Вкладка (вкладыш) трудовой книжки — это дополнительная часть, которая добавляется к основной книге, когда в ней заканчивается место для новых записей. Вкладка оформляется и ведётся в том же порядке, что и сама трудовая книжка, но имеет свои особенности. Ниже приведены подробные сведения о том, когда и как выдавать вкладыш, как его правильно заполнить и вшить, а также какие требования к оформлению предъявляются законодательством.
Когда требуется выдача вкладыша
- Если в трудовой книжке закончились страницы раздела «Сведения о работе» (обычно 12 разворотов).
- Если в разделе «Сведения о награждениях» закончились страницы (обычно 5 разворотов).
- Если в любой другой части книги нет места для новых записей.
В таком случае работодатель обязан оформить вкладыш и вшить его в конец трудовой книжки. Если вкладыш не вшивается, он считается недействительным.
Правовые основы
Ключевыми нормативными актами, регулирующими порядок оформления вкладышей, являются:
- Приказ Минтруда России от № 320н (приложение 2, раздел VI).
- Трудовой кодекс РФ (ст. 61, 62).
- Постановление Правительства РФ от (апелляционное решение Свердловского областного суда № 33‑13653/2023).
Все требования, применяемые к трудовой книжке, распространяются и на вкладыш. Это значит, что в вкладышах должны соблюдаться те же правила оформления, вшивания, хранения и передачи.
Как оформить вкладыш
Подготовка
- Проверьте, действительно ли в книге закончились страницы нужного раздела.
- Определите, какой тип вкладыша нужен: «Сведения о работе» (12 разворотов) или «Сведения о награждениях» (5 разворотов).
Заполнение ьного листа вкладыша
- На ьном листе указывается фактическая дата заполнения, а не дата заведения трудовой книжки.
- Внесите актуальные данные сотрудника: фамилию, имя, отчество, дату рождения, гражданство, уровень образования, место работы, должность, дату начала работы.
- Укажите, что это вкладка к трудовой книжке № … (серия и номер).
Заполнение страниц вкладыша
Заполняйте страницы в том же порядке, что и в основной книге. Вкладка «Сведения о работе» содержит сведения о трудовых отношениях, а вкладка «Сведения о награждениях» — о наградах и премиях.
Оформление штампов
- На каждой странице вкладыша ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш».
- Указывается серия и номер вкладыша.
- Если в книге уже есть запись об увольнении, признанная недействительной, оформляется дубликат трудовой книжки, а не отдельная вкладка.
Вшивание вкладыша
- После заполнения всех страниц вкладыша вшивается в конец трудовой книжки.
- Вшивание производится в том же порядке, что и в основной книге: сначала вставляется ьный лист, затем остальные страницы.
- Проверяйте, чтобы вкладка была закреплена без повреждений и не смещалась.
Особенности оформления
- Вкладка должна быть оформлена только к трудовой книжке; отдельная вкладка без книги недействительна.
- Запись о втором и последующем вкладыше должна быть внесена на ьный лист основной трудовой книжки.
- Если в книге закончились все страницы, но в разделе «Сведения о работе» ещё есть свободные места, можно вшить вкладку только к этому разделу.
- Вкладка не является обязательной, если в книге ещё есть свободные страницы. Однако при отсутствии места она обязана быть оформлена.
Что делать, если вкладка оформлена неверно
Если вкладка вшита неправильно (например, без штампа «Выдан вкладыш» или с неверной датой), она считается недействительной. В таком случае работодатель обязан:
- Снять неверную вкладку и оформить новую с правильными данными.
- Если ошибка привела к недостоверности трудовой книжки, в некоторых случаях требуется выдача дубликата трудовой книжки.
Практический пример оформления вкладыша
Предположим, что у сотрудника Иванова И.И. закончились страницы раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке № 1234/567. Работодатель оформляет вкладку следующим образом:
- Заполняет ьный лист вкладыша с датой 23 05 2026, указывая актуальные данные Иванова;
- Заполняет 12 разворотов с новыми сведениями о работе (дата начала, должность, место работы).
- На каждой странице ставит штамп «Выдан вкладыш» с серией 567 и номером 1.
- Вшивает вкладку в конец трудовой книжки, проверяя, что она закреплена без повреждений.
- На ьном листе основной книги добавляет запись о вшивании вкладыша.
Выдача и вшивание вкладыша трудовой книжки — это важный этап в ведении кадрового учёта. Соблюдение всех требований законодательства и правильное оформление вкладки гарантируют достоверность трудовой книжки и защиту прав работника. Следуйте приведённым рекомендациям, и вы избежите ошибок, которые могут привести к необходимости выдачи дубликата трудовой книжки.