Ведение учёта трудовых книжек – обязательный процесс для любого государственного и муниципального учреждения. В 2026 году требования к оформлению‚ хранению и списанию бланков трудовых книжек регулируются рядом нормативных актов‚ среди которых Порядок 320н‚ Приказ Минфина РФ от № 117н и другие документы. В статье подробно рассматриваются все аспекты учёта‚ начиная с получения бланков и заканчивая их уничтожением.
Нормативная база
Для казенных учреждений действует несколько ключевых документов:
- Порядок 320н‚ утверждённый Приказом Минтруда России от .
- Приказ Минфина РФ от № 117н – «Порядок учёта и хранения трудовых книжек в бюджетных учреждениях».
- Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от № 69 – форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
Все эти акты требуют‚ чтобы:
- Бланки трудовых книжек считались документами строгой отчётности.
- Книга учёта была пронумерована‚ прошнурована‚ заверена подписью руководителя и скреплена сургучной печатью или опломбирована.
- Велась запись о приёме‚ выдаче и списании бланков.
Получение и оформление бланков
В казенном учреждении бланки трудовых книжек и их вкладыши приобретаются в соответствии с бюджетным учётом:
- Расходы на закупку бланков отражаются по подстатье 349 КОСГУ «Приобретение бланков строгой отчётности».
- Хранение копий/корешек бланков должно осуществляться в течение 5 лет.
После получения партия бланков необходимо:
- Пронумеровать их последовательно.
- Прошить (прошнуровать) каждую книжку.
- Завердить оформление подписью руководителя и печатью организации.
Ведение книги учёта
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей имеет строго утверждённую форму (Приложение N 3). В ней фиксируются такие сведения:
- Номер записи.
- Дата приёма на работу.
- Фамилия‚ имя‚ отчество работника.
- Номер и серия бланка.
- Сведения о выдаче‚ возврате и списании.
Книга оформляется в двух экземплярах: один хранится в отделе кадров‚ второй – в архиве. Оба экземпляра подписываются руководителем и скрепятся печатью.
Пример оформления записи
Н/п | Дата приёма | ФИО работника | № бланка | Серия | Примечание ----|------------|----------------|----------|-------|----------- 1 | | Иванов Иван | 001 | А | Выдан 2 | | Петров Петр | 002 | А | Выдан
Хранение и архивирование
По требованиям Порядка 320н:
- Бланки хранятся в специальном кабинете или архиве‚ доступном только ответственному лицу.
- Книга учёта и отдельные бланки должны быть защищены от потери и повреждения (например‚ опломбированы).
- При списании (например‚ при утрате или испорчении) в журнале фиксируется дата‚ причина и решение руководителя.
Списанные бланки подлежат уничтожению в соответствии с внутренними нормативными актами учреждения‚ но их копии сохраняются минимум 5 лет.
Особенности учёта в 2026 году
В 2026 году в казенных учреждениях продолжается переход к электронному документообороту‚ однако:
- Бумажные бланки трудовых книжек остаются обязательными для оформления новых сотрудников.
- Электронные записи могут вестись только как дополнение к бумажному журналу‚ но не заменяют его полностью.
- При переходе на электронный формат необходимо сохранить все бумажные экземпляры в архиве до окончания установленного срока хранения.
Практические рекомендации для кадровиков
Чтобы избежать ошибок и штрафов‚ рекомендуется:
- Регулярно проверять наличие всех бланков в учёте (не реже одного раза в квартал).
- Вести журнал выдачи/получения бланков в электронном виде‚ но не забывать о подписи и печати в бумажном варианте;
- Обучать персонал правилам оформления и хранения‚ особенно новых сотрудников.
- Своевременно обновлять форму книги учёта при изменении нормативных актов.
Учёт бланков трудовых книжек в казенном учреждении – это процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных требований и внимательного подхода к документообороту. Правильное оформление‚ пронумерация‚ подписание и хранение книг учёта позволяют обеспечить прозрачность работы кадрового отдела‚ избежать потерь и упростить процесс аудита. При следовании рекомендациям и использованию утверждённой формы (Приложение N 3) казенные учреждения смогут эффективно управлять своими трудовыми ресурсами уже в 2026 году.