Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника.
Вкладка (вкладыш) — дополнительный лист, который прикрепляется к оригиналу, если в книжке закончилось место или она потерялась.
В 2026 г. правила оформления вкладыша не изменились, но важно знать, как правильно его восстановить и какие сроки действуют.
Что такое вкладыш и когда он нужен?
- Вкладка используется, когда в трудовой книжке закончилось место для записей.
- Если работник потерял оригинал, ему необходимо получить дубликат (вкладыш).
- Если сотрудник перешёл на электронную трудовую книжку, вернуть бумажный вариант он не сможет.
Кому необходимо обратиться?
Вкладку выдаёт работодатель. Если работник потерял книжку, он обязан непременно заявить об этом работодателю по месту последней работы.
Сроки выдачи дубликата
Согласно Правилам трудового учёта 2026 г., работодатель обязан выдать дубликат (вкладыш) не позднее 15 дней со дня подачи заявления работником.
Как правильно оформить заявление о восстановлении вкладыша
- Составьте заявление в свободной форме, указав:
- ФИО работника;
- Дата и место последней работы;
- Причину запроса (потеря/уничтожение/повреждение);
- Сведения о предыдущем месте работы (если применимо).
- Подпишите заявление и приложите копию паспорта.
- Подайте заявление в отдел кадров или в службу кадрового делопроизводства работодателя.
Формы и бланки для заполнения вкладыша
- Бланк журнала учета трудовых книжек – официальный документ, который используется для заполнения вкладыша.
Скачать бланк - Инструкция по заполнению вкладыша – подробный гайд, опубликованный Рострудом.
Роструд – Онлайн инспекция - Образец вкладыша 2026 г. – пример заполнения, который можно использовать в качестве шаблона.
Скачать образец
Как правильно заполнить вкладку
Вкладка заполняется аналогично трудовой книжке. Важно соблюдать порядок:
- На ьном листе вкладыша укажите:
- ФИО работника;
- Серия и номер трудовой книжки;
- Дата выдачи вкладыша.
- Заполните все периодические записи в соответствии с фактическими датами трудовой деятельности.
- На странице, где указана серия и номер, разместите штамп работодателя и подпись.
- Вкладку прижмите к оригиналу с помощью клея или скрепки, чтобы она не сместилась.
Что делать, если работодатель не выдал вкладку в срок?
- Обратитесь в рабочий инспектор (Роструд) с заявлением о нарушении сроков.
- Согласно Постановлению Правительства РФ 2026 г., работодатель может быть привлечён к ответственности за несоблюдение сроков выдачи.
- В случае отказа работодателя, работник может обратиться в суд с иском о восстановлении трудового стажа.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли восстановить вкладку, если я работал в разных компаниях?
- Да, каждый работодатель обязан выдать вкладку за период работы в его компании. Если работник работал в нескольких местах, он получает несколько вкладок.
- Нужен ли мне нотариальный заверка вкладыша?
- Нотариальное заверка не требуется, но вкладка должна быть подписана и иметь штамп работодателя.
- Какой формат бумаги должен быть использован для вкладыша?
- Используйте официальную бумагу, рекомендованную работодателем (обычно плотность 80 г/м²).
Полезные ресурсы и сервисы
- Российский налоговый курьер – сервис с инструкциями по бухгалтерским изменениям 2026 г.
- Онлайн инспекция Роструда – официальные разъяснения и нормативные акты.
- Дистанционные курсы по кадровому делу – обучение по вопросам трудовой книжки.
Вкладка трудовой книжки – важный документ, который позволяет сохранить историю трудовой деятельности. В 2026 г. правила оформления остаются прежними, но важно соблюдать сроки и требования к заполнению. Если вы потеряли трудовую книжку, действуйте быстро: подайте заявление, получите дубликат в течение 15 дней и убедитесь, что вкладка правильно заполнена и подписана.
Для более подробной информации обращайтесь к официальным сайтам Роструда и налоговых органов, а также к образцам документов, которые можно скачать по ссылкам выше.