Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Однако не всегда требуется оригинал этого документа. В таких случаях оформляются различные виды копий трудовой книжки, каждый из которых имеет свои особенности и юридическую силу. В этой статье мы подробно рассмотрим все существующие виды копий, требования к их оформлению и заверению, а также случаи, когда они могут потребоваться.
Почему важно знать виды копий трудовой книжки?
Знание различных видов копий трудовой книжки помогает:
- Правильно оформить документ в зависимости от его назначения
- Избежать ошибок при заверении, которые могут привести к отказу в приеме документа
- Сэкономить время при подготовке документов для различных инстанций
- Защитить свои права как работника или работодателя
Важно! С 1 июля 2018 года при заверении копии трудовой книжки необходимо указывать место хранения оригинального бланка. Это требование введено для повышения контроля за обращением с трудовыми книжками.
Основные виды копий трудовой книжки
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем
Это наиболее распространенный вид копии, который оформляется по письменному запросу работника. Такая копия имеет юридическую силу и может использоваться для различных целей.
Когда может потребоваться заверенная копия:
- Для оформления пенсии
- При устройстве на новую работу (если оригинал не требуется)
- Для получения кредита или ипотеки
- При оформлении загранпаспорта
- Для предоставления в органы социального обеспечения
Выписка из трудовой книжки
Это не полная копия, а выдержка из трудовой книжки, содержащая только необходимую информацию. Выписка отличается от копии тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а только его часть.
Примеры выписок:
- Сведения о последнем месте работы
- Общий трудовой стаж
- Сведения о награждениях и поощрениях
- Информация о повышениях в должности
Электронная копия трудовой книжки
Современное понятие, которое используется в бытовом обиходе. В законодательстве такого термина нет, но под ним понимают электронную версию бумажной копии, которая может быть получена через портал Госуслуги.
Важно понимать, что электронная копия — это не электронная трудовая книжка (которая существует в рамках новой системы учета трудовых книжек с 2020 года), а именно электронная версия бумажного документа.
Копия для внутреннего пользования
Этот вид копии оформляется для использования внутри организации и не предназначен для предоставления третьим лицам. Требования к оформлению такой копии могут быть менее строгими.
Копия для внешних пользователей
Оформляеться для предоставления в государственные органы, банки, страховые компании и другие внешние организации. Требует строгого соблюдения всех норм оформления и заверения.
Требования к оформлению и заверению копий трудовой книжки
Общие требования (ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Что должно быть указано при заверении копии:
- Отметка «Верно» — проставляется в начале документа
- Место хранения оригинала — указывается, где хранится оригинальная трудовая книжка (например: «Оригинал хранится в отделе кадров ООО ‘Пример'»)
- Данные ответственного лица — ФИО, должность сотрудника, ответственного за ведение кадровых документов
- Дата заверения, указывается дата, когда была изготовлена копия
- Подпись ответственного лица — заверяется личной подписью с расшифровкой
- Печать организации, если организация использует печати, они проставляются
Требования к содержанию копии
- Копия должна полностью воспроизводить текст оригинала без искажений
- Все записи, включая исправления и помарки, должны быть четко видны
- Не допускается пропуск страниц или записей
- Если копия делается не на весь документ, это должно быть специально оговорено
Ошибки, которые часто допускают при заверении:
- Отсутствие отметки «Верно»
- Не указание места хранения оригинала (с 2018 года)
- Отсутствие подписи ответственного лица
- Не указание даты заверения
- Использование копировальной бумаги вместо сканирования и распечатки
Процедура получения копии трудовой книжки
Для работника
Порядок действий:
- Написать письменное заявление на имя работодателя с просьбой выдать копию трудовой книжки
- Указать в заявлении цель получения копии (например: «для оформления пенсии», «для предоставления в банк»)
- Указать вид копии (полная копия или выписка)
- Подать заявление работодателю
- Получить копию в течение 3 рабочих дней (согласно ст. 62 ТК РФ)
Если работник не увольняется, работодатель не обязан выдавать оригинал трудовой книжки. В этом случае он может выдать либо копию, либо выписку.
Для работодателя
Порядок оформления копии:
- Проверить наличие письменного заявления от работника
- Убедиться, что цель получения копии обоснована
- Изготовить копию с соблюдением всех требований
- Заверить копию с указанием всех необходимых реквизитов
- Проставить отметку о месте хранения оригинала
- Подписать и поставить печать (при наличии)
- Выдать копию работнику под подпись
Срок действия копии трудовой книжки
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, действует до тех пор, пока:
- Не истечет срок ее предъявления в соответствующую инстанцию
- Не будет получена новая копия с более актуальной информацией
- Не будет предъявлен оригинал трудовой книжки
Обычно копии действительны в течение 3-6 месяцев с момента выдачи, но этот срок может варьироваться в зависимости от требований организации, принимающей документ.
Образцы и шаблоны оформления
Образец заявления на выдачу копии
Образец:
Директору ООО «Пример»
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Петра Петровича
Заявление
Прошу выдать мне копию трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд РФ при оформлении пенсии.
Петров /П.П. Петров/
Образец оформления заверенной копии
ВЕРНО
Оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Пример»
Копия трудовой книжки Петрова Петра Петровича
Страница 1
Фамилия, имя, отчество: Петров Петр Петрович
Дата рождения:
Образование: высшее
Страница 2
— : ООО «Пример», должность: менеджер
— по настоящее время: ООО «Пример», должность: старший менеджер
Заверил: Смирнова Анна Владимировна — начальник отдела кадров
Подпись: ___________________
Часто задаваемые вопросы
Можно ли получить копию трудовой книжки без заявления?
Нет, согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать копию трудовой книжки только по письменному заявлению работника.
Можно ли заверить копию трудовой книжки у нотариуса?
Да, вы можете заверить копию у нотариуса, но это не обязательно. Достаточно заверения работодателя, если копия оформлена по всем правилам.
Сколько времени действительна копия трудовой книжки?
Срок действия зависит от требований организации, принимающей документ. Обычно это 3-6 месяцев, но может быть и меньше.
Можно ли сделать копию трудовой книжки через Госуслуги?
Да, вы можете получить электронную версию копии через портал Госуслуги, но это будет не заверенная копия, а выписка из электронной трудовой книжки.
Понимание различных видов копий трудовой книжки и правил их оформления помогает избежать ошибок и сэкономить время при подготовке документов. Помните, что:
- Копия должна быть заверена с указанием всех необходимых реквизитов
- Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя до увольнения работника
- Для получения копии необходимо письменное заявление работника
- С 2018 года при заверении необходимо указывать место хранения оригинала
- Выписка из трудовой книжки может быть достаточна для некоторых целей
Важно! Всегда уточняйте требования организации, принимающей копию трудовой книжки, так как они могут отличаться от стандартных.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно оформить и получить копию трудовой книжки для любых целей.