В современных условиях, когда трудовой стаж работников постоянно увеличивается, а записи в трудовой книжке заполняются на протяжении десятилетий, возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше к трудовой книжке. Этот документ является неотъемлемой частью трудовой книжки и имеет такую же юридическую силу. В этой статье мы подробно разберем, когда, как и кто должен выдавать вкладыш, какие действия необходимо предпринять работодателю, как правильно оформить запись и где хранить вкладыш.

Когда требуется выдача вкладыша?

Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации (ТК РФ), вкладыш к трудовой книжке выдается в следующих случаях:

• Заполнены все свободные поля в разделах трудовой книжки (например, разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»);
• Закончилась одна из частей трудовой книжки (например, на русском языке в книжке образца 1973 года, если она была выдана в союзной республике);
• Имеются другие обстоятельства, при которых нет возможности внести новые записи в основную трудовую книжку.

Важно! Трудовое законодательство не ограничивает количество вкладышей, которые могут быть выданы одному работнику. Если заполнен первый вкладыш — выдается второй, третий и т.д. Каждый из них оформляется отдельно и прикрепляется к основной трудовой книжке.

Кто обязан выдавать вкладыш?

Выдача вкладыша — обязанность работодателя. Ни в коем случае работнику нельзя требовать покупать вкладыш самостоятельно. Бланки вкладышей приобретаются работодателем за счет средств организации (или индивидуального предпринимателя) из утвержденных поставщиков, уполномоченных Министерством труда и социальной защиты РФ.

Законодательство четко запрещает перекладывать расходы на сотрудников. Если работодатель требует от работника оплатить вкладыш — это нарушение ст. 22 ТК РФ (обязанность работодателя обеспечивать условия труда и ведение трудовых книжек).

Как правильно оформить вкладыш?

Процедура оформления вкладыша строго регламентирована. Ниже — пошаговая инструкция:

1. Получение бланка вкладыша
   Работодатель заказывает чистый бланк вкладыша у уполномоченного поставщика (например, через Государственную типографию или аккредитованного дистрибьютора). Бланки имеют уникальную серию и номер, а также защитные элементы.
2. Заполнение вкладыша
   На ьном листе вкладыша вносятся следующие данные:
   • Фамилия, имя, отчество работника;
   • Дата рождения;
   • Серия и номер основной трудовой книжки;
   • Дата выдачи вкладыша;
   • Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации.
3. Вшивание вкладыша
   Вкладыш вшивается между последней страницей трудовой книжки и правой обложкой. Это обеспечивает его надежное крепление и предотвращает подмену или утрату. Не допускается приклеивание, скрепление скрепками или использование зажимов.
4. Оформление записи о выдаче вкладыша
   На ьном листе основной трудовой книжки (или на обратной стороне обложки) делается запись:

   «Выдан вкладыш к трудовой книжке»
   Серия: ___________
   Номер: ___________
   Дата выдачи: «___» ___________ 20___ г.

   Важно: Запись должна быть выполнена четко, разборчиво, без помарок. Используется только шариковая ручка с чернилами черного или синего цвета. Печать организации ставится рядом с записью.

5. Если выдается второй (третий и т.д.) вкладыш
   Запись о каждом новом вкладыше делается на ьном листе основной трудовой книжки, а не на предыдущих вкладышах. Пример:

   «Выдан вкладыш к трудовой книжке»
   Серия: АА 123456
   Номер: 789012
   Дата выдачи: г.

   «Выдан второй вкладыш к трудовой книжке»
   Серия: АА 789012
   Номер: 345678
   Дата выдачи: г.

Что делать, если нет штампа «Выдан вкладыш»?

Многие организации, особенно малые предприятия, не имеют специального штампа с надписью «Выдан вкладыш». В этом случае запись можно сделать от руки — это полностью соответствует разъяснениям Роструда (письмо от ).

Допускается ручная запись с указанием серии, номера и даты выдачи. Главное — чтобы запись была подписана ответственным лицом и заверена печатью организации (если она есть).

Вкладыш без трудовой книжки — недействителен

Одно из ключевых правил: вкладыш не имеет юридической силы без основной трудовой книжки. Он является лишь дополнением к ней. Поэтому при увольнении работника вкладыши всегда передаются вместе с трудовой книжкой.

Если трудовая книжка утеряна, восстановление включает в себя и все вкладыши. При этом вновь выданная трудовая книжка содержит все записи, включая данные о ранее выданных вкладышах.

Ошибки, которых следует избегать

• Требование от работника оплатить вкладыш — нарушение закона.
• Запись о вкладыше на самом вкладыше вместо основной трудовой книжки — ошибка.
• Использование карандаша, корректора или красного цвета — недопустимо.
• Приклеивание вкладыша — неправильно, это нарушает целостность документа.
• Не указание серии и номера вкладыша — основание для признания документа недействительным.

Как учитывать вкладыши в бухгалтерии?

Бланки вкладышей учитываются как материальные ценности. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 10 «Материалы» (подсчет «Бланки трудовых книжек и вкладышей»). При выдаче вкладыша работнику делается проводка:

• Дт 26 (20, 44), Кт 10 — списание стоимости вкладыша на расходы организации.

Стоимость одного вкладыша в 2026 году составляет в среднем от 15 до 35 рублей (в зависимости от поставщика и региона). Все расходы на приобретение включаются в состав прочих расходов.

Выдача вкладыша к трудовой книжке, это не формальность, а важный элемент документооборота, обеспечивающий сохранность трудового стажа работника. Правильное оформление вкладыша, залог легитимности трудовой книжки при оформлении пенсии, трудоустройстве или судебных разбирательствах.

Ключевые выводы:

• Вкладыш выдается только при отсутствии свободного места в трудовой книжке.
• Покупать вкладыш должен работодатель — не работник.
• Запись о выдаче делается только на ьном листе основной трудовой книжки.
• Вкладыш вшивается между последней страницей и обложкой.
• Количество вкладышей не ограничено — выдаются по мере необходимости.
• Вкладыш без трудовой книжки, недействителен.

Соблюдение этих правил поможет избежать претензий со стороны трудовой инспекции, ФСС и Пенсионного фонда. Помните: правильно оформленная трудовая книжка — это гарантия будущего вашего сотрудника.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять изменения в Трудовом кодексе РФ и методических рекомендациях Минтруда России.