Ведение учета бланков трудовых книжек и их вкладышей является обязательной частью строгой отчетности работодателя. В статье рассматриваются цели, содержание, порядок заполнения и сдачи отчета, а также практические рекомендации по его оформлению.

Что такое бланк отчета об использовании бланков трудовых книжек?

Бланк отчета — это документ, в котором фиксируется количество бланков и вкладышей, выданных сотрудникам, а также суммы, полученные за их оформление. Он представляет собой часть книги учета бланков строгой отчетности (БСО) и подлежит сдаче в бухгалтерию ежемесячно.

Зачем нужен такой отчет?

• Контроль за движением бланков и вкладышей.
• Обеспечение прозрачности финансовых потоков, связанных с выдачей и оформлением трудовых книжек.
• Соблюдение требований законодательства о строгой отчетности.
• Упрощение работы бухгалтерии и налоговых органов.

Законодательная база

В соответствии с нормативно‑правовыми актами РФ (Свод законов РФ, КонсультантПлюс, «Моё дело»), работодатели обязаны вести книгу учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и сдавать отчеты о наличии и использовании бланков.

Кому и как сдавать отчет

Лицо, ответственное за ведение приходно‑расходной книги учета трудовых книжек, обязано:

1. Ежемесячно представлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков и вкладышей.
2. Включать в отчет суммы, взысканные за выданные и оформленные бланки, с подтверждающими документами (приходными ордерами).
3. Сохранять копии отчета в течение установленного срока (обычно 5 лет).

Содержание бланка отчета

Бланк обычно содержит следующие разделы:

• Наименование организации и реквизиты.
• Период отчета (месяц/год).
• Сведения о бланках:
  • Серия и номер бланка.
  • Дата выдачи.
  • Сотрудник, которому выдан.
• Сведения о вкладышах:
  • Номер вкладыша.
  • Дата размещения.
  • Сотрудник.
• Финансовые показатели:
  • Общая сумма, полученная за оформление;
  • Сумма, удержанная за поврежденные/испортленные бланки.
• Приложения:
  • Приходные ордера кассы.
  • Копии выписок из книги учета.

Пример заполнения бланка

Ниже приведён пример заполнения бланка отчета. Текст можно скопировать в Word или PDF, а затем заполнить вручную или с помощью шаблона.

Бланк отчета об использовании бланков трудовых книжек

Организация: ООО «Ромашка»
Период отчета: 01.2026 – 


 

 
№
 
Серия бланка
 
Номер бланка
 
Дата выдачи
 
Сотрудник
 
Сумма (руб.)
 
 

 
1
 
AB
 
123456
 
 
Иванов И.И.
 
500
 
 

 
2
 
AB
 
123457
 
 
Петров П;П.
 
500
 
 

 
1000
 


Сумма, удержанная за поврежденные бланки: 0 руб.

Приходные ордера:

 
О-001/01/2026 – 500 руб.
 
О-002/01/2026 – 500 руб.


Подпись ответственного лица: ____________________
Дата составления: 

Практические рекомендации

• Регулярность: Сдавайте отчет не позже 10‑го числа каждого месяца.
• Точность: Внимательно проверяйте номера бланков и суммы, чтобы избежать ошибок в бухгалтерии.
• Архивирование: Храните копии отчета и приложений в электронном виде (PDF) и в бумажном архиве минимум 5 лет.
• Автоматизация: При наличии ERP‑системы можно настроить автоматический экспорт данных в формат отчета.
• Контроль за повреждениями: Ведите отдельный журнал поврежденных бланков, чтобы корректно удерживать суммы.

Где скачать готовые формы?

Существует несколько ресурсов, где можно бесплатно скачать шаблоны бланков и отчётов:

• Моё дело – книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (редакция 1 от ).
• КонсультантПлюс – подборка нормативных актов и образцов форм.
• Сайт КонсультантПлюс – доступ к официальным шаблонам.

Бланк отчета об использовании бланков трудовых книжек – это важный инструмент контроля и прозрачности работы с документами строгой отчетности. Соблюдение требований по его заполнению и сдаче позволяет избежать штрафов, упростить взаимодействие с бухгалтерией и налоговыми органами, а также обеспечивает надёжный учёт кадровых ресурсов компании.

Не забывайте регулярно обновлять шаблоны в соответствии с последними изменениями законодательства, а также вести полный комплект документации для аудита и контроля.