Ведение трудовых книжек – это обязательный элемент кадровой работы любой организации, регулируемый Федеральным законом «О труде» и приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 320н от 19 мая 2021 г. В статье мы подробно разберём:

• Кому и в чём обязанность вести трудовые книжки;
• Какие виды трудовых книжек существуют;
• Порядок заполнения, хранения и архивации;
• Особенности перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК);
• Требования к 2025 году и актуальные изменения;
• Практические рекомендации и образцы записей.

Правовое основание ведения трудовых книжек

Основные нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (статья 66 «Трудовая книжка»);
• Приказ Минтруда РФ № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»;
• Федеральный закон 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» (пояснительные изменения, связанные с ЭТК);
• Федеральный закон 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О пенсионном обеспечении»» (переход к ЭТК).

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка является официальным документом, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Ведение трудовых книжек – обязанность работодателя, а именно отдела кадров.

Виды трудовых книжек

• Бумажная трудовая книжка (БТК) – традиционный формат, который хранится в бумажном виде.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой формат, введённый в 2020 г. и полностью реализованный с 1 января 2026 г. В ЭТК сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд РФ.
• Книга учета движения трудовых книжек (КУДТ) – отдельный журнал, в котором фиксируется перемещение бумажных трудовых книжек (выдача, возврат, хранение).
• Книга учета бланков трудовой книжки (КУБТ) – журнал, в котором фиксируется выдача и хранение бланков трудовой книжки.

Порядок заполнения трудовой книжки

Записи в трудовой книжке вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя. Сроки внесения:

• Не позднее недели после фактического события (приём на работу, перевод, перевод на другую должность, повышение квалификации, увольнение).
• При увольнении – в день увольнения.

Текст записи должен точно соответствовать тексту приказа. В случае ошибок – необходимо внести исправление с указанием причины.

Образцы записей

• Приём на работу: «Приём на работу в должности … в организации …»
• Перевод на другую должность: «Перевод на должность … в подразделении …»
• Увольнение: «Увольнение по собственному желанию/по инициативе работодателя»
• Смена фамилии: «Смена фамилии с … на …»
• Переход на ЭТК: «Переход на электронную трудовую книжку»

Хранение и архивирование трудовых книжек

Согласно приказу 320н, трудовые книжки (бумажные) должны храниться в защищённом месте, доступном только уполномоченным сотрудникам отдела кадров. Ключевые требования:

• Хранение в оригинальном виде (не сканированных копиях) до 20 лет после увольнения работника;
• Периодический контроль целостности и сохранности;
• Архивирование в соответствии с внутренними регламентами организации.

Для бумажных трудовых книжек обязательна книга учета движения трудовых книжек (КУДТ) и книга учета бланков трудовой книжки (КУБТ). Эти журналы также хранятся в бумажном виде и подлежат архивированию.

Перевод на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2026 г. переходный период по внедрению ЭТК завершён. Теперь:

• Ведение сведений о трудовой деятельности осуществляется в электронном виде;
• Сведения передаются в Пенсионный фонд РФ через систему «Электронный сервис Фонда» (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД);
• Бумажные трудовые книжки могут быть использованы только в качестве резервного копирования (если работодатель решит не переходить полностью).

Преимущества ЭТК:

• Упрощённый доступ к сведениям о стаже;
• Сокращение бумажной работы;
• Более точный контроль за данными.

Как оформить переход на ЭТК

1. Подготовить заявление работника о переходе на ЭТК;
2. Подтвердить согласие работника (подпись в электронном виде);
3. Внести данные в систему ЭТК и отправить в ПФР;
4. Сохранить копию электронного документа в архиве организации.

Актуальные требования 2025 года

Согласно приказу Минтруда 320н, в 2025 г. введены следующие изменения:

• Упрощение формата записей в трудовой книжке (сокращение лишних пунктов);
• Обязательное наличие в компании единой системы учёта кадров (например, «Контур.Экстерн»), которая автоматически отправляет сведения в ПФР;
• Новые требования к подписи и подтверждению записей: каждая запись должна сопровождаться подписью уполномоченного лица и отметкой «Электронно» при переходе на ЭТК.

Практические рекомендации для отдела кадров

• Создайте внутренний регламент, включающий все пункты приказа 320н и требования 2025 года.
• Обучите сотрудников отдела кадров правилам оформления записей и работе с ЭТК.
• Проведите аудит существующих трудовых книжек и убедитесь, что все записи актуальны.
• Внедрите систему электронного контроля (например, «Контур.Экстерн»), чтобы автоматизировать отправку данных в ПФР.
• Регулярно проверяйте целостность бумажных трудовых книжек и журналов КУДТ/КУБТ.
• Обеспечьте резервное копирование электронных данных (облачное хранение, офлайн‑архивы).

Ведение трудовых книжек – это не просто формальность, а важный элемент кадрового учёта, который обеспечивает законность трудовых отношений и защиту прав работников. Соблюдение требований приказа 320н, перехода на электронную трудовую книжку и актуальных изменений 2025 года позволит вашей организации работать эффективно, без ошибок и штрафов.

Если у вас возникнут вопросы по конкретным ситуациям (перевод на другую должность, увольнение, смена фамилии, переход на ЭТК), вы можете обратиться к специалистам по кадровому учёту или пройти курсы повышения квалификации, которые помогут разобраться во всех нюансах.