Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При заполнении всех страниц одного из её разделов возникает необходимость оформить вкладыш – дополнительный лист, который становится неотъемлемой частью трудовой книжки. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, случаи возникновения необходимости, порядок оформления и хранения вкладыша.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму трудовой книжки нового образца (с г.) и порядок её ведения.
• Постановление Правительства РФ от № 225 (утратило силу с г.) – ранее регулировало вопрос о вшивании вкладыша.
• КонсультантПлюс – разъяснения по пунктам 32 и 38 Порядка ведения трудовых книжек, согласно которым вкладыш оформляется и ведётся работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка.

Важно: с г. требование о вшивании вкладыша в трудовую книжку отсутствует; Вкладыш может быть просто приложен к книжке, но при этом он остаётся её неотъемлемой частью и недействителен без основного документа.

Когда необходим вкладыш?

Вкладыш оформляется в следующих ситуациях:

1. Заполнены все страницы одного из разделов трудовой книжки (например, раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»).
2. Требуется внести новую запись, а свободных строк в соответствующем разделе больше нет.
3. Изменились личные данные работника (фамилия, имя, отчество, уровень образования) и требуется их отразить в трудовой книжке, но место для записи отсутствует.
4. По решению работодателя – для удобства ведения учёта, если планируется большое количество записей в ближайший период.

Пример: у сотрудника заполнены все 12 страниц раздела «Сведения о работе». При поступлении на новую должность необходимо сделать запись о приёме – в этом случае оформляем вкладыш.

Порядок оформления вкладыша

1. Подготовка бланка – используют официальный бланк-вкладыш к трудовой книжке нового образца (утверждён Приказом № 320н). Бланк имеет те же реквизиты, что и трудовая книжка: серия, номер, дата выдачи.
2. Заполнение реквизитов – в верхней части вкладыша указывают:
   • название организации (работодателя);
   • ФИО работника;
   • серию и номер основной трудовой книжки;
   • дата выдачи вкладыша.
3. Внесение записей – записи делаются в соответствующие разделы вкладыша точно так же, как и в основную книжку (дата, наименование организации, должность, характер работы, основание приказа и т.д.).
4. Подпись и печать – каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.
5. Соединение с трудовой книжкой – вкладыш помещается за последней заполненной страницей трудовой книжки. При отсутствии требования о вшивании достаточно аккуратно сложить листы вместе и хранить в одной папке или файле.

Образец записи в вкладыше (2026 год)

Серия ТК № 123456
Вкладыш к трудовой книжке
Выдан 

Раздел «Сведения о работе»:
 ООО «ТехноСервис» Инженер-программист Приём на работу Приказ № 45 от 

Запись оформляется чёрной или синей пастой, без сокращений, кроме общепринятых (например, «г.» для года).

Хранение и учёт вкладыша

• Вкладыш недействителен без основной трудовой книжки; поэтому они должны храниться вместе.
• При передаче трудовой книжки работнику (например, при увольнении) вкладыш передаётся вместе с ней.
• При хранении в личном деле сотрудника вкладыш помещается в тот же раздел, что и трудовая книжка.
• При электронном ведении кадрового учёта (если используется ЭТК) вкладыш оформляется в виде отдельного листа, который прикрепляется к электронной карточке сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

С г. требование о вшивании отсутствует. Достаточно приложить вкладыш к книжке и хранить их вместе.

Можно ли оформить вкладыш в произвольной форме?

Нет. Форма вкладыша строго регламентирована Приказом № 320н. Использование иного бланка считается нарушением.

Что делать, если вкладыш потерялся?

Необходимо выдать дубликат вкладыша, указав, что он является дубликатом, и сделать запись об этом в основном документе трудовой книжки.

Нужно ли ставить печать на каждый лист вкладыша?

Печать ставится только на записи, требующие заверения (например, записи о приёме, переводе, увольнении). Пустые строки не заверяются.

Вкладыш к трудовой книжке – обязательный элемент документооборота при исчерпании места для записей в основном документе. Его оформление регулируется действующим Приказом Минтруда России № 320н от г., а требование о вшивании с сентября 2021 г. отменено. Соблюдение установленного порядка – залог юридической значимости трудовой книжки и защиты прав работника.

Следуя представленным рекомендациям, кадровые службы смогут избежать ошибок при оформлении вкладыша, обеспечить корректное ведение трудовых книжек и минимизировать риски споров с контролирующими органами.