Ведение учета трудовых книжек – обязательная функция кадровой службы, регламентированная Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Минтруда. Правильное оформление и хранение этих документов напрямую влияет на соблюдение законодательства, а также на удобство работы с персоналом в ходе проверок и внутренних аудитов. В данной статье подробно рассматривается, как включить учет трудовых книжек в номенклатуру дел, какие журналы необходимо вести и какие сроки хранения установлены.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 66.1 (право на получение сведений о трудовой деятельности).
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н – «О порядке ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении».
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда от № 69) – пункты 39, 40, регламентирующие формы журналов учета.
• Инструкция по делопроизводству (утв. Приказом Минкультуры России от № 558) – определяет понятие номенклатуры дел и порядок её формирования.

Согласно указанным нормативным актам, работодатель обязан вести два основных регистра:

1. Книга (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
2. Книга (журнал) учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Эти журналы являются обязательными кадровыми документами и должны быть включены в номенклатуру дел отдела кадров (или аналогичного структурного подразделения).

Что такое номенклатура дел?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел (документов), которые формируются в организации в течение календарного года, с указанием:

• тематической принадлежности;
• вида документа;
• срока хранения.

Номенклатура утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом) и служит основой для:

• формирования дел;
• организации их хранения;
• определения сроков уничтожения или передачи в архив.

В кадровой службе номенклатура обычно включает такие разделы, как личные дела сотрудников, приказы о приеме и увольнении, табели учета рабочего времени, а также журналы учета трудовых книжек.

Журналы учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Этот журнал фиксирует все операции с трудовыми книжками сотрудников:

• создание (выдача) новой трудовой книжки;
• получение трудовой книжки от сотрудника (например, при переводе в другое подразделение);
• отправление трудовой книжки в другое учреждение (при переводе, увольнении);
• возврат трудовой книжки сотруднику после хранения;
• выдача дубликата трудовой книжки.

Каждая запись содержит:

• дата операции;
• номер трудовой книжки (серия и номер);
• ФИО сотрудника;
• вид операции (приход, расход, передача и т.д.);
• подпись ответственного лица и его расшифровка;
• примечание (основание – приказ, заявление и т.п.).

Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них

В этом журнале отражается движение печатных бланков (самой трудовой книжки и вкладыша к ней):

• получение бланков от поставщика или из центрального хранилища;
• расход бланков при оформлении новых трудовых книжек;
• возврат неиспользованных бланков;
• списание испорченных или утраченных бланков.

Записи включают:

• дата операции;
• наименование и реквизиты бланка (серия, номер, количество);
• вид операции (приход, расход, списание);
• подпись ответственного сотрудника;
• основание (накладная, акт списания и т.д.).

Оба журнала ведутся на бумажном носителе (в соответствии с письмом Минтруда от ). Электронные формы допускаются только как вспомогательные, но основной учет должен быть оформлен в печатном виде.

Включение журналов в номенклатуру дел

Для того чтобы журналы учета трудовых книжек имели статус обязательных кадровых документов, их необходимо внести в номенклатуру дел отдела кадров. Примерная структура записи в номенклатуре выглядит так:

Код раздела Индекс дела Наименование дела Срок хранения
-----------------------------------------------------------------------------------------------
КД-01 01-01 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним 75 лет

КД-01 01-02 Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них 75 лет

Пояснения:

• Код раздела – условное обозначение подразделения (например, КД‑01 – отдел кадров);
• Индекс дела – формируется согласно принятой в организации системе нумерации.
• Срок хранения – установлен нормативными актами: трудовые книжки и журналы их учета хранятся 75 лет (ст. 695‑в ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и соответствующие пункты Приказа Минтруда № 320н).

Важно: если организация ведет несколько журналов за год (например, одна книга заполняется до конца, затем начинается новая), каждая из них считается отдельным делом и получает собственный индекс, но срок хранения остается одинаковым.

Практические рекомендации по ведению и хранению

Организация работы с журналами

• Назначить ответственного сотрудника (обычно – специалист по кадрам или секретарь отдела кадров).
• Обеспечить доступ к журналам только уполномоченным лицам (журналы хранятся в закрытом шкафу или сейфе).
• Периодически (не реже одного раза в квартал) проводить сверку фактического наличия бланков и трудовых книжек с данными журналов.

Оформление записей

• Записи делаются черными или синими чернилами, без пробелов и исправлений. При необходимости исправления – зачеркивается неправильная запись, сверху пишется правильная, ставится подпись и дата исправления.
• Каждая страница журнала нумеруется, а в конце года подшивается в дело и сдается на хранение.

Хранение и архивирование

• После завершения календарного года журнал сдается в архив организации (или в государственный архив, если предусмотрено внутренними нормативными актами).
• Срок хранения – 75 лет с даты последней записи в журнале.
• По истечении срока хранения журналы подлежат уничтожению по акту, утвержденному руководителем организации.

Особенности электронных трудовых книжек

Если сотрудник устраивается на работу с электронной трудовой книжкой, информация о этом не отражается в бумажных журналах учета движения трудовых книжек (п. 39 Приказа Минтруда № 320н). Однако работодатель все равно обязан вести учет бланков бумажных трудовых книжек, если такие бланки используются в организации.

Пример заполнения строки журнала учета движения трудовых книжек

Аналогичным образом заполняеться журнал учета бланков: указывается количество полученных/израсходованных бланков, их серия и номер, основание (накладная, акт списания).

Учет трудовых книжек – неотъемлемая часть кадрового документооборота. Правильное ведение журналов учета движения трудовых книжек и бланков, а также их включение в номенклатуру дел обеспечивает:

• соответствие требованиям трудового законодательства;
• прозрачность и прослеживаемость операций с трудовыми книжками;
• удобство при проведении внутренних и внешних проверок;
• сохранность важных кадровых документов на протяжении установленного срока (75 лет).

Следуя приведенным рекомендациям и нормативным актам, организация сможет избежать штрафов и замечаний со стороны инспекций труда, а также обеспечит надежную систему хранения и учета одного из самых значимых документов в жизни каждого работника – трудовой книжки.

Статья подготовлена на основе информации, актуальной на май 2026 года.