Ведение трудовых книжек — это строго регламентированный процесс, требующий от кадровых специалистов максимальной внимательности. Особые вопросы часто возникают при оформлении внутреннего совместительства, когда сотрудник выполняет дополнительную работу в той же организации, где находится его основное место работы. Самое главное помнить, что правила внесения записей в этом случае имеют свои уникальные особенности, игнорирование которых может привести к юридическим ошибкам.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись о внутреннем совместительстве, нужно ли вообще вносить её в трудовую книжку и какие документы для этого требуются;
Нужно ли вносить запись о внутреннем совместительстве?
Это первый и самый важный вопрос. Согласно действующему законодательству РФ (в частности, ст. 66 Трудового кодекса РФ), запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится только по желанию работника.
Здесь кроется ключевой момент: если работник не изъявил желания вносить такую запись, работодатель не имеет права делать это самостоятельно. Однако, если сотрудник обратился с такой просьбой, организация обязана внести соответствующие данные.
Кто вносит запись?
Очень важно помнить следующее правило: запись о совместительстве (как внешнем, так и внутреннем) вносит основной работодатель. Поскольку в случае внутреннего совместительства основной работодатель и работодатель по совместительству, это одна и та же организация, то и запись вносит тот же отдел кадров, который ведет основную трудовую книжку сотрудника.
Порядок внесения записи при внутреннем совместительстве
Процесс оформления состоит из нескольких обязательных этапов. Нарушение последовательности может сделать запись недействительной.
- Заявление работника. Все начинается с письменного заявления сотрудника с просьбой внести запись о работе по совместительству в его трудовую книжку.
- Издание приказа. На основании заявления издается приказ (распоряжение) о приеме на работу по совместительству или о возложении дополнительных обязанностей (в зависимости от оформления).
- Оформление записи. Специалист по кадрам вносит запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.
Особенности формулировки
При внутреннем совместительстве запись имеет свою специфику. В отличие от внешнего совместительства, где нужно указывать название организации-совместителя, здесь название организации повторять не нужно, так как она уже указана в заголовке раздела или в предыдущих записях.
Примерная структура записи:
- В графе 3 (сведения о приеме на работу) указывается: «Принят на должность [название должности] по совместительству в [название отдела/структурного подразделения]».
- В графе 4 указываются реквизиты приказа о приеме на работу по совместительству.
Важно: Если внутреннее совместительство оформлено как расширение зон обслуживания или увеличение объема работ (ст. 60.2 ТК РФ), то отдельный приказ о приеме на работу по совместительству может не издаваться, а условия прописываются в дополнительном соглашении. В этом случае запись в трудовую книжку вносится на основании дополнительного соглашения, но только если это именно совместительство (отдельный трудовой договор). Если же это просто доплата за расширение зон без оформления отдельного договора совместительства, то запись в трудовую книжку не вносится.
Документальное основание
Для корректного внесения записи необходимо наличие следующих документов:
- Отдельный трудовой договор о работе по совместительству (даже если работодатель один, договор должен быть отдельным от основного).
- Приказ о приеме на работу по совместительству.
- Заявление работника о внесении записи.
Без трудового договора, даже при наличии заявления, оформлять запись рискованно, так как юридически отношения совместительства должны быть закреплены именно договором;
Увольнение с должности совместителя
Когда действие договора о внутреннем совместительстве прекращается (сотрудник уволился с дополнительной должности), в трудовую книжку также необходимо внести запись об увольнении, но только в том случае, если ранее была внесена запись о приеме.
Формулировка будет следующей:
«Уволен с должности [название должности] по совместительству [причина увольнения, например, по собственному желанию]».
В графе 4 указываются реквизиты приказа об увольнении с должности совместителя.
Частые ошибки кадровиков
Анализируя практику, можно выделить несколько типичных ошибок, которых следует избегать:
- Внесение записи без заявления работника. Это нарушение права сотрудника.
- Отсутствие отдельного трудового договора. Работа по внутреннему совместительству без отдельного договора часто переквалифицируется судами в основную работу или работу в режиме сверхурочных, что влечет за собой штрафы.
- Некорректная формулировка. Указание «переведен» вместо «принят по совместительству». Внутреннее совместительство — это новая должность, а не перевод.
- Запись о доплате. Нельзя вносить записи о размере оплаты труда или факте доплаты в трудовую книжку.
Запись в трудовой книжке о внутреннем совместительстве — это право работника, а не обязанность работодателя, однако при наличии такого желания сотрудника, организация должна строго соблюсти процедуру оформления. Необходимо наличие отдельного трудового договора, приказа и заявления. Правильное ведение документации защитит обе стороны трудовых отношений от возможных споров и претензий со стороны контролирующих органов.
Помните: аккуратность в записях и соблюдение хронологии — залог юридической чистоты кадрового делопроизводства.