Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий всю информацию о трудовой деятельности работников․ Правильное ведение, учет и хранение трудовых книжек регулируется рядом нормативных актов, которые необходимо соблюдать при оформлении кадровых документов․
Общие положения
Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР от 20 июня 1974 г․ № 162 установлено, что:
- Трудовая книжка является основным документом, характеризующим трудовую деятельность рабочих и служащих․
- Она оформляется для всех работников, проработавших более 5 дней, включая сезонных, временных и внештатных сотрудников, если они подлежат государственному социальному страхованию․
- Трудовые книжки ведутся на всех предприятиях, учреждениях и организациях, независимо от их формы собственности и отрасли․
Советы Министров союзных республик обеспечивают снабжение предприятиям трудовыми книжками и вкладышами, подавая заявки в Министерство финансов СССР․
Порядок ведения и хранения
Книга учёта движения трудовых книжек
Книга учёта (журнал) ведётся кадровой службой или специализированным подразделением, ответственным за приём и увольнение персонала․ В неё вносятся сведения о:
- приёме трудовых книжек от работников при поступлении на работу;
- выдаче новых книжек и вкладышей с указанием серии и номера;
- получении дубликатов при утере или повреждении оригинала․
Все записи пронумеровываются, прошиваются и заверяются подписью руководителя организации, а также печатью (если она есть)․
Приходно‑расходная книга
Бухгалтерия ведёт отдельную приходно‑расходную книгу, в которой фиксируются операции по получению и расходу бланков трудовых книжек и вкладышей․ В записи обязательно указываются:
- серия и номер каждого бланка;
- дата получения/выдачи;
- причина расхода (например, утеря, повреждение, выдача новому сотруднику)․
Выдача, дублирование и замена
При необходимости выдачи копии или дубликата трудовых книжек необходимо:
- откопировать все страницы документа;
- на каждой копии поставить надпись «Верно» или «Копия верна»;
- завердить копию подписью руководителя и печатью организации․
Дубликат выдаётся в случаях:
- утраты оригинального документа;
- его повреждения;
- передачи сотрудника в другое подразделение или организацию․
Заявки на изготовление
Для получения новых экземпляров трудовых книжек организации направляют заявки в советы Министров союзных республик, которые обеспечивают их изготовление и поставку․ Процедура включает:
- подготовку заявки с указанием количества необходимых книжек;
- передачу заявки в Министерство финансов СССР;
- получение готовой продукции и её распределение по предприятиям․
Электронные трудовые книжки
С 1 января 2021 г․ в России планируется переход на электронные трудовые книжки․ Эта мера направлена на упрощение учёта, ускорение выдачи и повышение безопасности хранения данных․ При переходе на электронный формат необходимо:
- обеспечить защиту персональных данных в соответствии с требованиями ФЗ‑152;
- интегрировать электронные системы с текущими кадровыми процессами;
- проводить обучение персонала работе с новой платформой․
Практические рекомендации для бухгалтеров и кадровых специалистов
Для корректного ведения трудовых книжек рекомендуется соблюдать следующие правила:
- Регулярно проверяйте заполненность книги учёта и приходно‑расходной книги․
- Сохраняйте все оригиналы и копии в архиве организации в течение установленного срока (не менее 5 лет после увольнения сотрудника)․
- Контролируйте соблюдение сроков выдачи дубликатов и замены повреждённых книжек․
- Вести журнал подписания приём‑передачи при передаче книжек между подразделениями․
- Обновляйте информацию о новых нормативных актах, касающихся трудовых книжек, и вносите изменения в внутренние регламенты․
Трудовая книжка – неотъемлемый элемент кадрового документооборота․ Правильное оформление, учёт и хранение этой формы документа позволяют:
- полностью документировать трудовую деятельность каждого сотрудника;
- обеспечить юридическую защиту организации при проверках Государственной инспекции труда;
- упростить процессы приёма, перевода и увольнения работников;
- подготовиться к переходу на электронные формы учёта․
Соблюдение установленных норм и рекомендаций гарантирует прозрачность кадровых отношений и снижает риск ошибок в бухгалтерском и юридическом учёте․