Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на переход на электронные трудовые книжки с 2021 года, в определённых ситуациях работодатели продолжают использовать бумажные варианты и, соответственно, вкладыши к трудовой книжке. Ниже представлен подробный гайд по оформлению и заполнению вкладыша, включая нормативную базу, структуру документа, практический пример и типичные ошибки.

Когда требуется вкладыш в трудовую книжку?

• При первичном оформлении трудовой книжки, если у сотрудника нет предыдущей записи о работе.
• При изменении фамилии, имени, отчества (например, после замужества) – вкладыш служит подтверждением смены персональных данных;
• При восстановлении утерянной или испорченной трудовой книжки.
• При переводе на другую работу в рамках одного предприятия, если требуется фиксировать внутренние перемещения.
• При оформлении внешнего совместительства, когда основная трудовая книжка остаётся у основного работодателя, а совместитель получает отдельный вкладыш.

Важно помнить, что сам по себе вкладыш не является самостоятельным трудовым документом – он имеет силу только в комплексе с основной трудовой книжкой (или её электронным аналогом).

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, ст. 65.1).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности».
• Приказ Минтруда России от № 702н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (включает образец вкладыша).

Эти документы регламентируют обязательные реквизиты, порядок заполнения, хранение и выдачу вкладыша.

Структура вкладыша к трудовой книжке

Вкладыш представляет собой лист формата А4, сложенный пополам (или в виде отдельного листа), содержащий следующие блоки:

1. Шапка – реквизиты документа: «Вкладыш к трудовой книжке», серия и номер трудовой книжки, дата выдачи.
2. Личные данные работника – ФИО, дата рождения, место рождения, образование, профессия/специальность (по желанию).
3. Таблица с записями о трудовой деятельности – колонки: № п/п, дата приёма/увольнения/перевода, наименование организации, должность, основание (приказ, договор), подпись уполномоченного лица и печать организации.
4. Заключительная часть – подпись работника, дата подписи, подпись ответственного за ведение трудовых книжек (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.

Все записи должны производиться черными или синими чернилами, без исправлений. При необходимости исправления делаются через чертёж, с указанием «Исправлено верить» и подписью ответственного лица.

Образец заполнения вкладыша (табличный вид)

Ниже представлен пример заполнения вкладыша для сотрудника, принятого на работу 15 марта 2024 года в ООО «Ромашка» на позицию менеджера по продажах.

После последней записи внизу листа ставится подпись работника и дата:

Подпись работника: ______________________
Петров П;П.
Дата:

Подпись ответственного за ведение трудовых книжек и печать организации ставятся в соответствующем блоке «Подпись и печать» каждой строки.

Пошаговая инструкция по заполнению вкладыша

1. Подготовьте чистый лист формата А4, сложенный пополам (или готовый бланк вкладыша).
2. В шапке укажите: «Вкладыш к трудовой книжке», серию и номер основной трудовой книжки, дату выдачи вкладыша.
3. Заполните блок личных данных работника (ФИО, дата и место рождения, образование, профессия).
4. В таблице последовательно вносите записи о каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение, изменение данных и т.д.). Следите за правильностью дат, названий организаций и должностей.
5. Каждую запись завершайте подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации.
6. После последней записи поставьте подпись работника и дату.
7. Проверьте отсутствие исправлений, помарок и пустых строк. При необходимости сделайте аккуратное исправление согласно инструкции.
8. Сложите вкладыш и поместите его внутрь трудовой книжки (или храните отдельно, если книжка электронная, но требуется бумажное подтверждение).

Частые ошибки при заполнении вкладыша

• Отсутствие серии и номера трудовой книжки – делает вкладыш недействительным.
• Неправильные даты (например, дата приёма позже даты увольнения) – приводит к трудовым спорам.
• Исправления без указания «Исправлено верить» и подписи – такие записи могут быть признаны недействительными.
• Отсутствие печати организации – согласно Постановлению № 225, каждая запись должна быть заверена печатью.
• Использование карандаша или цветных чернил – не допускается, только чёрные или синие чернила.

При обнаружении ошибки рекомендуется сразу же внести исправление, оформив его согласно пункту 4.2 Постановления № 225.

Электронные трудовые книжки и вкладыш

С  года ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для большинства работодателей. Однако:

• Если у сотрудника нет доступа к личному кабинету на портале «Работа в России», он может запросить бумажный дубликат трудовой книжки, в который вкладыш будет вставляться.
• В случае необходимости подтверждения трудового стажа для внешних организаций (банки, посольства, суды) часто требуется бумажный вариант с вкладышем.
• Электронный вкладыш не существует – все изменения в электронной трудовой книжке фиксируются непосредственно в ЕГРЗТ (Едином государственном реестре трудовых книжек).

Таким образом, даже при predominance электронного формата знание правил заполнения бумажного вкладыша остаётся актуальным для кадровых специалистов и бухгалтеров.

Вкладыш к трудовой книжке – это важный элемент документооборота, позволяющий оформить и подтвердить ключевые этапы трудовой деятельности работника. Соблюдение нормативных требований, аккуратность заполнения и своевременное внесение изменений гарантируют legal силу документа и защищают интересы как сотрудника, так и работодателя.

Если у вас остались вопросы по оформлению вкладыша или вам нужен шаблон бланка для скачивания – обращайтесь к своему отделу кадров или скачайте официальный образец с сайта Минтруда России (раздел «Нормативные акты → Трудовая книжка»).

Статья подготовлена 23 мая 2026 года на основе актуального законодательства и практики кадрового учёта.