Трудовая книжка – один из ключевых документов в системе трудовых отношений․ Она фиксирует стаж‚ квалификацию‚ места работы и другие сведения‚ которые важны как для работодателя‚ так и для самого сотрудника․ С 1 января 2020 г․ в России действует Федеральный закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ а с 1 сентября 2021 г․ вступили в силу новые правила ведения журнала учета трудовых книжек‚ утверждённые приказом Минтруда № 320н от г․ В этой статье мы разберём‚ как правильно вести учёт трудовых книжек‚ какие документы нужны‚ как перейти на электронный формат и какие нюансы важно учитывать․
Правовые основы ведения трудовых книжек
- Федеральный закон от 1 января 2020 г․ – вводит электронные трудовые книжки․ В соответствии с ним все сведения о работнике формируются работодателем в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР)․
- Приказ Минтруда № 320н от 19 июня 2021 г․ – утверждает форму‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек и журнала учета движения трудовых книжек․ Приказ актуален до сих пор․
- С 1 сентября 2021 г․ порядок ведения журнала учета трудовых книжек изменён․ В журнале теперь обязательно присутствуют титульный лист и дополнительные графы для электронного заполнения․
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г․ № 69 (приложение N 3) содержит форму книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей․
Кому необходимо вести учёт трудовых книжек?
Ответственность за ведение учёта трудовых книжек возлагается на кадровый отдел (или на специально назначенного сотрудника)․ В обязанности кадровика входит:
- Выдача и заполнение бумажных трудовых книжек и вкладышей․
- Ведение журнала учета движения трудовых книжек․
- Перевод записей из бумажной книжки в электронный формат при переходе на ЭТК․
- Хранение оригиналов и копий в соответствии с требованиями законодательства․
Формы и шаблоны учёта
Для удобства работы с трудовыми книжками можно использовать готовые бланки:
- Бланк журнала учета движения трудовых книжек – скачиваемый в формате Excel․ Важно добавить твердую обложку из картона для сохранности․
- Титульный лист – обязательный элемент журнала․ На нём фиксируются данные о компании‚ период учёта и контактные данные․
- Вкладки – отдельные страницы для каждого сотрудника‚ где фиксируются даты приема‚ увольнения‚ перевода и другие изменения․
Образцы заполнения можно скачать с официальных сайтов‚ например‚ Системы Кадры или из портала Минтруда․
Пошаговый процесс ведения учёта
Приём на работу
- Сотрудник получает бланк трудовой книжки (или электронный вариант)․
- Выполняется запись: дата приема‚ должность‚ отдел‚ оклад․
- Запись фиксируется в журнале учёта движения трудовых книжек (графы 1–5)․
Увольнение или перевод
- Заполняются графы 12 и 13: дата увольнения‚ причина‚ новая должность․
- В случае перехода на электронный формат – ставится прочерк в графе 11․
- Сохраняется копия записи в электронном виде и отправляется в ПФР․
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
- Собираем все бумажные записи сотрудника․
- Переносим данные в электронную систему (переход через портал ПФР)․
- Убедитесь‚ что все записи корректны: даты‚ должности‚ оклады․
- После подтверждения в ПФР‚ бумажная книжка может быть закрыта (если компания полностью перешла на ЭТК)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли покупать новые трудовые книжки 2024 года? – Нет‚ если у вас уже есть действующие бланки‚ они остаются в силе․ Новые бланки можно использовать при необходимости‚ но старые можно продолжать использовать․
- Как хранить журнал учёта? – Хранить в течение 5 лет после окончания работы сотрудника․ Журнал должен быть защищён от повреждений и храниться в безопасном месте․
- Можно ли использовать электронный формат для всех сотрудников? – Да‚ с 1 января 2020 г․ компания может полностью перейти на ЭТК․ При этом бумажные записи остаются резервом․
- Что делать с ошибками в записи? – В бумажной книжке можно исправить ошибку‚ но в ЭТК необходимо внести корректировку через систему ПФР․
Практические рекомендации
- Регулярно обновляйте журнал учёта: минимум раз в месяц․
- Проводите обучение кадровиков по работе с электронными системами․
- Проверяйте‚ чтобы все даты в журнале совпадали с реальными событиями․
- Сохраняйте резервные копии электронных данных в облаке․
- При переходе на ЭТК обязательно уведомляйте сотрудников о новых процедурах․
Ведение учёта трудовых книжек – это не просто формальность‚ а важный элемент кадрового управления․ Соблюдение нормативных требований‚ правильное заполнение и хранение документов обеспечит юридическую защиту компании и сотрудников․ Переход на электронные трудовые книжки ускорит процессы‚ снизит бумажный документооборот и упростит доступ к данным․ Следуйте рекомендациям‚ используйте готовые шаблоны и регулярно обновляйте свои знания о законодательстве․
Если у вас остались вопросы‚ не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадрам или в региональный отдел Минтруда․