Вкладка в трудовую книжку (вкладыш) – это официальный документ, который фиксирует дополнительные сведения о трудовом месте сотрудника. Его выдача регулируется Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда. Для получения вкладыша сотрудник обязан подать заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку. Ниже – подробный разбор всех аспектов оформления и подачи такого заявления.
Когда требуется вкладыш в трудовой книжке?
- Завершение действия первого вкладыша (отсутствие свободных строк для новых записей).
- Потеря или повреждение существующего вкладыша.
- Необходимость внесения сведений о дополнительном трудоустройстве (второй рабочий день, совмещение, временная занятость).
Кто может оформить вкладыш?
Вкладыш может быть выдан:
- Организации, имеющей штамп (или печать) с надписью «Выдан вкладыш» и указанием серии и номера.
- Сотруднику, если в организации отсутствует штамп – запись делается от руки, но обязательно с указанием серии и номера.
Что должно содержать заявление?
Заявление оформляется в свободной форме, но обычно включает следующие элементы:
- Шапка – название организации, реквизиты (ИНН, ОГРН, адрес).
- ФИО сотрудника полностью (фамилия, имя, отчество).
- Номер и серия трудовой книжки (если известны).
- Основание выдачи – указание причины (завершение первого вкладыша, потеря и т.д.).
- Сведения о штампе – просьба поставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- Подпись сотрудника и дата.
Где подавать заявление?
Заявление обычно подаётся в администрацию или кадровый отдел организации. В случае отдельных территориальных органов (например, в г. Минске) могут потребоваться отдельные отделения:
- Администрация Первомайского района г. Минска – отдел по развитию предпринимательства (206, 2‑й этаж).
- Администрация Ленинского района г. Минска – отдел кадров.
- Любой отдел кадров, если речь идёт о частной организации.
Как оформить штамп на вкладыше?
Согласно разъяснениям государственных органов, на ьном листе трудовой книжки необходимо проставить штамп с надписью «Выдан вкладыш». В штампе указываются:
- Серия вкладыша.
- Номер вкладыша.
Если штампа нет, запись делается от руки, но обязательно указываются серия и номер.
Пример заполненного заявления
Заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку ИНН организации: 1234567890 ОГРН: 1234567890123 Адрес: 123456, г. Минск, ул. Примерная, д. 1 ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович № трудовой книжки: 0012345 Серия: 2023 Основание выдачи: закончился первый вкладыш, требуется запись о втором трудоустройстве. Прошу поставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера, а также оформить соответствующую запись в трудовой книжке. Подпись: ______________________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить вкладыш без штампа? – Да, но тогда в штампе указываются серия и номер, а запись делается от руки.
- Сколько времени занимает выдача вкладыша? – Обычно 1–3 рабочих дня после подачи заявления, в зависимости от загруженности кадрового отдела.
- Можно ли получить вкладыш в другой организации? – Да, если у сотрудника есть основание (например, совмещение или второе место работы). Требуется заявление от текущей организации и согласие новой.
- Что делать, если в книжке нет места для записи? – Нужно оформить новый вкладыш и вписать его на ьном листе первого вкладыша, как указано в Приказе Минтруда от № 320н.
Подача заявления на получение вкладыша трудовой книжки – обязательный шаг при необходимости дополнить или заменить существующую запись о трудовом месте. Правильное оформление заявления и корректное использование штампа позволяют избежать ошибок в кадровой документации и обеспечить соответствие требованиям законодательства.
Если у вас возникнут сомнения по оформлению заявления, рекомендуется обратиться в кадровый отдел или в консультационный центр (например, КонсультантПлюс) для получения образцов и разъяснений.