Ведение трудовых книжек – одна из обязательных процедур, регулируемых Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда и социальной защиты. Правильное оформление, хранение и учёт трудовых книжек обеспечивает юридическую защиту работодателя и защиту прав работников.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданина: места работы, периоды занятости, должности, воинский учёт и др. По закону она может вестись в бумажном виде или в электронном виде.
Электронная vs бумажная форма
- Электронная трудовая книжка – вводится с 1 января 2021 г. для лиц, впервые поступивших на работу после этого срока. Ведение осуществляется только в электронном виде.
- Бумажная трудовая книжка – продолжает использоваться для тех, кто в 2020 г. не подал заявление о переходе на электронный формат (например, лица, находившиеся в отпуске, временной нетрудоспособности или безработные).
Кто отвечает за ведение и хранение трудовых книжек?
Ответственность за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек возлагается на специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя. В практике в организации это может быть:
- секретарь;
- кадровик;
- бухгалтер;
- иное лицо, на которое возложена функция.
Данное лицо должно быть официально уполномочено документом, издаваемым работодателем.
Порядок ведения трудовых книжек
Оформление новой книжки
- Работодатель выдаёт бланк трудовой книжки новому работнику в присутствии последнего.
- В книжку вносятся сведения о месте работы, дате начала трудовых функций, сведения о предыдущей занятости (если имеются).
- Подпись работника и подпись уполномоченного лица фиксируют факт ввода данных.
Ведение учётных книг
Для учёта движений трудовых книжек и бланков используется отдельная книга учёта движения трудовых книжек и книга учёта бланков трудовых книжек. Эти книги ведутся на бумажном носителе, как установлено Министерством труда.
Выдача и архивирование
- Трудовую книжку выдают работнику в последний день работы при увольнении.
- При необходимости (потеря, порча) оформляется дубликат в соответствии с Порядком заполнения дубликата трудовой книжки (раздел V КонсультантПлюс).
- Все книги и бланки хранятся в специальном архиве, доступном только уполномоченным лицам.
Требования к оформлению бланков
Согласно Постановлению Правительства РФ от N 225 (ред. от ) и Приказу Минтруда 320н от , бланки трудовых книжек должны соответствовать следующим требованиям:
- Иметь уникальный номер.
- Содержать реквизиты, предусмотренные формой (Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные, сведения о местах работы и др.).
- Быть оформленными в едином стиле, с обязательным штампом организации.
Ответственность работодателя
Работодатель обязан:
- Назначить уполномоченное лицо и утвердить его полномочия приказом.
- Обеспечить своевременное заполнение и обновление трудовых книжек.
- Организовать хранение и учёт книжек, а также их выдачу при увольнении.
- Соблюдать требования к оформлению бланков и к хранению (бумажный носитель для учёта, электронный ресурс – при переходе на электронную форму).
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли каждый год переиздавать приказ о назначении ответственного?
Переиздавать приказ не требуется. Достаточно одного приказа (или распоряжения), в котором указано уполномоченное лицо. При необходимости его можно уточнить, но ежегодное переиздание не предусмотрено.
Как вести учёт, если работник впервые поступил на работу в 2025 г.?
С 1 января 2021 г. для новых работников ведётся только электронная форма. При этом в электронной книжке вносяться все сведения, а в бумажную книгу учёта движения трудовых книжек вносятся сведения о выдаче и получении электронных записей.
Что делать, если в 2020 г. работник не подал заявление о переходе на электронный формат?
Тогда для него продолжается ведение бумажной трудовой книжки, и все процедуры (оформление, хранение, учёт) осуществляются в традиционном виде.
Ведение трудовых книжек – обязательный и строго регламентированный процесс. Соблюдение требований Министерства труда и социальной защиты позволяет избежать штрафов, упростить работу с персоналом и обеспечить юридическую защиту как работодателя, так и работников. При переходе на электронный формат важно своевременно уведомить всех новых сотрудников и правильно оформить уполномоченное лицо, которое будет вести учёт и хранить документы.
Для более детального ознакомления с нормативными актами рекомендуется обратиться к официальным источникам: Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ, а также к базе данных «КонсультантПлюс».