Ведение учёта трудовых книжек – обязательная часть кадровой и бухгалтерской деятельности любой организации, где работа является основной занятостью сотрудников. Современные юридические сервисы, такие как Консультант Плюс, позволяют автоматизировать процесс, получить актуальные формы и избежать штрафов за нарушение Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 66.1: работодатель обязан вести трудовые книжки каждого работника, для которого работа является основной.
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – утверждён форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек (рег. в Минюсте  № 63748).
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (п. 39‑40 Порядка) – регламентирует журнал учёта бланков и вкладышей.
• Постановление Госкомстата РФ от  № 1 – утверждены формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты.

Нарушение этих требований влечёт административную ответственность (Роструд) и может стать основанием для налоговых проверок, так как расходы на покупку трудовых книжек учитываются при расчёте налога на прибыль.

Какие документы необходимо вести

1. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма, доступная в Консультант Плюс, образец от ).
2. Бланки трудовых книжек и вкладыши в них – хранятся у работодателя как документы строгой отчётности.
3. Регистрационные документы в бухгалтерском учёте:
   • Счёт‑фактура (СФ) при покупке бланков.
   • Регистрация операции в книге продаж (при передаче работнику по той же стоимости).

Как получить формы в Консультант Плюс

Для доступа к актуальным образцам необходимо:

• Перейти на сайт Консультант Плюс.
• Зарегистрировать пробный доступ (бесплатно на 2 дня). При регистрации укажите «учёт трудовых книжек» в качестве интересующей тематики.
• В поисковой строке ввести запрос: форма книги учета движения трудовых книжек или приказ Минтруда 320н.
• Открыть документ Приложение N 1 к приказу Минтруда № 320н – в нём размещён образец журнала.

После получения образца его можно скачать в формате .docx и адаптировать под нужды организации.

Пошаговая инструкция по ведению учёта в организации

Шаг 1. Приём на работу

1. Получить бланк трудовой книжки (или вкладыш) из журнала учёта.
2. Заполнить в книжке сведения о работнике (ФИО, дата рождения, должность, дата приёма).
3. Внести запись в журнал:
   • Дата приёма
   • ФИО работника
   • Номер бланка/вкладыша
   • Подпись ответственного лица
4. Отразить в бухгалтерском учёте:

   Дт 08 «Вложения в основные средства» – Кт 60 «Расчёты с поставщиками» (стоимость бланка)
    

Шаг 2. Перевод, изменение данных, выдача вкладыша

1. При переводе на другую постоянную работу вносится запись в ту же книжку.
2. Если требуется выдать отдельный вкладыш (например, при смене фамилии), в журнал фиксируется:
   • Дата выдачи вкладыша
   • Номер вкладыша
   • Причина (смена ФИО, исправление ошибок и т.п.)
3. Бухгалтерия отражает перемещение как внутреннюю операцию без изменения стоимости.

Шаг 3. Увольнение и возврат книжки

1. Внести запись о дате увольнения, основании прекращения трудового договора и о возврате книжки.
2. Если книжка возвращена в неповреждённом виде – она может быть использована повторно (при условии соблюдения требований Порядка).
3. Если книжка испорчена – оформить её списание:

   Дт 91 «Прочие расходы» – Кт 08 «Вложения в основные средства» (стоимость списанной книжки)
    

Шаг 4. Хранение и контроль

• Все бланки и вкладыши хранятся в закрытом шкафу, доступ к которому имеет только уполномоченный сотрудник.
• Периодически (не реже одного раза в полугодие) проводить инвентаризацию и сверять данные журнала с фактическим наличием книг.
• Отсутствие журнала учёта может стать основанием для привлечения к административной ответственности (Роструд).

Как оформить бухгалтерские проводки в Консультант Плюс

Консультант Плюс предоставляет готовый «Готовый ответ» – «Как учреждению учитывать трудовые книжки и вкладыши в них (2026)». В нём указаны типовые проводки:

Все проводки можно скопировать из готового решения в Консультант Плюс и адаптировать под план счетов вашей организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли опломбировать журнал учёта?

Нет. По Порядку ведения и хранения трудовых книжек требование опломбировать журнал не предусмотрено.

Можно ли использовать электронные трудовые книжки?

Электронные трудовые книжки (ЭТК) находятся в стадии внедрения. На момент 2026 г. большинство работодателей используют бумажные формы, однако закон допускает их использование при наличии соответствующего программного обеспечения и согласования с Росстатом.

Как оформить выдачу книжки в виде подарка (например, при приёме на работу в рамках программы «Трудовая книжка – подарок»)?

Операция считается безвозмездной. В бухгалтерском учёте отражаеться как прочие доходы (Дт 91 – Кт 99 «Прибыль и убытки»), а в журнале указывается причина выдачи.

Что делать, если книжка потеряна работником?

Работник обязан в течение 3 рабочих дней сообщить об утрате. Работодатель оформляет акт утраты, в журнале фиксирует факт и в бухгалтерии списывает стоимость книжки (см. пункт 5, строка 3).

Практический пример заполнения журнала

• Регулярно обновляйте формы – используйте бесплатный пробный доступ к Консультант Плюс, чтобы получать актуальные версии приказов и образцов.
• Ведите журнал без пропусков – отсутствие записей может привести к штрафам.
• Отражайте операции в бухгалтерском учёте – это уменьшит налоговую базу и упростит проверку.
• Контролируйте состояние книжек – периодическая инвентаризация снижает риск потери и упрощает списание испорченных экземпляров.

Соблюдая указанные правила и используя возможности Консультант Плюс, вы сможете вести учёт трудовых книжек эффективно, без риска административных санкций и с оптимизацией налоговых расходов.

Дата публикации:  г. 20:10:31 (по серверному времени). Информация актуальна на момент написания и основана на официальных источниках: Приказ Минтруда РФ № 320н, Трудовой кодекс РФ, Постановление Госкомстата РФ № 1 от и справочных материалах Консультант Плюс (2026).