225 от (с изменениями от ),
Приказом Минтруда России №320н от и Постановлением Правительства РФ от .
С 1 сентября 2021 года введены новые правила ведения электронных трудовых книжек, но бумажные формы продолжают использоваться
для определённых категорий работников.
Нормативная база и основные документы
Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек
- Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н — вводит новые формы и порядок ведения трудовых книжек
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) — определяет правовые основы ведения трудовой деятельности
- Постановление Правительства РФ от 13 февраля 2023 г. — устанавливает новые требования к форме трудовой книжки
Действующие формы документов:
- Форма трудовой книжки (Приложение №1 к Приказу Минтруда №320н)
- Форма вкладыша в трудовую книжку (Приложение №2 к Приказу Минтруда №320н)
- Форма сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) — выдаётся при отказе от бумажной книжки
Кто отвечает за ведение трудовых книжек?
Ответственность за ведение трудовых книжек возложена на:
- Работодателя — обязан обеспечить правильное ведение, хранение и выдачу трудовых книжек
- Специалиста по кадрам — назначается ответственным за ведение записей
- Работника — имеет право требовать внесения записей и получения копий
С 2021 года все новые записи должны вноситься только в электронные трудовые книжки. Бумажные формы сохраняются для:
- Работников, поступивших на работу до
- Совместителей
- Работников, которые написали заявление о сохранении бумажной формы
Правила заполнения трудовой книжки
Общие требования
- Записи вносятся ручкой с пастой чёрного, синего или фиолетового цвета
- Исправления оформляются только после признания записи неверной (не допускается корректировка корректором)
- Все даты записываются арабскими цифрами (например: )
- Сокращения не допускаются (кроме общепринятых: «пр.», «ул.» и т.д.)
- Записи должны быть чёткими, разборчивыми и без помарок
Образец заполнения ьного листа
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Образование: высшее профессиональное
Профессия, специальность: менеджер
Дата заполнения:
Подпись владельца: ________________
Подпись лица, ответственного за ведение: ________________
Образцы записей в трудовую книжку
Принят в ООО «Ромашка» в должность менеджера по продажам
Приказ от № 45-к
Пример записи при переводе на другую должность:
Переведён на должность старшего менеджера по продажам
Приказ от № 58-к
Пример записи при увольнении:
Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от № 62-к
Порядок ведения и хранения трудовых книжек
Порядок ведения
- Трудовая книжка заводится на каждого работника в день приёма на работу
- Записи вносятся не позднее недельного срока со дня издания приказа
- При увольнении запись вносится в день увольнения
- В случае потери трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат
Хранение трудовых книжек
- Трудовые книжки храняться в сейфе или металлическом шкафу
- Доступ к трудовым книжкам имеют только ответственные лица
- Книга учёта движения трудовых книжек ведётся в обязательном порядке
- При увольнении трудовая книжка выдаётся работнику под роспись
Книга учёта движения трудовых книжек
Образец ведения книги учёта:
| № п/п | Ф.И.О. работника | Дата приёма | Дата увольнения | Номер приказа | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | № 45-к | Уволен по собственному | ||
| 2 | Петров Петр Петрович | — | № 50-к | Работает |
Электронные трудовые книжки: новые правила с 2021 года
С 1 сентября 2021 года введён порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК):
- Все новые записи вносятся только в электронную форму
- Работник может сохранить бумажную форму по письменному заявлению
- При увольнении выдаётся форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности)
- ЭТК ведётся в ЕИСОТ (Единой информационной системе по охране труда)
Образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И;И.
Заявление
Прошу сохранить бумажную форму трудовой книжки. С электронной трудовой книжкой не согласен.
________________ /Иванов И.И./
Ответственность за нарушения правил ведения трудовых книжек
За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:
- Административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) — штраф до 50 000 рублей
- Дисциплинарная ответственность — замечание, выговор, увольнение
- Материальная ответственность — возмещение ущерба, причинённого неправильным ведением
- Уголовная ответственность — в случае фальсификации документов
Полезные образцы и шаблоны
Для удобства мы подготовили несколько полезных шаблонов:
Образец заполнения ьного листа (DOCX)
Образцы записей в трудовую книжку (PDF)
Книга учёта движения трудовых книжек (XLSX)
Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки (DOCX)
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли использовать старые бланки трудовых книжек?
Ответ: Да, старые бланки можно использовать без ограничения срока. Новые формы введены с 2021 года, но переход на них осуществляется постепенно.
Вопрос 2: Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Ответ: Ошибку необходимо признать неверной записью, а затем внести правильную запись. Исправление заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).
Вопрос 3: Нужно ли выдавать трудовую книжку при увольнении?
Ответ: Да, трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения под роспись. Если работник не явился за ней, организация направляет уведомление о необходимости получения.
Вопрос 4: Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?
Ответ: С 2021 года все новые записи должны вноситься в электронную трудовую книжку. Бумажные формы сохраняются только для определённых категорий работников по их заявлению.
Ведение трудовых книжек — это ответственная процедура, требующая соблюдения множества правил и нормативов. Основные моменты, которые необходимо помнить:
- Все записи должны быть точными, полными и своевременными
- Используйте только утверждённые формы и бланки
- Соблюдайте порядок хранения и выдачи трудовых книжек
- Следите за изменениями законодательства
- Используйте образцы и шаблоны для минимизации ошибок
Соблюдение всех правил ведения трудовых книжек поможет избежать штрафов и других негативных последствий для работодателя. Регулярно обновляйте свои знания, так как законодательство в этой сфере постоянно совершенствуется.
Дополнительные ресурсы:
- Официальный сайт КонсультантПлюс
- Министерство труда и социальной защиты РФ
- Роструд (Федеральная служба по труду и занятости)
Если у вас остались вопросы по ведению трудовых книжек — обратитесь к специалисту по кадрам или юристу!