Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В течение карьеры в ней фиксируются все изменения: приём на работу, увольнение, переводы, изменения должности, заработной платы и т.д. Когда в основной книге заканчивается место для новых записей, в неё вшивается вкладыш. Ниже подробно разберём, что это такое, зачем он нужен, как его получить и какие правила при его использовании.
Что такое вкладыш к трудовой книжке?
Вкладыш – это отдельный документ, который вставляется в трудовую книжку, когда в ней не осталось свободного места для записи. Он имеет уникальный семизначный номер и защищён от подделки. Вкладыш содержит те же поля, что и основной блок: дату, причину записи, сведения о работодателе, должности и т.д.
Когда необходимо вшивать вкладыш?
- При отсутствии свободных строк в основной книге.
- При необходимости внесения большого количества записей за короткий период.
- При смене работодателя, когда в предыдущей книге уже закончились места.
Если на ьном листе основной трудовой книжки отсутствует место для записи о втором и последующих вкладышах, то информация о них фиксируется на ьном листе. Это правило закреплено в правилах оформления трудовых книжек.
Как получить вкладыш?
Получение вкладыша должно быть согласовано с государственным учреждением – Центром занятости либо с инспекцией труда. В большинстве случаев:
- Работодатель запрашивает у инспекции выдачу вкладыша.
- Инспекция выдаёт бланк с надписью «Выдан вкладыш» и указывает серию и номер.
- Работник получает бланк и вшивает его в трудовую книжку.
Важно помнить, что при выдаче каждого вкладыша ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил).
Как правильно вшить вкладыш?
- Подготовьте рабочее место: чистую поверхность, линейку, перо и, при необходимости, скрепки.
- Вставьте вкладыш в книгу так, чтобы он оказался на месте последней записи.
- Убедитесь, что вкладыш ровно вписан, без смещения.
- Заполните все поля вкладыша в соответствии с требованиями.
- Проверьте, чтобы в книге не было пропусков или перекрытий.
После вшивания вкладыша в книгу он ведётся администрацией предприятия в том же порядке, что и трудовая книжка.
Что записывается в вкладыш?
Вкладыш используется для тех же целей, что и основной блок: фиксируются:
- Дата начала работы.
- Должность и место работы.
- Причина записи (например, перевод, повышение, увольнение).
- Сведения о работодателе (название, адрес, ИНН).
- Заработная плата, если это необходимо.
Правила оформления вкладыша
- Вкладыш имеет уникальный семизначный номер.
- Каждый бланк защищён от подделки.
- При выдаче ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш».
- Если в ьном листе отсутствует место, запись о втором и последующих вкладышах фиксируется там.
- Получение более 10 бланков трудовой книжки и вкладышей должно быть предварительно согласовано с государственным учреждением.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вшить вкладыш самостоятельно?
- Да, но он должен быть оформлен и выдан инспекцией. Самостоятельное вшивание без штампа может привести к недействительности записи.
- Что делать, если в ьном листе нет места?
- В таком случае запись о втором и последующих вкладышах фиксируется на ьном листе. При необходимости можно запросить дополнительный ьный лист.
- Можно ли использовать вкладыш для записи о переводе на другую работу?
- Да, вкладыш может использоваться для любой записи, если в основной книге нет места.
Вкладыш к трудовой книжке – это не просто дополнительный лист, а важный элемент официальной документации. Он позволяет сохранить историю трудовой деятельности работника в полном объёме, даже когда в основной книге заканчивается место. Следуя правилам оформления и вшивания, вы гарантируете надёжность и юридическую ценность ваших записей.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь в инспекцию труда или Центр занятости – они помогут оформить вкладыш правильно и своевременно.