С 1 января 2021 года в России введён обязательный порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК). Новые сотрудники, а также те, кто уже имеет бумажную трудовую книжку, могут перевести её в электронный формат. Возникает естественный вопрос: может ли работник, уже оформивший ЭТК, вернуться к традиционной бумажной версии? В статье разберём правовую основу, порядок действий, ограничения и практические рекомендации.

Правовая база

• Федеральный закон от № 112‑ФЗ «О системе обязательного пенсионного страхования» (в части, касающейся учёта трудового стажа).
• Постановление Правительства РФ от № 1152 «Об электронных трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России от № 438н – регламентирует порядок перевода данных из бумажной ТК в электронную и обратно.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – определяет, что трудовая книжка является документом строгой отчётности, а её форма (бумажная или электронная) определяется по согласованию сторон.

Согласно пункту 3 Постановления № 1152, одновременное применение электронного и бумажного вариантов допускается, если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. Это значит, что возможность «вернуться» существует, но требует выполнения определённой процедуры.

Когда работник может запросить бумажную трудовую книжку?

1. Отсутствие заявления об отказе от бумажной ТК. Если работник никогда не отказывался от бумажного варианта, он имеет право потребовать её выдачу.
2. Наличие уважительных причин. К ним относятся:
   • Трудоустройство в организации, не использующей ЭТК (малый бизнес, некоторые муниципальные структуры).
   • Неудобство работы с электронными сервисами (отсутствие доступа к Интернету, технические ограничения).
   • Необходимость предъявления ТК в бумажном виде в государственных органах, где пока не принимают ЭТК.
3. Смена работодателя, который не работает с ЭТК. Если новый работодатель не имеет доступа к системе «Электронная трудовая книжка», он обязан оформить бумажную ТК.

Порядок возврата к бумажному варианту

Процедура регулируется Приказом Минтруда № 438н и выглядит следующим образом:

Шаг 1. Подача письменного заявления

• Работник в свободной форме (можно использовать шаблон) пишет заявление «О выдаче бумажной трудовой книжки».
• В заявлении указываются ФИО, СНИЛС, дата рождения, текущий номер ЭТК и причина запроса.
• Заявление подписывается работником и передаётся в отдел кадров.

Шаг 2; Рассмотрение заявления работодателем

• Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 5 рабочих дней.
• Если у работодателя есть техническая возможность вывести данные из ЭТК, он делает это в системе «Электронная трудовая книжка».
• В случае отказа работодатель обязан предоставить письменный ответ с указанием причин (например, отсутствие доступа к системе).

Шаг 3. Формирование бумажной ТК в ПФР

• Отдел кадров отправляет запрос в Пенсионный фонд России (ПФР) через портал «Госуслуги» или через специализированную программу.
• ПФР формирует бумажную копию ТК, в которой отражаются все записи из ЭТК.
• Срок выдачи обычно составляет 10–15 рабочих дней, но может быть продлён при необходимости уточнения данных.

Шаг 4. Получение и подписание ТК

• Работник получает бумажную ТК, проверяет правильность записей.
• Подписывает ТК в присутствии представителя работодателя (если требуется).
• Работодатель вносит отметку о том, что ТК выдана в бумажном виде, и закрывает электронный вариант (при желании).

Ограничения и случаи, когда возврат невозможен

• Подписание заявления об отказе от бумажной ТК. Если работник ранее подписал документ, в котором явно отказывается от бумажного варианта, вернуть её нельзя без согласия работодателя.
• Отсутствие технической возможности у работодателя. Малый бизнес, не подключённый к системе ПФР, может не иметь доступа к данным ЭТК. В таком случае работник может потребовать только электронный вариант.
• Наличие ограничений, наложенных коллективным договором. В некоторых организациях коллективный договор может предусматривать обязательное использование только ЭТК.
• Случаи, когда ЭТК ещё не полностью заполнена. Если в ЭТК отсутствуют записи о последних местах работы, работодатель может потребовать их дополнить в электронном виде, а затем уже оформить бумажную копию.

Плюсы и минусы обоих форм

Практические рекомендации для работника

• Сохраняйте копию заявления. При подаче заявления о выдаче бумажной ТК делайте фото или скан.
• Проверяйте записи в ЭТК. До подачи заявления убедитесь, что все сведения актуальны – исправления в электронном виде проще.
• Уточняйте сроки у работодателя. Попросите конкретный график: когда будет отправлен запрос в ПФР и когда вы сможете получить ТК.
• Не подписывайте отказ без необходимости. Если вы не уверены, что захотите вернуться к бумажной форме, откажитесь от заявления об отказе.
• Обратитесь в ПФР при затягивании процесса. Если работодатель не исполняет свои обязательства в установленный срок, вы имеете право написать жалобу в ПФР или в Трудовую инспекцию.

Да, работник, который уже перешёл на электронную трудовую книжку, может вернуться к бумажному варианту, но только при соблюдении установленного законодательством порядка. Ключевыми условиями являются отсутствие заявления об отказе от бумажной ТК, подача письменного запроса и участие работодателя в формировании бумажной копии через ПФР. При правильном оформлении процесс занимает от двух до трёх недель и гарантирует, что все сведения о трудовом стаже будут сохранены в обеих формах.

Таким образом, переход на электронный формат не лишает работника права иметь традиционную бумажную трудовую книжку – важно знать свои права и действовать в соответствии с установленными процедурами.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ по состоянию на 23 мая 2026 года.