Ведение трудовых книжек — это строго регламентированный процесс, требующий внимательности и знания актуального законодательства. Внутреннее совместительство (когда работник выполняет дополнительную работу у того же работодателя в свободное от основной работы время) имеет свои особенности оформления. Ниже представлена подробная инструкция и образец заполнения.

Нужно ли вносить запись о внутреннем совместительстве?

Согласно действующим правилам ведения трудовых книжек, запись о работе по совместительству вносится в документ только по желанию работника.

• Если работник хочет, чтобы его стаж по дополнительной должности был отражен в трудовой книжке, он должен написать соответствующее заявление.
• Если заявления нет, работодатель не имеет права вносить запись самостоятельно.
• Запись вносит работодатель по основному месту работы (даже если дополнительная работа выполняется в том же учреждении).

Когда вносится запись?

Запись о приеме на работу по совместительству вносится после того, как работник приступил к выполнению обязанностей. В отличие от основной работы, где запись делается в день издания приказа, для совместительства жесткой привязки к дате приказа нет, но логичнее всего делать это сразу после начала работы или по просьбе работника в любой момент до увольнения.

Пошаговая инструкция по заполнению

Для внесения записи необходимо открыть раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Заполнение производится следующим образом:

Графа 3 (Наименование документа, на основании которого внесена запись)

Здесь указывается документ-основание. Обычно это приказ (распоряжение) о приеме на работу по совместительству.

• Пример: Приказ от № 45-к.

Графа 4 (Дата)

Указывается дата издания приказа о приеме на работу по совместительству.

Графа 5 (Сведения о приеме на работу)

В этой графе делается сама запись. Она должна содержать:
Название должности (работы), на которую принят сотрудник.
Указание на то, что работа является совместительством.
Название структурного подразделения (если оно указано в приказе).
Важно: Строка с названием организации (Графа 3 в старых бланках или отдельная строка в новых) при внутреннем совместительстве не заполняется повторно, так как работник уже числится в этой организации. Запись вносится сразу под последней имеющейся записью.

Образец заполнения

Представим ситуацию:

• Работник: Иванов Иван Петрович.
• Организация: ООО «Вектор».
• Основная должность: Менеджер.
• Должность по совместительству: Бухгалтер (внутреннее совместительство).
• Приказ: № 12-к от 23 мая 2026 года.

В разделе «Сведения о работе» запись будет выглядеть следующим образом:

| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| :— | :— | :— | :— |
| … | … | … | … |
| 5 | | Принят на должность бухгалтера по совместительству в бухгалтерию | Приказ от № 12-к |

Обратите внимание: в новых электронных трудовых книжках принцип аналогичен, но данные передаются в СФР (Социальный фонд России) в электронном виде.

Особенности оформления увольнения совместителя

При увольнении с должности по внутреннему совместительству процедура также зависит от воли работника, если он ранее просил внести запись о приеме.
Работник пишет заявление об увольнении с работы по совместительству.
Издается приказ об увольнении.
В трудовую книжку вносится запись: «Уволен с должности [должность] по совместительству» со ссылкой на статью ТК РФ (обычно п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — по собственному желанию) и номер приказа.

Частые ошибки при заполнении

Чтобы документ имел юридическую силу, избегайте следующих ошибок:

• Использование сокращений. Слова «приказ», «номер», «год» и т.д. должны писаться полностью.
• Отсутствие указания на совместительство. Если не написать слово «по совместительству», запись может быть признана некорректной, так как у работника уже есть основная должность в этой организации.
• Запись чернилами неподходящего цвета. Записи в бумажной трудовой книжке должны вестись чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование гелевых ручек допускается, если чернила светостойкие.

Правильное оформление внутреннего совместительства важно для подтверждения стажа работника в будущем. Работодатель обязан внимательно относиться к просьбам сотрудников о внесении таких записей и выполнять их в соответствии с установленными образцами. Актуальные бланки и формы приказов всегда можно найти в правовых системах или на официальных ресурсах, посвященных кадровому делопроизводству.

Помните, что с 2020 года для работников, впервые приступающих к работе, трудовые книжки в бумажном виде не заводятся, и все сведения ведутся исключительно в электронном формате. Однако для тех, кто уже имеет бумажные книжки, правила их заполнения остаются актуальными.