Вкладыш трудовой книжки – это дополнительный лист (или набор листов), который вшивается в трудовую книжку работника, когда в уже существующих разделах заканчивается место для записи. Он имеет тот же юридический статус, что и основная трудовая книжка, и заполняется в том же порядке.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от г. «О правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (п. 38).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и вкладышей к ним» (пп. 39‑41, п. 38).
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регулирует учёт бланков трудовых книжек и вкладышей в бухгалтерии организации.

Когда необходим вкладыш?

Вкладыш вшивается в трудовую книжку в следующих случаях:

1. Заполнены все страницы одного из разделов трудовой книжки (например, раздел «Сведения о работе»).
2. Требуется внести дополнительные сведения, которые не помещаются в основной бланк (изменение фамилии, образования, должности и т.д.).
3. По истечении срока действия текущего бланка и необходимости продолжить ведение трудовой книжки без её замены.

Как оформляется вкладыш?

Процедура оформления вкладыша регламентирована пунктом 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек и пунктом 41 Порядка 320н:

1. Получение бланка. Ответственное лицо (кадровик, бухгалтер) получает чистый бланк вкладыша из приходно‑расходной книги, делая отметку о выдаче.
2. Вшивание. Вкладыш помещается между последним листом трудовой книжки и правой обложкой и прошивается вместе с основным бланком (обычно двумя стежками по центру).
3. Заполнение. В вкладыше вносятся те же данные, что и в основной трудовой книжке: сведения о работе, наградах, переводах, изменениях личных данных и т.д. Заполнение производится тем же порядком, что и в основной книжке.
4. Отчётность. По окончании каждого месяца ответственное лицо представляет в бухгалтерию отчёт о наличии бланков вкладышей и о суммах, полученных за их оформление, с приложением приходного ордера кассы организации.

Бухгалтерский учёт вкладышей

Согласно пункту 39‑40 Порядка 320н, учёт бланков трудовых книжек и вкладышей ведётся в специальной книге (журнале) учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Эта книга должна быть:

• пронумерована;
• прошита;
• подписана руководителем;
• при наличии – заверена печатью организации.

Операции по приобретению и использованию бланков отражаются следующими проводками (пример):

Дебет 10 Материалы (бланки вкладышей) – Кредит 60 Расчёты с поставщиками
Дебет 70 Расчёты с персоналом по оплате труда – Кредит 10 Материалы (при выдаче вкладыша сотруднику)
Дебет 91/2 Прочие доходы – Кредит 60 Расчёты с поставщиками (при получении платы за бланки от сотрудников)

Виды и характеристики вкладышей

На рынке представлены различные типы вкладышей, отличающиеся:

• Форматом. Наиболее распространённый размер – 88 × 125 мм (формат А6).
• Материалом. Обычно используется газетная бумага или офсетная бумага повышенной плотности.
• Цветом и защитой. Некоторые бланки печатаются защитной краской красного цвета, что затрудняет подделку.
• Количеством листов. Стандартный вкладыш содержит 18‑36 внутренних страниц (в зависимости от производителя).
• Типом скрепления. Сшивка (нитью) или скрепление скобой.

Примеры наименований, встречающихся в каталогах:

• Вкладыш в трудовую книжку Гознак, серия ВТ‑lll.
• Вкладыш шатунный, коренной, упорный (термины, заимствованные из автомобильной терминологии, но используемые в маркетинге для обозначения разных серий).
• Комплекты вкладышей для различных моделей трудовых книжек (например, «Вкладыш в трудовую книжку 38»).

Где приобрести и сколько стоит?

Бланки трудовых книжек и вкладышей можно купить:

• В специализированных магазинах канцелярии и офисной техники (например, «Моё дело», «Канцтовары.ру»).
• На маркетплейсах: Яндекс Маркет, Wildberries, Ozon.
• У authorised дистрибьюторов Гознака (официального производителя бланков).

Средняя стоимость одного бланка вкладыша в 2024‑2025 гг. составляет от 70 до 150 рублей за штуку при оптовой закупке (от 10 шт.). Розничная цена может достигать 200‑250 рублей за единицу.

Кто обязан покупать вкладыши?

Обязанность по обеспечению бланками трудовых книжек и вкладышей лежит на работодателе. Согласно пункту 2 Порядка 320н, обеспечение осуществляется на платной основе на основании договора с уполномоченным лицом (обычно с Гознаком или его дистрибьютором).

Практический пример оформления вкладыша

1. В отделе кадров получают запрос от сотрудника, у которого закончились страницы в разделе «Сведения о работе».
2. Кадровик проверяет наличие чистого бланка вкладыша в приходно‑расходной книге, делает отметку о выдаче.
3. Бланк вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой, прошивается двумя стежками.
4. В вкладыше делаются записи о новой работе, датах приёма и увольнения, должности, а также о изменении фамилии (если таковое произошло).
5. После заполнения вкладыша кадровик передаёт трудовую книжку сотруднику под расписку.
6. В конце месяца бухгалтер получает отчёт о количестве использованных бланков вкладышей и о суммах, полученных за их оформление.

Вкладыш трудовой книжки – это обязательный элемент ведения трудовых книжек, позволяющий продолжать фиксировать трудовую деятельность сотрудника без замены всего документа. Его использование строго регламентировано нормативными актами (Постановление Правительства от , Приказ Минтруда № 320н), требует правильного учёта в бухгалтерии и соблюдения установленного порядка оформления. Знание этих правил помогает кадровой службе избежать штрафов и обеспечить корректное хранение трудовых книжек в организации.