Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. Внутри неё могут быть не только записи о приёме, увольнении и стаже, но и специальные страницы, которые называются вкладышами. В этой статье мы разберём, что такое вкладыш, когда и как его выдавать, какие надписи и штампы обязательны, а также приведём образцы оформления.

Что такое вкладыш?

Вкладыш – это отдельный документ, который вшивается в трудовую книжку при необходимости дополнить её содержимое. Обычно вкладыш используется в следующих случаях:

• переход работника из одного работодателя в другой, когда предыдущий работодатель завершил работу с ним;
• добавление сведений о дополнительном образовании, повышении квалификации, стажировке и т.п.;
• выдача дубликата трудовой книжки с сохранением всех записей.

Важно помнить, что дополнительные листы, которые находятся отдельно от трудовой книжки, считаются недействительными. Вкладыш должен быть официально оформлен и вшит в саму книжку.

Юридические основы оформления вкладыша

Согласно статье 33 Трудового кодекса РФ, при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке необходимо:

1. на первой странице (ьном листе) ставить штамп размером 10 × 25 мм с надписью «Выдан вкладыш»;
2. указать серию и номер вкладыша;
3. дата выдачи должна соответствовать фактическому дню оформления, а не дате первоначального заведения книжки.

Штамп и подпись оформляются печатью работодателя, который завершил трудовые отношения с сотрудником. Если работодатель меняется, новый владелец трудовой книжки обязан оформить новый вкладыш и поставить свой штамп.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Процесс вшивания вкладыша в трудовую книжку выглядит следующим образом:

1. Подготовьте бланк вкладыша в соответствии с образцом (см. образец вкладыша 2025‑2026).
2. На ьном листе вкладыша разместите штамп «Выдан вкладыш» и укажите серию/номер.
3. Вшивайте вкладку в свободный лист трудовой книжки, не нарушая оригинальных записей.
4. После вшивания обязательно подпишите и печатайте сотрудника и работодателя.

Неправильное вшивание может привести к аннулированию вкладыша, поэтому следите за аккуратностью.

Образец оформления вкладыша (2025‑2026)

Ниже приведён пример того, как должен выглядеть ьный лист вкладыша. Вы можете использовать этот шаблон в Word или Google Docs, а затем распечатать и вшить в трудовую книжку.

ьный лист вкладыша

Дата выдачи: ______________________

Номер бланка: ______________________

Штамп: ______________________ (10 × 25 мм)

Выдан вкладыш

Серия: __________ Номер: __________

После заполнения ьного листа, вшивайте вкладку в свободный лист трудовой книжки, оставляя место для дальнейших записей.

Частые ошибки при оформлении вкладыша

• Неправильный штамп: вместо «Выдан вкладыш» ставится «Вкладка» или «Вклад».
• Отсутствие указания серии и номера.
• Вшивание вкладыша в уже заполненный лист, что нарушает порядок записей.
• Использование листов, не предназначенных для вкладышей (например, обычных офисных бумаг).
• Отсутствие печати работодателя, который завершил трудовые отношения.

Вкладка в цифровую эпоху

С 2021 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). В большинстве случаев вешать вкладыш в бумажную книжку уже не требуется, но в некоторых ситуациях (например, при переходе на другой тип работы) может понадобиться:

• выдача бумажного вкладыша, который впоследствии вшивается в ЭТК;
• проверка достоверности данных через электронный портал.

Если вы работаете с ЭТК, убедитесь, что ваш работодатель соблюдает требования закона и правильно оформляет электронные и бумажные документы.

Как проверить правильность оформления вкладыша?

Для проверки можно использовать следующие критерии:

1. Штамп «Выдан вкладыш» присутствует и соответствует размеру 10 × 25 мм.
2. Указана серия и номер вкладыша.
3. Дата выдачи совпадает с фактической датой оформления.
4. Вкладка вшита аккуратно, без повреждений оригинальных записей.
5. Печать работодателя, который завершил трудовые отношения, присутствует.

Если какие‑то из пунктов нарушены, рекомендуется обратиться к работодателю за исправлением.

Вкладыш в трудовой книжке – это важный документ, который позволяет корректно вести учет трудовой деятельности сотрудника. Следуя правилам оформления, вы избежите ошибок и обеспечите юридическую чистоту документа. Не забывайте, что штамп «Выдан вкладыш» и указание серии/номера – обязательные элементы, а дата выдачи должна отражать реальный момент оформления.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадрам или в отдел кадров вашего работодателя.