Вкладка в трудовую книжку – это дополнительный документ, который вшивается в книгу, когда в одном из разделов (Сведения о работе или Сведения о награждении) заканчиваются свободные страницы. Вкладка является неотъемлемой частью трудовой книжки и ведётся в том же порядке, что и основной документ.
Что такое вкладыш и зачем он нужен
- Вкладка – это отдельный бланк, который вшивается в трудовую книжку.
- Используется, когда в одном из разделов книги заканчиваются свободные страницы.
- Вкладка содержит те же разделы, что и основная книга: сведения о работе, сведения о награждении, сведения о переименовании, сведения о переводе и т.д.
- Вкладка имеет свой собственный ьный лист, на котором указывается серия и номер вкладыша.
Когда необходимо оформить вкладыш
- Заполнены все страницы одного из разделов (Сведения о работе или Сведения о награждении).
- Нужно внести новую запись, но в основной документ уже нет свободных мест.
- При смене фамилии работника, если запись о переименовании попадает в уже заполненный раздел.
- При ошибке размещения записи в неверном разделе – в таком случае вшивается вкладка и корректируется запись.
Новый бланк вкладки, действующий с 2023 г. по 1 сентября 2027 г., содержит 12 страниц для раздела «Сведения о работе» и 5 страниц для раздела «Сведения о награждении» (прилагается к приказу Минтруда № 320н).
Порядок оформления вкладыша
ьный лист вкладыша
ьный лист оформляется аналогично ьному листу основной трудовой книжки:
- ФИО работника (полностью).
- Должность и образование.
- Дата заведения вкладыша – фактическая дата оформления.
- Штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
Пример штампа:
Штамп о выдаче вкладыша
«Выдан вкладыш № 12, серия А»
Заполнение записей в вкладыше
Записи в вкладыше ведутся в том же порядке, что и в основной книге:
- Номер записи – продолжение порядкового номера последней записи в основной книге.
- Дата начала работы, дата окончания работы (если применимо).
- Должность, место работы, условия труда.
- Сведения о переименовании, переводе, увольнении и т.д.
Если запись о работе попала в неверный раздел, вшивайте вкладку и перенесите запись в нужный раздел, оставив в оригинальном месте отметку «Перенесено».
Нумерация записей
Нумерация в вкладыше должна продолжать номера из основной книги. Например, если последняя запись в основной книге – № 45, то первая запись в вкладке будет № 46.
Штамп о выдаче вкладыша
На ьном листе вкладыша ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указанием серии и номера. Штамп должен быть сделан в момент выдачи вкладыша работодателем.
Как вшить вкладку в трудовую книжку
- Подготовьте вкладку, убедившись, что она заполнена полностью.
- Положите вкладку в книгу так, чтобы она была видна, но не повредила основной документ.
- Проверьте, что вкладка закреплена в месте, где заканчиваются страницы раздела.
- Сохраните книгу в безопасном месте (квартира, офис, архив).
Образцы и шаблоны
Скачать готовые шаблоны вкладки можно в формате Word и PDF:
- Шаблон вкладки 2026 г.
- Образец трудовой книжки 2026 г.
- Штамп о выдаче вкладыша
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный штамп – убедитесь, что штамп содержит «Выдан вкладыш» и правильную серию/номер.
- Неправильная нумерация – всегда продолжайте номера из основной книги.
- Запись о работе в неверном разделе – перенесите запись и отметьте «Перенесено».
- Не вшивание вкладки – убедитесь, что вкладка находится в книге и видна.
- Отсутствие ьного листа – обязательно заполните ьный лист вкладыша.
Переход на электронные трудовые книжки
С 2023 г. в России действует переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако многие работодатели и работники продолжают использовать бумажные версии. При переходе на ЭТК:
- Электронная трудовая книжка хранится в системе «Электронная кадровая система».
- Записи о работе, переименовании, переводе и увольнении вносятся автоматически через портал работодателя.
- Вкладки в бумажной версии не нужны, но при необходимости можно сохранить копию для архивных целей.
Ссылки и ресурсы
- Приказ Минтруда № 320н (2023‑2027)
- Образец трудовой книжки 2026 г. (Moё дело)
- Образец штампа о выдаче вкладыша
- Официальный сайт Минтруда РФ
Если у вас возникли вопросы по заполнению вкладыша, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или в местный отдел занятости. Для получения копии трудовой книжки можно подать заявление в отдел кадров или в органы исполнительной власти по трудовым вопросам.