Вкладыш – это отдельный бланк, который вшивается в трудовую книжку и служит для записи сведений о трудовой деятельности, повышении квалификации, награждениях и прочих событиях. Несмотря на то, что с 1 января 2023 года введён новый образец трудовой книжки, многие организации всё ещё используют вкладыши старого образца. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок оформления, отличия от нового образца и практические рекомендации.
Правовая база
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму трудовой книжки нового образца и вкладыша к ней.
- Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. – регламентирует порядок ведения трудовых книжек (в т.ч. старого образца).
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – определяет, какие сведения обязаны фиксировать в трудовой книжке и её вкладыше.
- Приказ Минтруда России от № 402н – разъясняет, что бланки и вкладыши старого образца, закупленные до 2023 г., могут использоваться до полного израсходования.
Таким образом, вкладыши старого образца остаются действительными, пока их запасы не исчерпаются, и их использование не противоречит действующему законодательству.
Когда используется вкладыш старого образца?
- У работников, у которых уже есть трудовая книжка старого образца. При необходимости добавить новые записи (например, новое место работы) вшивается соответствующий вкладыш.
- У работодателей, имеющих остаток бланков старого образца. По приказу Минтруда такие бланки могут использоваться до полного израсходования.
- При восстановлении утерянных страниц. Если в книжке потеряна часть страниц, заменяется соответствующий вкладыш (при условии, что он соответствует старому образцу).
Важно: если у работника трудовая книжка нового образца, но у работодателя есть только вкладыши старого образца, то выдаётся вкладыш нового образца – старый вкладыш к новой книжке не вшивается.
Структура вкладыша старого образца
| Раздел | Количество страниц | Содержание |
|---|---|---|
| Сведения о работе | 12 разворотов (24 листа) | Даты приема и увольнения, наименование организации, должность, основание увольнения. |
| Сведения о повышении квалификации | 5 разворотов (10 листов) | Дата, название курса, учебное заведение, полученный документ. |
| Сведения о награждениях | 5 разворотов (10 листов) | Дата, название награды, основание, номер приказа. |
Порядок заполнения вкладыша
Общие требования
- Записи вносятся чёрными чернильными ручками (не маркерами, не карандашом).
- Запись делается разборчиво, без исправлений. При ошибке запись аннулируется штампом «Исправлено» и делается новая запись.
- Каждая запись заверяется подписью и печатью работодателя (если есть).
- Для каждой новой записи ставится следующий штамп (№ 1, № 2 и т.д.) и указывается серия и номер вкладыша.
Пример заполнения записи о приёме на работу
ШТамп № 1 Серия: 01 Номер: 3456 Наименование организации: ОАО «Ромашка» Адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д.10 Должность: инженер‑технолог Основание приёма: приказ № 45 от Подпись руководителя: ____________ Печать: [печать]
Пример записи о повышении квалификации
ШТамп № 5 Серия: 01 Номер: 3456 Курс: «Современные методы автоматизации производства» Учебное заведение: Институт повышения квалификации «Технополис» Документ: сертификат № 789 от Подпись руководителя: ____________ Печать: [печать]
Пример записи о награждении
ШТамп № 12 Серия: 01 Номер: 3456 Награда: «Лучший работник года» Основание: приказ № 112 от Подпись руководителя: ____________ Печать: [печать]
Отличия от вкладыша нового образца
| Параметр | Вкладыш старого образца | Вкладыш нового образца (с ) |
|---|---|---|
| Формат | А5, 36 страниц | А5, 30 страниц (сокращённый набор разделов) |
| Нумерация | Серия и номер (например, 01‑3456) | Только номер (без серии) |
| Печать | Госиздат (Гознак) – традиционный дизайн | Современный дизайн, цветные элементы |
| Обязательные реквизиты | Штампы «Приём», «Увольнение», «Повышение квалификации», «Награждение» | Электронные коды, QR‑ссылка на ЕГРЮЛ |
Если у работника старый образец, но требуется запись, которая в новом образце оформляется иначе (например, запись о дистанционной работе), всё равно используется старый шаблон, но запись делается в соответствии с текущими нормативными указаниями.
Учёт и хранение бланков вкладышей
Учет у работодателя
- Вести журнал «Учёт бланков трудовых книжек и вкладышей» (можно в Excel).
- Отражать поступление, выдачу и списание бланков: дата, серия, номер, количество.
- При выдаче вкладыша фиксировать № приказа о выдаче и подпись ответственного лица.
Бухгалтерские проводки (пример)
| Дата | Дебет | Кредит | Содержание операции |
|---|---|---|---|
| 71 «Расчеты с персоналом» | 84 «Внутренние резервы» | Выдача вкладыша старого образца сотруднику Иванову И.И. |
Хранение
- Бланки хранятся в закрытом шкафу в отделе кадров.
- Срок хранения – до полного израсходования или до даты, указанной в приказе о списании (обычно 5 лет).
- При списании бланков оформляется акт списания, подписанный руководителем и бухгалтером.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли использовать вкладыш нового образца в старую трудовую книжку?
Да. При необходимости дополнения трудовой книжки выдаётся вкладыш нового образца независимо от того, какой образец книжки у работника. Однако в большинстве случаев предпочтительно использовать вкладыш того же образца, что и книжка.
Что делать, если вкладыш старого образца повреждён?
Повреждённый вкладыш считается недействительным. Необходимо оформить новый вкладыш (старого образца, если он ещё есть в наличии, либо нового) и занести в него все сведения, начиная с даты выдачи.
Можно ли заменить утерянный вкладыш на новый без указания причины?
Нет. При выдаче нового вкладыша в книжку необходимо оформить приказ о выдаче вкладыша с указанием причины (утрата, порча, необходимость дополнения).
Сколько времени может храниться старый вкладыш в книжке после перехода на новый образец?
Вкладыш остаётся действительным до тех пор, пока в нём нет записей, противоречащих текущему законодательству. При замене книжки на новый образец старый вкладыш может быть оставлен в архиве, но в новой книжке он не вшивается.
Как оформить запись о дистанционной работе в старом вкладыше?
Запись делается в разделе «Сведения о работе» с указанием формы занятости (дистанционная) и основания (например, приказ № 78 от ). При этом в примечании указывается «дистанционный режим».
Пошаговая инструкция для кадровика
- Подготовка: убедиться, что в наличии есть чистый вкладыш старого образца (серия, номер).
- Составление приказа о выдаче вкладыша (указываются ФИО работника, дата выдачи, причина).
- Запись в журнал учета бланков – фиксировать серию, номер, дату выдачи.
- Вшивание вкладыша в трудовую книжку (по центру, без перекосов).
- Заполнение первой записи (обычно это запись о приёме на работу или о предыдущих местах, если они не указаны).
- Подписание и печать – подпись ответственного лица и печать организации.
- Регистрация в бухгалтерском учёте (проводка, как указано в пункте 6.2).
- Контроль: проверять, чтобы все штампы были проставлены последовательно, а серия‑номер совпадал с записью в журнале.
Вкладыши в трудовую книжку старого образца остаются законным и практичным инструментом для фиксации трудовой истории работников. При правильном оформлении, учёте и хранении они полностью соответствуют требованиям Трудового кодекса и приказов Минтруда. Главное – соблюдать порядок заполнения, использовать только чистые бланки и вести строгий учёт выдачи.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к службе кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.
Дата актуализации статьи: . Информация взята из официальных источников и актуальных публикаций в сети.