Ведение трудовых книжек — это один из самых ответственных процессов в работе кадровой службы. Ошибки в записях могут привести к проблемам при подсчете стажа для пенсии, а также к штрафам со стороны контролирующих органов. В 2026 году правила оформления документов остаются строгими, однако важно учитывать переходный период и особенности электронных трудовых книжек.

Ниже приведена подробная инструкция о том, как правильно внести запись о приеме на работу, какие сроки соблюдать и на какие нормативные акты опираться.

Когда необходимо заводить и заполнять трудовую книжку

Согласно действующему законодательству (ст. 66 ТК РФ и Порядок № 320н), работодатель обязан завести трудовую книжку и внести в нее первую запись, если работник принят на работу на срок более пяти дней.

• Если сотрудник работает 5 дней и менее, запись можно не вносить (хотя трудовой договор заключается в любом случае).
• Запись вносится на шестой рабочий день, когда становится очевидно, что намерения сотрудника трудоустроиться серьезны, и он продолжает работу.

Важно: Не торопитесь вносить запись в первый же день. Дождитесь истечения пятидневного срока, чтобы избежать лишних исправлений в случае, если работник не пройдет испытание или решит уйти в первые дни.

Сроки внесения записи и подачи отчетности

В 2026 году процесс заполнения регулируется не только бумажным документооборотом, но и обязательной цифровой отчетностью.

Бумажная трудовая книжка

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Дата записи должна соответствовать дате издания приказа о приеме на работу. Однако сам факт внесения записи в бланк происходит в день фактического начала работы (или на 6-й день, как указано выше), но не позднее окончания недели со дня приема, если следовать общей практике, хотя закон требует вести книжку в присутствии владельца при выдаче.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Для электронных трудовых книжек действуют более жесткие временные рамки. Информацию о приеме сотрудника необходимо отправить в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1.

• Срок подачи: не позже рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.
• Это означает, что если приказ датирован понедельником, отчет должен быть отправлен во вторник.

Алгоритм заполнения раздела «Сведения о работе»

Запись вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета (если ведется бумажный вариант вручную) или печатается через принтер в соответствии с требованиями к бланкам строгой отчетности.

Запись состоит из четырех граф:

1. Графа 1 (№ п/п): Порядковый номер записи. Нумерация ведется сплошная по всей трудовой книжке.
2. Графа 2 (Дата): Дата приема на работу. Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Эта дата должна совпадать с датой, указанной в приказе о приеме.
3. Графа 3 (Сведения о работе): Здесь указывается полное и сокращенное наименование работодателя (если оно не указано в заголовке раздела), должность, специальность, профессия с указанием квалификации, а также структурное подразделение (если это условие прописано в трудовом договоре).
   
   Пример: Принят в отдел продаж на должность менеджера.
4. Графа 4 (Основание): Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись. Обычно это приказ (распоряжение) о приеме на работу.
   
   Пример: Приказ от № 45-к.

Особенности ситуаций

Если трудовая книжка не была оформлена вовремя

Если по каким-то причинам запись о приеме не была сделана своевременно, внести её «задним числом» просто так нельзя. Бланки трудовых книжек регистрируются в журнале учета, и на ьном листе стоит дата заполнения.

В такой ситуации запись вносится в особом порядке:

• Указывается текущая дата внесения записи.
• В графе 3 делается уточнение: «Запись о приеме на работу [должность] от [дата приема] произведена на основании [документ]».
• Необходимо документально обосновать причину запоздалого внесения (служебная записка, акт).

Первый прием на работу

Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку; С 2020 года для впервые устраивающихся на работу граждан ведутся только электронные трудовые книжки. Бумажный вариант им не заводится, если они сами об этом не попрошут (в переходных случаях) или если речь идет о специфических ситуациях, но по умолчанию приоритет отдается ЭТК.

Частые ошибки при заполнении

Чтобы избежать проблем с пенсионным стажем сотрудника, избегайте следующих ошибок:

• Сокращения: Нельзя использовать аббревиатуры (например, «пр.» вместо «приказ», «гл.» вместо «главный»). Все слова должны быть написаны полностью.
• Несоответствие дат: Дата в графе 2 должна строго соответствовать дате в приказе, а не дате фактического заполнения книжки (если они отличаются).
• Отсутствие подписи: Запись должна быть заверена подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется), а также подписью самого работника.
• Исправления: В записях о приеме на работу запрещено делать зачеркивания. Если допущена ошибка, она исправляется путем внесения новой записи с указанием, что предыдущая является недействительной.

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу — это фундамент для безупречной кадровой истории сотрудника. В 2026 году важно синхронизировать действия по ведению бумажного документа (для тех, кто сохранил эту форму) и своевременную подачу отчета ЕФС-1 в электронном виде. Помните: точность дат, полное наименование должностей и отсутствие сокращений — главные правила успешного кадровика.