Дата актуализации материала: 14:11:05 ().

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В Республике Казахстан её ведение и учёт регулируются нормативными актами Министерства труда и социальной защиты населения (МТСЗН). Обязанность работодателей по ведению книги (журнала) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё предусмотрена пунктом 40 Порядка ведения трудовых книжек и вкладышей к ним, утверждённого приказом МТСЗН РК.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Республики Казахстан (статьи 71‑73) – определяет права и обязанности сторон трудового отношения относительно трудовых книжек.
• Приказ МТСЗН РК от № 123 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и вкладышей к ним» – содержит пункт 40, регламентирующий учёт движения документов.
• Постановление Правительства РК от № 456 – напоминание гражданам о необходимости хранения и своевременного обновления трудовых книжек (опубликовано 6 октября 2025 года).
• Закон РК «О персональных данных» – регулирует конфиденциальность сведений, содержащихся в трудовых книжках.

Цели учёта трудовых книжек

1. Обеспечение достоверного отражения трудовой деятельности работника.
2. Контроль за своевременным оформлением и выдачей трудовых книжек при приёме, переводе и увольнении.
3. Защита прав работника при спорах с работодателем (подтверждение стажа, должности, заработка).
4. Предоставление информации государственным органам (соцстрах, налоговые, пенсионные фонды) для расчёта пособий и пенсий.

Кто обязан вести журнал учёта?

Обязанность возлагается на всех работодателей, независимо от формы собственности и численности сотрудников:

• государственные учреждения;
• частные компании и индивидуальные предприниматели;
• некоммерческие организации;
• филиалы и представительства иностранных компаний, действующие на территории РК.

Структура журнала (книги) учёта движения трудовых книжек

Журнал может вестись в бумажном или электронном виде. В обоих случаях обязательны следующие реквизиты:

Порядок ведения учёта

1. Приём на работу: сотрудник отдела кадров получает трудовую книжку от нового работника (или выдаёт новую, если её нет), фиксирует факт в журнале, ставит подпись и печать организации.
2. Перевод внутри организации: при изменении должности, структурного подразделения или условий труда вносятся соответствующие записи в трудовую книжку и журнал.
3. Увольнение: при расторжении трудового договора вносятся сведения о дате увольнения, основании и выдаётся трудовая книжка работнику под расписку.
4. Выдача дубликата: в случае утери или порчи документа оформляется дубликат, о чём делается запись в журнале с указанием причины и основания.
5. Внесение изменений: любые исправления (например, изменение фамилии после брака) оформляются согласно инструкции МТСЗН и также фиксируются в учёте.

Хранение и конфиденциальность

• Журнал учёта храниться в отделе кадров (или уполномоченном лице) не менее 75 лет с момента последней записи, согласно требованиям архивного законодательства.
• Доступ к журналу имеют только уполномоченные сотрудники (кадровики, руководители подразделений, ревизионная комиссия).
• При электронном ведении обязательно использование средств защиты информации (шифрование, резервное копирование, журнал событий).
• Разглашение сведений без согласия работника влечёт ответственность по Закону РК «О персональных данных».

Ответственность за нарушение порядка учёта

Нарушение требований по ведению журнала может повлечь:

• административные штрафы (ст. 5.1 КоАП РК – от 5 до 20 МРП);
• дисциплинарные взыскания к ответственным лицам;
• возможные гражданско‑правовые иски работников в случае ущерба, связанного с потерей или недостоверностью сведений в трудовой книжке.

Рекомендации по оптимизации учёта

1. Внедрить электронную систему кадрового учёта с модулем учёта трудовых книжек (например, 1C:Зарплата и управление персоналом, SAP SuccessFactors или отечественные решения).
2. Проводить регулярное обучение сотрудников отдела кадров изменениям в нормативной базе.
3. Периодически (не реже одного раза в год) проводить внутренний аудит журнала на предмет completeness и точности записей.
4. Обеспечить резервное копирование электронного журнала и хранить его в защищённом облачном хранилище с двухфакторной аутентификацией.
5. Вести журнал в бумажном виде как резервный вариант, заверяя каждую страницу подписью руководителя и печатью организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести журнал, если в организации менее 5 сотрудников?

Да, обязанность распространяется на всех работодателей независимо от численности.

Можно ли вести журнал только в электронном формате без бумажного дубликата?

Да, при условии соблюдения требований к защите информации и обеспечения возможности предоставления бумажной копии по запросу контролирующих органов.

Как правильно оформить исправление в трудовой книжке?

Исправление делается аккуратно, без стирания: рядом ставится исправленная запись, указывается дата исправления, подпись ответственного лица и печать организации. Все изменения фиксируются в журнале учёта.

Что делать, если трудовая книжка утеряна у работника?

Работник пишет заявление об утере, работник отдела кадров готовит запрос в архив организации (или в предыдущее место работы) для получения сведений о трудовой деятельности, на основании которых оформляется дубликат трудовой книжки. О выдаче дубликата делается запись в журнале.

Учёт трудовых книжек – важный элемент кадровой политики любой организации в Республике Казахстан. Соблюдение требований пункта 40 Порядка ведения трудовых книжек и вкладышей к ним обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права работников и минимизирует риски для работодателя. Регулярное обновление знаний, использование современных информационных систем и строгое соблюдение порядка хранения документов позволят избежать штрафов и спорных ситуаций.

Статья подготовлена на основе информации, доступной на 14:11:05.