Ведение учёта номеров трудовых книжек – обязательный процесс для любого работодателя, который оформляет трудоустройство граждан РФ. Правильное оформление и хранение соответствующих регистров позволяют избежать штрафов, упростить контроль со стороны инспекций и обеспечить прозрачность кадровых документов.
Что именно требуется вести?
Согласно Приказу Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н, работодатель обязан вести:
- Книгу учёта движения трудовых книжек;
- Книгу по учету бланков трудовых книжек;
- Журнал учёта перемещения трудовых книжек внутри организации.
Все эти документы оформляются на бумажном носителе; Электронные формы допускаются только в случае, если они соответствуют требованиям законодательства и могут быть легко распечатаны.
Как правильно оформить книгу учёта движения трудовых книжек?
В книгу вносятся сведения о каждом сотруднике, получающем трудовые книжки или их замену. Включаются такие данные:
- ФИО сотрудника;
- Номер первой (или текущей) трудовой книжки;
- Дата выдачи первой книжки;
- Номер и дата выдачи последующих книжек (при замене, потере, краже и т.п.);
- Причина замены (утрата, повреждение, переход в новую организацию и др.).
Каждая запись должна быть подписана уполномоченным представителем организации и заверена печатью (если она имеется).
Наказание за нарушения при проверке
Если в ходе проверки органов трудовой инспекции или прокуратуры выявятся нарушения в учёте трудовых книжек, возможны следующие санкции:
- Штраф для организации: от 30 000 до 100 000 рублей (в зависимости от тяжести нарушения).
- Штраф для руководителя: от 5 000 до 30 000 рублей.
- В случае выявления систематических нарушений – приостановка деятельности организации или привлечение к уголовной ответственности в случае умышленного искажения данных.
Важно помнить, что отсутствие или несоответствие записей в книге учёта движения трудовых книжек может стать причиной привлечения к административной ответственности как со стороны инспекции, так и прокуратуры.
Как вести книгу учёта бланков трудовых книжек?
Эта книга фиксирует количество и тип бланков, которые были получены от государственного органа (например, из Пенсионного фонда) или изготовлены в организации. В ней указываются:
- Серийный номер бланка;
- Дата выдачи;
- Кому выдан (ФИО сотрудника);
- Примечание о возврате или утере.
Ведение такой книги помогает контролировать расход бланков и предотвратить их несанкционированное использование.
Практические рекомендации для работодателей
Для того чтобы избежать проблем при проверках, рекомендуется:
- Регулярно проверять актуальность данных в книгах и журналах.
- Сохранять все оригинальные документы в архиве в течение установленного срока (не менее 5 лет).
- Обучать персонал, ответственного за кадровые документы, правилам оформления.
- В случае потери или кражи трудовых книжек сразу оформлять соответствующую запись и выдавать новый бланк.
- При переходе сотрудника в новую организацию обновлять сведения в книге учёта движения.
Ведение учёта номеров трудовых книжек – важный элемент кадрового сопровождения, требующий внимательного подхода и соблюдения установленных норм. Правильное оформление книг и журналов позволяет не только соблюсти требования трудового законодательства, но и минимизировать риск штрафов и иных санкций при проверках со стороны контролирующих органов.
Если у вас возникнут сомнения в правильности оформления, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или в консультационный отдел Минтруда.